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請求書の保管期間はいつまでか? 保管方法と期間を法人・個人事業主別にわかりやすく解説

企業経営をする上で増えていく請求書等の書類。

「何をいつまでどうやって保管すればよいのか?」
「それとも廃棄してもよいのか?」

などと悩む経理及び請求担当者が多いことと思います。保存期間は所得税法や法人税法で定められており、税務調査にも関わるので慎重に判断したいところです。

本記事では、請求書の保管期間、方法や注意点を法人の場合、個人事業者の場合に分けて解説します。

請求書の保管期間はいつまでか? 保管方法と期間を法人・個人事業主別にわかりやすく解説

請求書とは

請求書の保管期間等を解説する前に、まず、請求書の定義について今一度解説します。

請求書とは、各種取引(製品の販売及びサービスの提供等)によって生じた代金を、特定の期日までに支払うように取引先に対して請求を行うための文書のことです。取引の証拠となる証憑書類という文書区分に該当します。

普段特に意識することなく請求書を発行することが多いと思いますが、ビジネスにおいては取引代金が確実に支払われないと大きな問題となるため、請求書の持つ役割は大きいと言えるでしょう。

請求書が持つ役割としては、下記の2点が挙げられます。

  • 代金の支払い期日が近づいていることを取引先に認識してもらう。
  • 締め日時点で役務提供を受け、債務を追っていることを取引先に認識してもらう。
  • 今回の取引に関しては、〇〇という製品を販売(またはサービスを提供)した対価として、代金を頂戴するという内容の確認をしてもらう。

請求書を作成する際には、取引先の定めるフォーマットに従って作成する必要があります。取引先が特にフォーマットを定めていない場合は、自社のフォーマットで作成します。

また、請求書の内容に誤りがあったり、取引先に送付することを失念していたりすると、請求内容が受理されず、期日通りに支払いをしてもらえない可能性があるため、作成や送付には細心の注意を払う必要があります。

このように、ビジネスにおいて請求書が持つ役割の比重は大きいことを再認識しておきましょう。

請求書の保管期間

前述した通り、請求書は証憑書類に該当します。証憑書類には法律によって保存期間が定められています。主に関係する法律は下記の通りです。

法人税法

法人税について、納税義務者や課税所得等の範囲、税額の計算方法及び申告、納付及び還付の手続き、これらの納税義務を適正に果たすために必要な事項を定めた法律。

所得税法

所得税について、納税義務者や課税所得等の範囲、税額の計算方法及び申告、納付及び還付の手続き、源泉徴収に関する事項、これらの納税義務を適正に果たすために必要な事項を定めた法律。

消費税法

消費税について、納税義務者や課税所得等の範囲、税額の計算方法及び申告、納付及び還付の手続き、これらの納税義務を適正に果たすために必要な事項を定めた法律。

上記法律から、請求書の保管期間に関しては、基本的に個人事業主が5年間、法人では7年間と定められています。保管期間中に破棄するようなことがあってはいけません。

 

法人の場合

基本的には請求書の保管期間は7年ですが、平成23年12月には税制が改正され、法人において青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年となり、それに伴い平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度に発行された請求書の保管期間も9年間となっています。

さらに、平成27年度及び平成28年度の税制改正によって、欠損金の繰越期間が10年となったことに併せて、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生じる事業年度に発行された請求書の保管期間は10年間となりました。

請求書の保管期間の数え方
法人における請求書の保管期間の数え方としては、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間となります。そのため、例えば6月末決算の企業の場合、8月31日が確定申告期限日にあたることから、令和3年7月1日から令和4年6月30日までに発生した請求書の保管期間は、令和11年8月31日までとなります。

請求書の発行側の場合の保管義務
もし、自社で取引先からの入金の有無を確かめるために、請求書の控えを発行している場合には、保管する必要があります。ただし、あくまで請求書の控えを作成している場合のみ保管義務が生じるため、控えを作成していなければ保管義務は生じません。

 

適格請求書の発行&控えの保存義務

令和5年10月1日から適用されるインボイス制度(適格請求書等保存方式)では、適格請求書発行事業者においてはインボイス(適格請求書)の控えを作成及び保管する義務が生じます。控えの保管を怠ると消費税の仕入税額控除を受けることはできないので注意しましょう。

 

インボイス(適格請求書)を発行する側は控えを、インボイス(適格請求書)を受領する側は原本を、それぞれ7年間保管しなければなりません。

個人事業主の場合

基本的には請求書の保管期間は5年間となっていますが、年間の課税売上が1,000万円を超過する等の一定の条件を満たしている場合には、個人事業主であっても消費税課税事業者にあたるため、請求書の保管期間は7年になるので注意しましょう。


請求書の保管期間の数え方
個人事業主における請求書の保管期間の数え方としては、確定申告の期限日の翌日から5年間となります。令和4年の消費税の確定申告は3月31日が申告期限日となっており、令和3年1月1日から令和3年12月31日までに発生した請求書の保存期間に関しては、令和9年4月1日までです。

