© 2024 LayerX Inc.
経費精算の課題とは？よくある5つの課題と解決方法
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-10-16
経費精算は経理担当者の業務負担が大きく、時間もかかります。自社の経費精算における課題に頭を抱えている方もいるでしょう。
経費精算では、申請書類の不備による差し戻しや入力・計算ミス、経費の不正使用などをなくしていくという課題があります。経費精算をスムーズに行うためにも、これらの課題と達成方法を知ることは重要です。
本記事では、経費精算でよくある課題と解決方法を解説します。また、経費精算システムである「バクラク経費精算」のメリットや実際の導入事例も紹介しているので、参考にしてみてください。
経費精算の効率化やDXをするならどのツール？
様々な経費精算システムの特徴、違い、それぞれの叶える業務効率化について解説する資料です。項目別の比較表を元に、自社にとってどのツールを選ぶべきであるかの導入検討を進めるのに役立ちます。
経費精算の課題とは？よくある5つの課題と解決方法
経費精算のよくある5つの課題
経理業務において、高頻度で発生する経費精算は課題の多い業務です。しかし、課題を把握し、適切な改善策を講じることでスムーズな経費精算は可能です。まずは、経費精算のよくある課題を5つ確認しましょう。
入力・計算ミス
経費精算を紙媒体で行っていると、多くの書類や領収書を一枚一枚手作業で確認・処理しなければなりません。出張や接待などが多い企業は領収書の枚数も多く、経理担当者の負担も大きくなりがちです。
また、Excelファイルなどへの入力が手作業だと、どれだけ注意を払ってもミスをゼロにすることはできません。ミスが生じると再計算や修正で業務負担が増え、時間もかかってしまいます。
ミスの内容によっては税務署から指摘される可能性もあります。企業の信頼に影響する場合もあり、入力・計算ミスをなくしていくことは経費精算の課題として重要です。
従業員の申請遅れ/忘れ
従業員は日々の業務と並行して申請作業を行います。業務に追われていると申請が遅れたり、忘れたりすることもあるでしょう。
期日直前や期日を過ぎての申請は、経理担当者の負担増加につながります。
申請遅れや申請忘れが生じる理由として、経費精算のフローが煩雑になっている可能性もあります。フローが煩雑で作業が面倒であれば、後回しにする従業員が多くなります。
そもそも経費精算の重要性を理解しておらず、時間があるときにやればよいと考えている従業員もいるかもしれません。
経費精算をスムーズにするには、フローをわかりやすくしたり、手間を少なくしたりする必要があるでしょう。
経費精算が遅くなる原因や解決方法については、以下の記事で詳細に解説しています。
申請書類の不備による差し戻し
申請書類の不備（記入漏れや領収書の添付忘れなど）、重複する申請、社内規定に反する申請などで従業員に差し戻すケースもあります。
これは、経費精算の重要性を従業員が理解していないと生じやすい問題です。また、すべての従業員が経費精算の申請ルールを把握しているとは限りません。申請ルールの周知が足りていない可能性もあります。
差し戻しがあると経理担当者、従業員ともに余計な業務が増え、時間をとられてしまいます。
経理担当者の作業負担の大きさ
経費精算では、申請書の確認やExcelファイルへの入力、計算作業、ミスがあれば修正作業などを行いますが、この一連の流れは多くの場合、目視確認・手作業で実施されます。
そのため経理担当者の業務負担は非常に大きく、時間もかかります。
膨大な業務量にもかかわらず、経理担当者が不足している企業が多いのが現状です。少ない人数で多くの業務をこなせば、生産性の低下にもつながりかねません。加えて、集中力が低下しミスが生じる可能性もあるでしょう。
経費の不正使用の可能性
経費精算では、経費の不正の可能性も考えなければなりません。
具体的には次のようなケースが該当します。
- 架空の領収書を作成して申請する領収書の不正
- 定期代を申請しているにもかかわらず、実は自転車で通勤している通勤手当の不正
- 会社の備品と一緒に私物を購入してしまう、消耗品の購入における不正
