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請求書を印刷するときの用紙サイズは？印刷方法やプリンターの特徴も解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-27
- この記事の3つのポイント
- 請求書の宛名や取引内容などの必要項目に抜け漏れがないか、印刷前に確認する
- 請求書を印刷する紙は、A4のコピー用紙や再生紙で問題ない
- 社内のプリンターで請求書を印刷する方法と、業者に外注する方法がある
請求書を効率的に印刷するには、事前に使用する紙や印刷方法を決めておく必要があります。また、請求書には記載しなくてはならない項目が複数あるため、印刷前に確認しておくとよいでしょう。
本記事では、請求書を印刷するときの用紙サイズやプリンターの特徴を解説します。請求書の印刷が初めての方や、印刷を効率化したい方は参考にしてください。
請求書を印刷するときの用紙サイズは？印刷方法やプリンターの特徴も解説
請求書に必要な項目は事前に確認
印刷する前に、請求書に必要な項目が記載されているかどうかを確認しましょう。
| 必要な項目 | 概要 |
| 作成者の氏名や名称 | 【作成者が法人の場合】 会社名、住所、電話番号、担当者名を記載 【作成者が個人事業主やフリーランスの場合】 氏名または屋号、住所、電話番号を記載 |
| 宛名 | 相手の会社名、名前、屋号のいずれかを記載 |
| 取引年月日・請求日 | 基本的には請求書の発行日。ただし、相手の指定する締め日を記載するのが一般的 |
| 取引内容 | 商品名、単価と合計金額、数量など |
| 請求書番号 | 管理用の通し番号（請求書番号）を作成者名の近くに記載 |
| 小計・消費税・合計金額 | 以下を記載 小計：税抜金額 消費税：税額 |
| 振込先の情報 | 金融機関名と支店名、口座種別、口座番号、口座名義を記載 |
| 支払期日 | 契約内容に沿って記載 |
| 備考 | 振込手数料などの補足情報があれば記載 |
請求書に必要な項目について詳しく知りたい方は、関連記事をご参照ください。
請求書を印刷する用紙とサイズは？
請求書の印刷用紙はコピー用紙や再生紙で構いません。どの程度の紙質が適しているか迷う場合は、他社から届く請求書と同程度の用紙を選ぶとよいでしょう。
一般的にサイズはA4です。さまざまな用紙サイズがありますが、独自の規定や取引先からの指定がないならA4サイズにしておくのが無難です。
請求書を印刷する2つの方法
請求書を印刷するには、主に社内のプリンターを使って印刷する方法と、業者に外注する方法があります。
社内のプリンターを使って印刷する場合、コストとして機器の購入費用やリース費用、電気代や用紙代が挙げられます。プリンター機器さえあれば、比較的リーズナブルに印刷できる点が魅力です。
プリンターの種類によっては、印刷機能だけでなくコピーやスキャン、ファクスなどの機能が搭載されているもの（複合機）もあります。Wi-Fi接続に対応しているプリンターなら、設置場所を問わず、スマホやパソコンから自由に請求書を印刷できます。
請求書の枚数が多いなら、請求代行会社などの業者へ外注するほうが効率的です。印刷をアウトソーシングしたときのコストの目安は、以下のとおりです。
5冊：1万円程度（税込）
100冊：4～5万円程度（税込）
※1冊＝50枚
なお掲載している情報は、当社が独自調査したものとなります。相場や目安は変更になる可能性があるので利用する場合はご注意ください。
社印や通し番号も印刷する場合は別途費用がかかることもあるので、料金体系をよく確認しましょう。また請求書の印刷だけでなく、封入や取引先の与信管理といったオプションを用意している業者もあります。
請求書を印刷するプリンターの種類
プリンターは、インクジェットプリンターとレーザープリンターの2種類に分けられます。以下の表を参考に、特徴や性能の違いを踏まえた上で選びましょう。
| インクジェットプリンター | レーザープリンター | |
| 仕組み | 用紙にインクを直接吹き付け、着色する仕組み | 機器の中のドラムと呼ばれる感光体にインクを吹き付け、その上に用紙を押し付け着色する仕組み |
| 印刷速度 | 遅い | 速い |
| 解像度 | 高い | 低い |
| 適している印刷物 | 画像 | 文書 |
| コスト | 低い | 高い |
請求書の印刷枚数が少ない場合や、画像をはっきりと印刷したい場合などは、インクジェットプリンターがよいでしょう。
多くの請求書を印刷したいならレーザープリンターがおすすめです。コストはかかりますが、短い時間で印刷が可能です。
印刷した請求書には印鑑が必要？
結論から言うと、法律的には請求書への押印は不要です。ただし、マナーとして押印するのが慣習になっています。
押印の主な目的は請求書の改ざん防止です。とはいえ、代表者印や実印を使う必要はありません。会社の認印として使用される角印や、個人の場合は普通の認印で十分でしょう。
「印刷後に手押しするのが手間だ」と感じるのであれば、電子印鑑が便利です。電子印鑑とはデータ化された印鑑のことで、ExcelやPDFなどの電子文書に押印でき、手押しの印鑑と同じような効果があります。
「バクラク請求書発行」なら請求書の印刷が不要になる
請求書を印刷する前には、宛名や取引内容など必要な項目が記載されているかどうか、今一度確認しましょう。印刷は、社内のプリンターを使用しても、業者に外注しても構いません。サイズはA4が一般的です。
請求書への押印は必ずしも必要ではありませんが、請求書の改ざん防止のためにも押印するのがマナーとなっています。押印が大変な場合は、電子印鑑の使用を検討しましょう。
そもそも印刷する請求書が多いと費用や時間がかかり、その後の封入や発送といった業務も負担になります。
そのようなときはバクラク請求書発行の導入がおすすめです。バクラク請求書発行は、会社のさまざまな書類の電子発行を、Web上で簡単に完結できるシステムです。電子帳簿保存法にも対応しているので、発行した請求書もスムーズに保管ができます。
請求書発行の手間を省きたいなら、バクラク請求書発行の導入をぜひご検討ください。