経費精算システムとクレジットカードを連携させるには？メリットや選び方も紹介

経費精算システムとクレジットカードを連携させるには、既存カードの登録や新規発行、システムとの紐づけ方法を押さえることが重要です。 本記事では、法人カード利用によるメリットや、システム選び、法人カードの選び方まで解説します。

1.経費精算システムとクレジットカードを連携させるには？

経費精算システムとクレジットカードを連携させるには、既存のカードをシステムに登録して利用する方法と、新しく法人カードを発行して紐づける方法があります。それぞれの方法について見ていきましょう。

1-1.既存のカードを利用する場合

すでに発行済みのクレジットカードを使う場合は、経費精算システムを導入し、既存カードを登録します。従業員がカードで支払いを行った際に利用明細をシステムに取り込むことで、経費精算の申請が可能です。

既存のカードを使う場合、従業員は領収書と明細を紐づけて申請でき、承認者はシステム上で内容を確認して承認するだけで完了します。紙ベースの申請と比べて手間が大幅に削減され、経理担当者の処理もスムーズになるでしょう。

1-2.新しくカードを発行する場合

新しく法人カードを発行する場合は、経費精算システムの導入とあわせて、発行するカードの種類を決める必要があります。サービスごとに連携できる法人カードは限定されているため、自社のニーズに合ったカードとシステムを組み合わせましょう。

導入の流れは、以下のとおりです。

• 企業がカードを申請して与信審査を経て発行を受ける
• 経理担当者が従業員のIDとカードを紐づけて対象社員にカードを配布する
• 従業員は利用明細をシステムに取り込み申請する
• 承認者が内容を確認・承認する

プリペイド型カードであれば与信審査が不要で、設立間もない企業でも導入しやすい点がメリットです。

流れを整えればクレジットカード利用と経費精算が一元化されるため、透明性と業務効率が大幅に向上します。

法人カードを導入するメリットについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

関連記事：法人カードを導入する目的とは？カードの選定から運用までの流れを解説

2.法人カードで経費精算を行うメリット

法人カードを経費精算システムと連携させることで、多くのメリットがあります。本章で詳しく見ていきましょう。

2-1.入力の手間を削減できる

法人カードを利用することで、経費精算の際に利用明細データをシステムに取り込めます。利用日時や金額などを手入力する必要がなく、申請の効率が上がる点はメリットといえるでしょう。

従業員は入力の手間を省けるだけでなく、入力不備や記入漏れも減らせるため、差し戻しのストレスも軽減されます。経理担当者は取り込まれた明細を確認するだけで良いため、申請者と承認者の双方にメリットのある方法といえます。

2-2.社員の仮払い・立替払いが不要になる

法人カードを導入すると、従業員が自分のカードで立替えたり仮払いを申請したりする必要がなくなる点もメリットです。高額な出費でも法人カードを利用できるため、個人カードの利用限度額を気にする必要がありません。

海外出張時には、現地通貨での支払いや帰国後の為替レート換算といった煩雑な処理も不要です。利用明細が自動で企業に請求されるため、申請者の負担も経理側の処理も効率化される点が、大きなメリットといえるでしょう。

2-3.不正・改ざんの防止になる

法人カードとシステムを連携させることで、利用データが自動で取り込まれるため、不正利用や改ざんのリスクを防げる点もメリットです。たとえば、架空の領収書を添付して経費を水増しするような行為は、カード明細との突合で容易に発見できます。

また、経費精算システムには利用額制限や規定違反を検出する機能を備え、不適切な支出があった場合にアラートを出す仕組みもあります。組織全体の支出管理が強化されることで、健全な経営体制を支える効果も期待できるでしょう。

2-4.スムーズに購買ができる

法人カードで経費精算をすると、クレジットカード決済しか対応していない業務クラウドサービスやECサイトなどで、スムーズな購買ができる点もメリットです。

法人カードがない場合、振込方法を問い合わせたり、従業員が個人カードを使わざるを得なくなったりと、余計な手間が発生します。法人カードを導入していることで、必要なサービスや物品をクレジット決済で即座に購入可能です。

