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定期区間は交通費として経費申請できる？ポイントをわかりやすく解説

取引先への訪問や営業の外回りなどで定期区間を含む移動が発生した際、交通費を全額申請すると二重請求に該当するケースがあります。

本記事では、定期区間を含む移動で交通費申請が可能な条件や、不正申請に該当する例などを詳しく解説します。不正申請の防止策も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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定期区間は交通費として経費申請してよい？

会社から通勤手当の支給を受けていない場合は、定期区間も含めた交通費申請が可能です。一方で、通勤手当を支給されている場合は、申請時に定期区間を除外する必要があります。

通勤手当をもらいつつ定期区間を含めて申請すると、経費の二重請求とみなされるため注意してください。

交通費の経費精算手順や旅費交通費との違いについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

自腹購入のプライベート用定期を取引先への訪問や営業外回りで使用した場合は、経費として申請できます。

ただし申請できるのは、定期代全額ではなく移動区間の料金のみです。業務に必要な移動であることを明確にし、最短かつ最安ルートの交通費を申請しましょう。

定期区間に関する経費で、不正申請とみなされる例は以下のとおりです。

また不正申請が発覚した際、会社側は以下の対応をとる必要があります。

まずは、不正申請が発生した原因を突き止めなければなりません。たとえば転居後の住所・通勤区間の変更申請を失念していたなど、過失が認められる場合は厳重注意で済ませることもあります。

不正受給した金銭は、故意・過失に関係なく返還請求が可能です。不正の悪質性が高い場合は利息付きの返還請求も可能で、就業規則の内容によっては重い罰則を科せるケースもあります。

ただし減給や停職、懲戒解雇などを命じる場合は、従業員とトラブルにならないよう事実確認を徹底した上で対応することが重要です。

交通費の不正申請を防止するためには、以下の対策を講じるとよいでしょう。

交通費の申請ルールを明確化して従業員に周知すれば、過失による不正申請を防止できます。不正申請が発覚した際の会社側の対応も、就業規則に明記しておくと効果的です。

また交通費申請の際に、定期券または領収書コピーの提出を義務付けるのも一つの方法です。利用回数が多い場合は「月に一度利用履歴を提出」とするなど、従業員の負担にならない範囲でルール化を図りましょう。

通勤手当の支給を受けていない場合は定期区間の交通費申請が可能ですが、支給がある場合は二重請求に該当するため申請できません。自腹購入の定期を使用した移動は、業務上必要と判断された場合のみ経費として認められます。

交通費の不正申請を防止するためにはルールを就業規則に明記し、従業員に周知することが重要です。定期券、または領収書のコピー提出を義務付けることも効果的といえます。

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