- プライベートの飲食にかかった費用を接待交際費として経費精算する接待交際費の不正 など
不正が起きる原因としてまず考えられるのが、従業員の故意です。社内のチェック体制が整っていない、承認体制がしっかりしていないなど、チェック体制やシステムなどに隙があり、不正に気付きにくい環境になってしまっている場合もあります。
また、人為的ミスによって不正が起こってしまうケースもあるでしょう。たとえば、従業員が申請する金額を間違えてしまった、割引料金が適用されるのに定価で申請してしまったなどのケースです。これらの人為的ミスによる不正は、経費精算の業務フローに問題がある可能性もあります。
不正に経理担当者が気付くケースもありますが、すべての不正を防ぐことは難しいでしょう。
経費精算で不正があると経営状況の悪化につながったり、脱税とみなされて罰則を科せられたりする可能性があります。
不正の原因・対策の詳細については以下記事で解説しています。
経費精算における課題の解決方法3選
ここまで経費精算における課題を5つ解説しました。あわせて課題の解決方法も確認しましょう。
経費精算規定（ルール）を作成・周知する
経費精算規定（ルール）を設ければ、従業員はそれを確認してから経費精算を行えます。その結果、内容に誤りのある申請や書類の不備などが少なくなります。差し戻しの件数が減るため、経理担当者の無駄な作業も減らすことが可能です。
どの費用が経費計上可能かの判断もできるようになるため、不適切な経費申請や承認を防ぎ、無駄な経費の削減にもつながります。経理担当者の裁量によって承認判断が変わるということもなく従業員も不公平さを感じずにすむでしょう。
また、経費精算規定（ルール）の周知は、経費の水増しや架空請求などの不正対策にもなります。たとえ従業員に悪気がなかったとしても、不適切な経費を支給した場合、企業は管理責任を問われるため注意が必要です。場合によっては追加課税や重加算税の対象にもなります。
不正受給やそれに伴う法的リスクを回避するためには、明確な経費精算規定（ルール）の設定により、従業員の不正を防ぐ必要があります。
経費精算規定（ルール）については以下記事で詳細をまとめています。記載すべき項目なども解説しているので参考にしてみてください。
経費精算規定（ルール）が必要な理由とは？作成のポイントや注意点を解説
経費精算をアウトソーシング（外部委託）する
経費精算の業務負担が大きいにもかかわらず、人員不足などで課題の対処が難しい場合はアウトソーシング（外部委託）するのも選択肢の一つです。
アウトソーシングすることで経費精算の業務負担が減り、時間も生まれます。その分ほかの業務に時間を使えるようになるでしょう。
費用負担が発生するのはデメリットですが、経費精算のための人員補充は不要です。採用コストや人件費も減らせるため、アウトソーシングのほうが総合的なコストを削減できる可能性があります。
また、業務フロー改善や、業務効率化のためのアドバイスをしてくれるサービスもあります。アドバイスを取り入れることで経理全体の業務負担軽減も期待できるでしょう。
経験豊富な経理のプロが経費精算を行ってくれるのも大きな強みです。社内で気付けない申請ミスや経費の不正があっても、気付いてもらえる可能性があります。
経費精算システムを活用する
経費精算システムとは、経費精算に必要な申請から承認、会計システムへのデータ入力までの一連の業務を効率化するシステムです。
多くのシステムがモバイル端末にも対応しており、経費精算の一連の処理が時間・場所を問わず可能です。
出社してまとまった時間を確保せずとも、移動中などの隙間時間に申請の確認や承認作業ができるので、経理担当者の業務負担を軽減できるでしょう。申請者も手作業が減るため申請ミスも少なくなります。
そのほか、不正防止にも経費精算システムは有効です。例えば、ICカードと連携できる経費精算システムなら、正確な履歴を取り込めるため交通費の水増しを防ぐことができます。
さらに経費精算システムで蓄積された経費利用データを分析することで問題点を見つけ、経費の適正使用につなげることもできるでしょう。
経費精算システムのメリット・デメリットについては、以下の記事に詳細を解説しています。
経費精算の課題を解決！「バクラク経費精算」導入のメリット
