電子領収書を印刷して送るのはNG？保存義務・方法や運用上の注意点を紹介

電子領収書を印刷して送っても良いのか、疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。電子帳簿保存法の改正により、電子データの保存方法には一定のルールが定められています。

本記事では保存義務の内容や具体的な方法、運用時の注意点までわかりやすく解説します。

電子領収書は電子データとして保存する義務がある

電子領収書をメールやクラウドで受け取った場合、データは電子のまま保存しなければなりません。

2022年1月1日の電子帳簿保存法改正により「電子取引データ保存」が義務化され、電子的にやりとりした領収書などは電子データとしての保管が必要になりました。

2022年から2023年末までは宥恕（ゆうじょ）期間が設けられていましたが、2024年1月1日以降は原則として電子データでの保存が求められています。

もっとも、印刷自体は禁止されているわけではありません。法令の要件を満たして電子データとして保存していれば、業務上の都合で紙に印刷して送付・保管することも可能です。

電子領収書の保存方法

電子領収書は、発行側だけでなく受領側もデータのまま保存しなければなりません。上記で解説したとおり、電子的に授受した領収書は電子取引に該当し、2024年1月1日以降は紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさないためです。

保存にあたっては、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。要件の詳細は関連記事で解説しているので、併せてご覧ください。

関連記事：電子帳簿保存法における領収書の保存方法とは？電子化のルールや注意点も解説

なお、もともと紙で発行・送付された領収書については、発行側・受領側ともに紙で保存する方法と、スキャンしてデータ保存する方法のいずれも選択できます。電子で受け取ったのか、紙で受け取ったのかによって保存方法が異なる点に注意しましょう。

参考：国税庁「ご存じですか?電子取引データの保存方法」

領収書を電子データ化する方法

紙で発行・受領した領収書や、パソコンで作成した領収書は、一定の手順を踏めば電子データとして保存できます。本章では紙の領収書をスキャンする方法と、パソコンで作成した領収書をPDFとして保存する、代表的な2つの方法を紹介します。

紙の領収書をスキャンする

領収書を電子データ化する方法の1つ目は、紙の領収書をスキャンする方法です。紙で作成・受領した領収書は、スキャナで読み取り、PDFとして保存します。

PDF化する際は、改ざん防止のためタイムスタンプを付与し「取引年月日・金額・取引先」で検索できる状態を確保することが必要です。スキャン後の原本の取扱いについては、社内規定に基づき適切に管理しましょう。

パソコンで作成した領収書をPDFとして保存する

2つ目の方法は、パソコンで作成した領収書をPDFとして保存する方法です。WordやExcel、専用システムで作成した領収書は、保存時にファイル形式をPDFに指定すれば電子データとして保管できます。

作成段階からPDF化すれば原本が一つに限定されるため、二重請求のリスクを抑えられます。なお、トラブル防止のため、電子発行する場合は事前に取引先へ共有しておくと安心です。

電子領収書のメリット

電子領収書を導入すれば、以下のメリットが得られます。

• 紙や郵送にかかるコストを削減できる
• 保存しやすく、検索が容易になる
• 印紙代が不要になる

まず、紙や郵送にかかるコストを削減できる点が大きなメリットです。紙代・インク代・封筒代・切手代が不要になるほか、郵送作業の手間も減るため、経理業務の効率化にもつながります。

またデータとして保存できるため保管スペースが不要になり、検索機能を活用すれば日付や金額、取引先などで素早く見つけられます。紙のファイルを探す手間がなくなるのは大きなメリットです。

さらに、電子領収書は印紙税の課税対象外です。紙の領収書では一定金額以上で収入印紙が必要になりますが、電子発行であれば印紙代を負担する必要がありません。

ペーパーレスのメリットやデメリットについて詳しくは以下の記事でも解説しています。ぜひご覧ください。

関連記事：ペーパーレス化はなぜ重要？推進するメリット・デメリットや進め方も解説

電子領収書の運用における注意点

電子領収書は便利な一方で、法令要件を満たした運用が求められます。導入後に慌てないよう、事前に体制を整えておくことが重要です。

本章では、電子領収書の運用における注意点を解説します。

改ざん防止措置をとる

電子領収書を保存する際は、後から内容を書き換えられないようにする「真実性の確保」が必要です。電子データは編集や削除が可能なため、不正を防ぐ仕組みを整えなければいけません。税務調査では紙と同等の真正性が求められるため、対策は不可欠です。

具体的には、以下の方法があります。

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• 受領後速やかにタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する など

また訂正削除を防止する事務処理規程を策定し、ルールに沿って運用する方法も認められています。自社の体制に合った方法を選び、改ざん防止の方針を明確にしておきましょう。

社内環境を整備する

電子領収書は、税務署から提示を求められた際に速やかに閲覧・出力できる環境を整えておく必要があります。日頃から検索しやすい状態にしておくことに加え、適切な機器を備えることも重要です。

たとえば高解像度のディスプレイを用意し、細かな記載内容まで確認できる環境を整えたり、必要に応じてすぐ印刷できるよう、プリンターも準備しておいたりするとよいでしょう。

提示要請を受けてから対応するのではなく、平常時から閲覧・出力できる体制を構築しておくことが大切です。

データをすぐ検索できるようにする

電子領収書を保存する際は、「日付・金額・取引先」などで検索できる状態にしておく必要があります。これは電子帳簿保存法における「可視性の確保（検索機能の確保）」の要件の一つです。

税務署から特定の領収書の提示を求められた場合、速やかに検索し提出できなければなりません。データが見つからないと、検索性や可視性が確保されていないと判断されるおそれがあるため、保存時に正確な情報を紐づけ、整理された管理体制を整えましょう。

ファイル名の付け方を統一する、保存フォルダを取引先ごとや年度ごとに分類するなど、日常的な運用ルールを明確にしておくことも大切です。検索機能を十分に活用できる環境を整えれば、監査対応だけでなく日々の経理業務も効率化できます。

セキュリティ対策をとる

電子領収書の送受信や保存には、情報漏えいや不正利用のリスクも存在します。そのため、パスワード設定や閲覧権限の管理など、適切なセキュリティ対策が欠かせません。

送受信時は暗号化通信を利用し、クラウドで管理する場合はSSL/TLSなどの安全な環境を整えます。また経理担当者など必要な範囲にアクセスを限定し、ログ管理を行うことで不審な操作を把握できる体制を構築するとよいでしょう。

さらに再発行時には、理由を記録に残す、定期的にパスワードを変更するなどの運用ルールを定めておくことも重要です。

これらは法律上の要件ではありませんが、実務上重要な対策のため、ウイルス対策ソフトの導入やバックアップ体制の整備もあわせて行い、万が一のトラブルに備えましょう。

「バクラク請求書発行」で電子領収書も手間なく発行できる

電子領収書は、電子データでの保存や改ざん防止措置、検索性の確保など、法令に沿った運用が求められます。これらを手作業で管理するのは負担が大きく、発行から保存までを一元化できる仕組みづくりが重要です。

「バクラク請求書発行」なら、従来の業務フローを大きく変えることなく、請求書・納品書・見積書といった、あらゆる帳票をまとめて発行できます。帳票レイアウトや項目も柔軟にカスタマイズできるため、自社の運用に合わせた電子領収書の発行が可能です。

さらに電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、法改正に備えた体制構築にも役立ちます。電子領収書の発行・管理を効率化したい方は、以下のページより「バクラク請求書発行」の詳細をぜひご確認ください。