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請求書を印刷する方法は？事前確認すべき項目やプリンターの種類も解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-05-13
- この記事の3つのポイント
- 請求書の宛名や取引内容などの必要項目に抜け漏れがないか、印刷前に確認する
- 請求書を印刷する紙は、A4のコピー用紙や再生紙で問題ない
- 社内のプリンターで請求書を印刷する方法と、業者に外注する方法がある
請求書を効率的に印刷するには、事前に使用する紙や印刷方法を決めておく必要があります。また、請求書には記載しなくてはならない項目が複数あるため、印刷前に確認しておくとよいでしょう。
本記事では、請求書を印刷するときの方法や用紙サイズ、プリンターの種類を解説します。請求書の印刷が初めての方や、印刷を効率化したい方は参考にしてください。
請求書を印刷する方法は？事前確認すべき項目やプリンターの種類も解説
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印刷前に確認したい請求書の項目
印刷する前に、請求書に必要な項目が記載されているかどうかを確認しましょう。
| 必要な項目 | 概要 |
| 作成者の氏名や名称 | 【作成者が法人の場合】 会社名、住所、電話番号、担当者名を記載 【作成者が個人事業主やフリーランスの場合】 氏名または屋号、住所、電話番号を記載 |
| 宛名 | 相手の会社名、名前、屋号のいずれかを記載 |
| 取引年月日・請求日 | 基本的には請求書の発行日 ※相手の指定する締め日を記載するのが一般的 |
| 取引内容 | 商品名、単価と合計金額、数量など |
| 請求書番号 | 管理用の通し番号（請求書番号）を作成者名の近くに記載 |
| 小計・消費税・合計金額 | 以下を記載 小計：税抜金額 消費税：税額 合計金額：小計と消費税を合わせた金額 |
| 振込先の情報 | 金融機関名と支店名、口座種別、口座番号、口座名義を記載 |
| 支払期日 | 契約内容に沿って記載 |
| 備考 | 振込手数料などの補足情報があれば記載 |
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請求書を印刷する2つの方法
請求書を印刷するには、主に社内のプリンターを使って印刷する方法と、業者に外注する方法があります。
社内のプリンターを使って印刷する
社内のプリンターを使って印刷する場合、比較的リーズナブルに印刷できます。ただし、機器の購入費用やリース費用、電気代や用紙代などがかかる点には留意しましょう。
プリンターの種類によっては、印刷機能だけでなくコピーやスキャン、ファクスなどの機能が搭載されているもの（複合機）もあります。Wi-Fi接続に対応しているプリンターなら、設置場所を問わず、スマホやパソコンから自由に請求書を印刷できます。
業者に外注する
請求書の枚数が多いなら、請求代行会社などの業者へ外注するほうが効率的です。印刷を外注したときのコストの目安は、以下のとおりです。
5冊：1万円程度（税込）
100冊：4～5万円程度（税込）
※1冊＝50枚
※なお掲載している情報は、当社が独自調査したものです。相場や目安は変更になる可能性があるため、利用する場合はご注意ください。
社印や通し番号も印刷する場合は別途費用がかかることもあるので、料金体系をよく確認しましょう。また請求書の印刷だけでなく、封入や取引先の与信管理といったオプションを用意している業者もあります。
請求書を印刷するプリンターの種類
プリンターは、インクジェットプリンターとレーザープリンターの2種類に分けられます。
インクジェットプリンターは、インクを直接吹き付け着色する仕組みです。一方でレーザープリンターは、機器の中のドラムと呼ばれる感光体にインクを吹き付け、その上に用紙を押し付け着色します。
以下の表を参考に、性能の違いを踏まえた上で選びましょう。
インクジェットプリンター | レーザープリンター | |
印刷速度 | 遅い | 速い |
解像度 | 高い | 低い |
適している印刷物 | 画像 | 文書 |
コスト | 低い | 高い |
請求書の印刷枚数が少ない場合や、画像をはっきりと印刷したい場合などは、インクジェットプリンターがよいでしょう。
多くの請求書を印刷したいならレーザープリンターがおすすめです。コストはかかりますが、短い時間で印刷が可能です。
印刷した請求書には印鑑が必要？
法律的には、印刷した請求書への押印は不要です。ただし、マナーとして押印するのが慣習になっています。
押印の主な目的は、請求書の改ざん防止ですが、代表者印や実印を使う必要はありません。会社の認印として使用される角印や、個人の場合は普通の認印で十分でしょう。
「印刷後に手押しするのが手間だ」と感じるのであれば、電子印鑑が便利です。電子印鑑とはデータ化された印鑑のことで、ExcelやPDFなどの電子文書に押印でき、手押しの印鑑と同様の効果があります。
電子印鑑について詳しく知りたい方は、以下をご覧ください。
請求書を印刷する用紙の種類とサイズ
請求書の印刷用紙はコピー用紙や再生紙で構いません。どの程度の紙質が適しているか迷う場合は、他社から届く請求書と同程度の用紙を選ぶとよいでしょう。
一般的にサイズはA4です。さまざまな用紙サイズがありますが、独自の規定や取引先からの指定がないならA4サイズにしておくのが無難です。
請求書や封筒のサイズにお悩みの方は、以下の記事をご確認ください。
請求書を印刷するときの注意点
自社で請求書を印刷する際には、いくつか注意点があります。
まず、請求書は法律で7年間の保管が義務付けられているため、長期保存に耐えうる品質の紙を選択することが不可欠です。一般的なコピー用紙以上の厚さがあれば問題ないでしょう。
また、特殊加工された用紙を使用したい場合は、自社のプリンターがその用紙に対応しているかどうかを確認しなくてはなりません。たとえば、表面につや加工を施した光沢紙など、レーザープリンターでの印刷に適さない用紙もあります。
プリンターと用紙の相性が悪いと、印刷品質の低下や機器の故障につながるため、慎重に選択しましょう。
請求書の保管期間については、以下の記事で詳しく解説しています。
「バクラク請求書発行」なら印刷しなくても請求書の送付が可能に
請求書を印刷する前には、宛名や取引内容など必要な項目が記載されているかどうか、今一度確認しましょう。請求書への押印は必ずしも必要ではありませんが、請求書の改ざん防止のためにも押印するのがマナーといえます。
そもそも印刷する請求書が多いと費用や時間がかかり、その後の封入や発送といった業務も負担になります。
そのようなときはバクラク請求書発行の導入がおすすめです。バクラク請求書発行は、会社のさまざまな書類の電子発行を、Web上で簡単に完結できるシステムです。請求書、納品書、見積書などのあらゆる書類の作成、送付、郵送代行、保管ができます。
取引先ごとに送付方法や宛先、添付書類の有無を設定できるので、都度対応も不要になるでしょう。請求書発行の手間を省きたいなら、バクラク請求書発行の導入をぜひご検討ください。