経費精算システムは経費精算の課題を解決するのに有用です。ここでは、経費精算システムである「バクラク経費精算」導入のメリットを紹介します。
高性能AI-OCRで業務効率を改善できる
「バクラク経費精算」に搭載されている高性能AI-OCRは、複数の領収書を一括読み取りできるシステムです。
速く正確にデータ化するのと同時に、領収書のどこを読み取ったのかをスキャン画像上に色分けしてわかりやすく表示します。手作業での手間が減り、申請内容と領収書を見比べる時間も短縮できるでしょう。
スマートフォンアプリから領収書のアップロードや承認作業ができるのも大きな魅力です。パソコンからしか申請や承認作業ができなければ、後回しになったり忘れてしまったりして業務に支障が出ることもあります。
しかし、「バクラク経費精算」では時間や場所を問わず申請や承認ができるので、在宅や移動中でも業務が可能です。Slackからの承認通知で漏れも防ぎ、スムーズに経費精算ができます。
追加の費用負担なく電子帳簿保存法に対応できる
電子帳簿保存法への対応機能はオプションで付帯できる会社もありますが、「バクラク経費精算」では追加の費用負担なく対応可能です。
「バクラク経費精算」は領収書のスキャン画像に対し、認定タイムスタンプが付与されます。そのため、領収書の原本を長期間保管する必要がありません。
スマートフォンアプリから領収書のアップロードもできるので、領収書の提出・保管のために出社する必要もありません。保管のための物理的なスペースも削減できるでしょう。
なお、スキャンした領収書が電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合、アップロード時にアラートで知らせてくれます。これにより、ミスに気付きやすくなる点もメリットです。
差し戻しを削減できるミス防止機能がある
「バクラク経費精算」にはミス防止機能があり、差し戻しを減らすことで経理担当者の業務負担を軽減できます。
具体的には、領収書の使いまわしや重複申請がある場合、金額が事前購買申請より超過している場合などにアラートが鳴る仕組みです。本来承認してはいけない経費精算が承認されるのを防ぐことができるでしょう。
また、飲食費用の単価上限金額など細かい社内規定の設定も可能です。あらかじめ設定することで、規定から外れた申請をしてしまうこともなくなります。
【事例】業務効率化に成功！株式会社中日ドラゴンズ様
実際に「バクラク経費精算」を導入して業務効率化に成功した株式会社中日ドラゴンズの事例を紹介します。
株式会社中日ドラゴンズでは、紙の請求書とExcelを使用して経費精算や請求書支払を行っていました。請求書は月500～600枚に上り、手作業での業務で経費担当者の手間と負担が大きいものでした。
また、請求書は1枚ずつ担当を探して内容に間違いがないかを確認していたため、スカウトなどで出張の多い担当に確認をとる時間の確保も課題でした。
そこで、バクラク経費精算のサービスを導入しました。出張の合間にスマートフォンアプリからの申請・承認作業ができるようになり、業務の効率化に成功しています。無料で必要時に都度発行できる追加カードを活用して、出張での立替の負担も軽減できました。カード明細をシステムの管理画面上ですぐ確認できる点も評価いただいています。
バクラク経費精算のサービスは、株式会社中日ドラゴンズの経費精算における問題を解決し、速くて正確な経費精算を実現しています。
速くて正確な経費精算なら「バクラク経費精算」におまかせ
経費精算には手作業における入力ミスや申請書類の不備による差し戻し、不正などの課題があります。これらの課題は経費精算規定（ルール）を作成したり、経費精算業務をアウトソーシングしたりすることで解決につながる可能性があります。
また、経費精算システムの導入も選択肢の一つです。
「バクラク経費精算」では、高性能AI-OCRで領収書の一括アップロードを可能にし、速く正確にデータ化します。
領収書の使いまわしや重複申請、スキャンした領収書が電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合のアラート機能も充実しており、本来承認してはいけない経費精算を防ぐことができます。
経費精算の課題にお悩みの方はぜひ、「バクラク経費精算」をご検討ください。