経費精算で担当者が大変だと感じるポイントと対策・効率化方法

経費精算が大変だと感じる理由は、主に4つあります。本章では、それぞれ詳しく解説します。

手作業も多く業務負担が大きい

経費精算には、申請書を確認しExcelファイルへ入力する、計算作業をおこなうなどの手作業が発生します。一連の流れを目視し、万が一ミスがあれば修正作業も必要です。そのため経理担当者の業務負担が大きく、作業時間も膨大です。

また経費精算は、経理に関する専門知識が必要です。専門書を読む、資格を取るなどの勉強が求められます。

入力ミスや計算ミスが許されない

経理担当者は、入力ミスや計算ミスが許されません。ミスの内容によっては、税務署から指導が入ったり、企業の信頼を失墜させたりする場合があるためです。一か所でもミスが見つかれば、入力のし直しや再計算、修正といった作業が必要です。

また、社員が経費を不正使用するリスクもあります。社内のチェック体制が整っていなければ、見逃してしまう恐れがあるため、チェックは厳重に実施する必要があります。

どのような領収書・経費精算の不正があるのか詳しく知りたい方は、以下の不正事例に関する記事をご参照ください。

関連記事：領収書・経費精算の不正事例まとめ｜原因や対策を解説

社員が経費精算してくれない

従業員は、日々の業務の合間に経費を申請します。そのため「忙しくて経費精算どころではない」「経費精算自体を忘れていた」といったケースも珍しくありません。

期日直前や期日を過ぎての申請は、経理担当者の負担増加につながります。経費精算が遅れると、決算の修正が必要になったり、経費がタイムリーに把握できずに適切な経営判断が遅れたりする恐れがあります。

経費精算が遅い理由を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

関連記事：経費精算が遅い理由は？問題の要因と解決方法

法制度の改正に対応するため業務量が増加する

法制度が改正されると、業務量も増加します。最近では、インボイス制度への対応で業務量増加を実感している方も多いでしょう。

株式会社LayerXは、法人支出管理サービス「バクラク」において、企業にお勤めの経理担当者414名、経理以外の従業員409名を対象に「インボイス制度対応と業務時間」に関する調査を実施しました。

調査の結果、経理担当者の51.2%、経理以外の従業員の28.0%が「経費精算」の業務時間が増加したと回答しています。

インボイス制度対応で最も大変だったことTOP3は、1位「請求書の発行処理」2位「仕訳・記帳（税区分・特例事項の記載）」3位「従業員への法制度概要と対応業務の依頼・周知・浸透」です。

上記の調査からも分かるとおり、法制度の改正に対応するには業務量が増加する傾向があり、経費精算の担当者は大変だと感じやすいポイントです。

参考：インボイス制度対応と業務時間に関する調査を実施