余計な手続きをせずに業務を進められるため、スピーディーかつ効率的な購買活動を実現できるでしょう。

2-5.小口現金管理の負担がなくなる

小口現金管理の負担がなくなるのもメリットといえます。従来は従業員の経費立替が難しい場合、少額の現金を社内に保管する「小口現金管理」が必要でした。しかし運用には出費ごとの書類作成や記録といった手間がかかります。

法人カードを社員に配布しておくことで、交通費や駐車場代などもカードで精算できるため、小口現金を管理する必要はありません。加えて、明細には「誰が・いつ・何に・いくら使ったか」が正確に残るため、安心して利用できます。

法人カードで経費精算するメリットやデメリットについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひお読みください。

関連記事：法人カードで経費精算するメリット・デメリットとは？流れや注意点も解説

3.経費精算システムを選ぶときのポイント

経費精算システムを選ぶ際には、他システムとの連携や業務効率化の機能、セキュリティ体制などを確認することが重要です。本章では、経費精算システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

3-1.他システムとの連携機能があるか

経費精算システムを選ぶときのポイントとしてまず挙げられるのは、他システムとの連携機能の有無です。経費精算システムは単体で使うのではなく、会計ソフトや給与システムなど他のバックオフィス業務と連携できるかが重要です。

特に、会計システムとの連携があれば、クレジットカード明細を取り込むだけで仕訳データに反映でき、経理担当者の入力作業を削減できます。

さらにAPI連携やCSV取り込みなど連携方式にも違いがあるため、既存システムと加工なしで接続できるものを選ぶのがおすすめです。

すでに導入しているシステムと同一シリーズの経費精算システムであれば、インターフェースも統一でき、バックオフィス全体の効率化が期待できます。

経費精算システムと会計システムの違いについて、以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

関連記事：経費精算システムと会計システムの違いとは？連携方法・メリットも解説

3-2.業務効率化の機能が充実しているか

業務効率化の機能が充実しているかどうかも、経費精算システムを選ぶ際のポイントです。経費精算システムの導入目的は、業務の効率化であるため、分析機能やレポート機能が備わっているか確認しておきましょう。

特に、部門別やプロジェクト別の経費を可視化することで、無駄なコストを発見しやすく、経営判断に役立ちます。

また、スマートフォンで申請・承認ができる機能や、OCRによる領収書読み取り、交通系ICカードとの自動連携、不備を検知するアラート機能などもあると便利です。申請から承認までの流れがスムーズになると、内部統制の強化にもつながります。

3-3.セキュリティ対策が万全か

セキュリティ対策も、経費精算システムを選ぶ際の重要なポイントです。経費精算システムには、経営情報や従業員のカード情報など重要なデータが含まれるため、十分なセキュリティ対策が欠かせません。

データ暗号化やアクセス制御など基本的な対策はもちろん、不正利用があった際にアラートを出す仕組みが備わっているかも重要です。

特に、クレジットカードを連携させる場合、不正アクセスによる情報漏えいや不正利用のリスクを最小限に抑える必要があります。高いセキュリティ基準を満たしたシステムを選ぶことで、企業の財務データを保護でき、社内外における信頼構築にもつながります。

3-3.カスタマイズの自由度が高いか

最後のポイントは、カスタマイズの自由度です。企業によって経費精算のプロセスやルールは異なるため、システムが柔軟に対応できるかについても確認しておきましょう。

たとえば、承認ルートを部署ごとに設定できるか、組織変更があった際にすぐ反映できるかといった確認が重要です。

また、将来的に事業規模が拡大した場合にも、柔軟に対応できるシステムであれば安心です。自社のルールに沿った運用ができ、長期的に使えるシステムを選ぶことは、経費精算の効率化だけでなく組織全体の業務改善にもつながります。

