領収書の偽造や改ざんは違法？経費精算の不正事例や原因、防ぐ方法も解説

領収書や経費精算の不正を防ぐにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、不正を防止する方法を解説します。

交通費の経費精算時はICカードの履歴を確認する

交通費を支払う際には、ICカードで支払ってもらうようにしましょう。

ICカードの場合、後から履歴の確認ができます。そのため、実際にかかった交通費を正確に把握することが可能です。

また、経費精算システムと連携して履歴を取り込むようにすることで、手作業で交通費を入力せずに済むため、人的ミスの削減にもつながります。

レシートの提出・出金伝票の作成を義務化する

従業員に対して、全ての経費に関するレシートや領収書の提出を義務付けることで、実際に費用が発生したことを確認できます。

特に、品目名が記載されたレシートは改ざんが難しく信頼性が高いため、安心です。

また、レシートが入手できない場合や紛失した場合に備えて、出金伝票や支払明細書の作成を義務化しましょう。日付や金額などの詳細情報を記入することで、支出の透明性を確保できます。

出金伝票の書き方や使われる場面、注意点について詳しく知りたい方は、以下の記事もご確認ください。

関連記事：交通費に関する出金伝票の書き方とは？使われる場面や注意点なども解説！

クレジットカードを活用する

支払方法を、会社のクレジットカードに統一する方法もあります。

クレジットカードで支払いをすれば、いつ・どこで・何に使ったのかを履歴から確認できるようになるため、怪しい点があってもチェックできます。ただし、従業員にクレジットカードを渡す必要があり、カードを使用する際のルール作りなども行わなければいけません。

接待は事前申請制にする

接待がある場合には、事前に申請してもらうようにしましょう。

接待の予定がある従業員は、事前に接待の内容を申請するルールにしておくと、不正が起こりにくくなります。この際、接待の相手先や目的、飲食店名などの情報を含めて申請してもらうことで、ある程度の料金を把握しやすくなります。

経費精算システムを導入して不正しにくい環境をつくる

不正利用を防ぐためには、経費精算システムの導入が効果的な手段です。

たとえば、ICカードと連携できる経費精算システムなら、正確な履歴を取り込めるため交通費の水増しを防ぐことができます。さらに経費精算システムは、最短移動手段を算出する機能を備えているため、故意に高い交通費を申請することもできません。

また、クレジットカードと連携することで、 領収書の金額改ざん等の不正申請を防ぐことができます。経費精算システムと連携したクレジットカードは、利用金額が自動的にシステム内へ反映されるため、請求金額をごまかすことができません。

さらに、過去に申請された金額と比較して著しく上がっているなど、不自然な点があるかどうかを確認できるため、不正に気づきやすくなります。