消費税の納税義務者の場合
年間の課税売上が1,000万円を超過する等の一定の条件を満たしている場合には、個人事業主であったとしても消費税課税事業者にあたるため、請求書の保管期間は7年間になります。

例えば、令和4年の確定申告は3月31日が申告期限日となっており、令和3年1月1日から令和3年12月31日までに発生した請求書の保存期間に関しては、令和11年4月1日までです。

請求書発行側の『請求書控え』の保存義務
法人と同様、取引先からの入金の有無を確かめるために、請求書の控えを発行している場合には、保管する必要があります。個人事業主においても、あくまで請求書の控えを作成している場合のみ保管義務が生じるため、控えを作成していなければ保管義務は生じません。

請求書の保管方法

受領した請求書や取引先に発行及び送付した請求書に関しての保管方法は、次の3つの方法があります。

  • 紙での保管
  • マイクロフィルムでの保管
  • 電子データでの保管

本項目では、上記3つの保管方法に関して、解説します。

 

紙での保管

紙媒体で受領した請求書及び発行した請求書の控えに関しては、基本的に自社の規定に基づき(月別や取引先別等)ファイリングして保管します。

ただし、後述するように、電子帳簿保存法に定められているスキャナ保存要件を満たしている場合には、電子データ化して保管することが可能です。

 

マイクロフィルムでの保管

マイクロフィルムとは、カメラで被写体を10分の1から30分の1に縮小撮影する写真技法のことを指します。撮影した後は、フィルムを専用の機器を用い、拡大表示することで内容を閲覧することが可能です。さらに紙に印刷することもできます。

一般の写真フィルムとは異なり、画像の粒子が細かいことから、新聞紙等の極めて小さい文字であっても鮮明に記録することが可能なため、一定の要件を満たすことで請求書をマイクロフィルムで保管することが認められています。

ただし、必ず規定通りのマイクロフィルムリーダー及びマイクロフィルムリーダープリンタの設置が義務付けられており、マイクロフィルムとして保管することができる期間としては法定保存期間における最後の2年間のみとなります。

 

電子データでの保管

請求書を紙媒体で受領した場合や請求書の控えを紙媒体のまま保存を行うと、保管スペースが圧迫されて困ってしまうこともあると思います。そのような場合には、スキャナで読み取り電子データとして保管することで、紙媒体の請求書を破棄することが可能です。

ただし、電子帳簿保存法に定められているスキャナ保存要件を満たす必要があります。

<電子帳簿保存法のスキャナ保存要件>

  • 請求書受領日からおよそ2ヶ月以内にスキャナでの読み取りを行う。
  • 請求書改ざんや不正を防止するため、タイムスタンプ機能がついたシステムでの保管を行う。(※訂正削除不可あるいは訂正削除の履歴が残るシステムにおよそ2ヶ月以内に保存を行った場合には、タイムスタンプは不要)
また、元々受領した請求書が電子データである場合や、自社から取引先に発行する請求書が電子データである場合には、電子帳簿保存法の要件を満たした上で、電子データのまま保管する必要があります。

<電子帳簿保存法の要件>

全て満たす必要あるもの

  • システムの概要を記載した書類等の関連書類の備え付け。
  • ディスプレイ及びプリンタ等の見読可能装置の備え付け。
  • 取引年月日及びその他の日付をはじめ、取引金額、取引先といった検索機能の確保。

いずれかを満たす必要があるもの

  • 取引先からタイムスタンプが付けられた請求書及び領収書の受領
  • 受領後遅れることなくタイムスタンプを付けること
  • 電子データの訂正及び削除を行った場合、記録が残るシステムあるいは訂正及び削除が不可能なシステムを採用
  • 訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を整備

さらに、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたため、元々電子データである請求書をわざわざ紙に印刷して保管することは認められなくなっており、注意が必要です。

まとめ

本記事では、請求書の保管期間、方法や注意点を法人の場合、個人事業者の場合に分けて解説致しました。請求書の保管期間は、それぞれの条件によって変動することがあるため、特に注意が必要なことが理解できたかと思います。

法律で定められた保管期間を守ることは、税務調査にも関わってくるため、経理担当者は特に注意を払って厳格な管理を行うことが大切です。

近年は、ペーパーレス化が進み、請求書を電子データ化して保管することも増えています。自社のフローを今一度見直し、スムーズに請求書の発行及び保管を行うことができるよう努めましょう。

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畠山謙人税理士

監修 畠山謙人

2010年に公認会計士試験合格後、約10年間大手監査法人や事業会社で主に上場企業での財務経理業務に従事。現在は畠山謙人公認会計士事務所の代表及び税理士法人赤坂共同事務所のパートナーとして、税務顧問、スタートアップ支援、財務アドバイザリー等を行う。