経費精算システム導入時のメリットや選び方については、以下の記事で詳しく解説していますので、併せてご確認ください。

関連記事：経費精算システムとは？導入時のメリットやシステムの選び方を解説

4.おすすめの法人カードの選び方

法人カードを選ぶ際は、経費精算システムとの連携や明細反映の速さ、使い方の柔軟性、安全性などを確認することが大切です。それぞれ順番に見ていきましょう。

4-1.経費精算システムとの連携機能

法人カードを選ぶ際にまず確認すべきなのは、利用中または導入予定の経費精算システムへの連携が可能かどうかです。連携できるカードであれば、利用明細を自動でシステムに取り込むことができ、申請時の入力作業を省略できます。

入力ミスが減り、経理担当者と従業員双方の負担を軽減できるでしょう。

ただし、システムごとに対応できるカードや連携方法は異なります。API連携かCSV取り込みか、あるいはリアルタイム連携かを事前に確認しましょう。

導入前に、自社の経費精算フローと照らし合わせて適切に運用できるかをチェックすることで、業務効率化につながります。

4-2.利用明細が反映される速さ

法人カードを選ぶ際は、利用明細が経費精算システムに反映されるスピードも大きなポイントです。利用から反映まで数日かかるカードでは、リアルタイムでの経費管理が難しくなり、月次決算や予算管理の遅れにつながる可能性も否定できません。

一方、反映が迅速なカードであれば、経費の可視化が早まり、経理担当者は最新のデータを基に業務を進められます。申請から承認までのフローもスピーディーになり、経営判断に必要な情報も正確に把握できます。

業務効率を重視する企業は、明細反映の速さを確認しておきましょう。

4-3.使い方の柔軟性

法人カードは企業の体制やルールに合わせて、柔軟に運用できるかが重要です。たとえば、従業員ごとに利用限度額を設定したり、部署別にカードを発行したりできる機能があると、内部統制を保ちながら効率的に管理できるでしょう。

また、発行可能枚数や利用制限の範囲も確認しておくと安心です。特に、成長フェーズにある企業では、将来的に従業員数や部門数が増えても対応できる柔軟性が求められます。

企業ポリシーに沿った使い方が可能なカードを選ぶことで、長期的に安定したコスト管理と効率化を実現できます。

4-4.利用時の安全性

法人カードを選ぶ際は、セキュリティ機能や不正利用時の補償内容も必ず確認しましょう。万が一利用時の通知機能や二段階認証があっても、リアルタイムで不審な取引を把握できます。また、不正利用が発生した場合の補償制度が整っているかも重要です。

さらに、従業員の利用に対しても上限額や利用先の制限を設定できれば、不適切な支出を防ぐことが可能です。経費精算システムと連携させることで、利用データの可視化が進み、外部からのリスクと内部不正の両方に対応できる環境を整えられます。

5.バクラクであれば法人カードも経費精算も連携可能！

法人カードで経費精算を行うことで、入力の手間を省いたり、スムーズに購入できたりするメリットがあります。経費精算の効率化を実現するには、法人カードと経費精算システムを一体的に運用することが効果的です。

バクラクを導入することで、カード利用から精算・仕訳作成までをワンストップで自動化可能です。バクラクビジネスカードの利用明細は自動的にバクラク経費精算へ取り込まれ、領収書との照合作業も自動で完了します。

さらに、事前稟議との連携により支出が承認済みかどうかも一目で確認でき、不正利用の防止やガバナンス強化につながります。加えて、明細データから会計ソフト用の仕訳を自動生成し、freee会計やマネーフォワードクラウドとも連携可能です。

立替経費とカード決済を同じフォームで精算でき、AIが自動で仕訳を行うため、経理担当者の負担は大幅に削減されます。入力や突合の手間から解放され、経費精算の透明性も高まる点は大きなメリットです。

経費精算と法人カードを同時に効率化したい方は、以下のページから詳細をご確認ください。