電子請求書はめんどくさい？対応するメリットと拒否した場合のリスクを解説

近年は請求書の電子化が普及していますが、紙の請求書で長年やり取りを続けてきた企業などは、対応がめんどくさいと感じることもあるでしょう。 電子請求書への対応は義務付けられていないものの、メリットを理解することで電子化に対する印象が変わるかもしれません。 本記事では、電子請求書に対応するメリットや、システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

1.電子請求書がめんどくさいと感じる理由やデメリット

電子請求書がめんどくさいと感じる理由やデメリットは、以下のとおりです。

• 業務フローが定着しているため
• 紙への押印が慣習化しているため
• 新たな技術を導入できる環境が整っていないため
• セキュリティ面に不安を感じるため

電子請求書の導入に伴い、業務フローを変更すると、人員体制やマニュアルも見直す必要性が生じます。今まで紙の請求書でやり取りをしていた企業の場合、押印などの長く続いた慣習を廃止することに抵抗を感じるケースもあるでしょう。

また、電子メールや電子署名、専用システムなどの新たな技術を活用することに、ハードルを感じて電子請求書の導入を躊躇するケースもあります。データの改ざん・漏えいリスクへの懸念から、電子化を先延ばしにする企業も少なくありません。

しかし、請求書の電子化は法律で定められておらず、強制はできません。

2.電子化した書類で保存すべきデータとは

以下のような帳票類をメールなどで送付・受領した場合は、電子取引データのまま保存することが電子帳簿保存法で義務付けられています。

送付・受領したデータの種類	電子取引データとみなされる具体例
請求書・見積書・領収書など	PDFファイル 必要事項が記載されたメール本文
請求書発行システムの利用料	クレジットカードの利用明細データ
オンラインショップの領収書	購入履歴のスクリーンショット Webサイト上の個人ページからダウンロードしたデータ
その他	FAX機能を有する複合機で送受信した取引情報

受領した電子取引データを、紙に出力して保存することは原則として認められません。ただし、紙で受領した場合のスキャナ保存は任意で、紙のまま保存できます。

電子帳簿保存法の対象書類や保存要件について、さらに理解を深めたい方は以下の記事を参考にしてください。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

3.電子請求書に対応するメリット

電子請求書に対応すると、企業に多くのメリットがもたらされます。代表的な5つのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

3-1.発行や検索・修正がすぐにできる

電子請求書の場合、発行や検索・修正にかかる手間と時間を最小限に抑えられます。

電子請求書は、紙の請求書のように、作成後に印刷・封入・郵送といった作業が必要ありません。メールやクラウド経由で即座に送付・受領ができるため、万一再発行が必要な場合もスムーズな対応が可能です。

また、電子請求書の場合は、検索・修正も容易です。過去の書類が必要な際は、システム上で取引先名や日付などによる検索ができるため、膨大な量のファイルから探す手間を省けます。

3-2.コストや保存スペースが削減できる

電子請求書に対応すると、作成・送付時に発生していた印刷代や郵送費といったコストのほか、保存スペースを削減できる点もメリットです。

請求書などの帳票類は原則7年間の保管が必要なため、紙の請求書でやり取りをする場合は膨大なスペースを用意しなければいけません。しかし、電子請求書の場合、物理的な保存スペースは不要です。

通信費が発生する、電子機器やクラウドの容量が必要といった電子請求書ならではの特徴もありますが、総合的なコストは紙の請求書より小さいといえるでしょう。

3-3.情報共有がしやすくなる

電子請求書に対応すると、社内で情報共有がしやすくなる点もメリットの一つです。保存したすべての請求書が電子データとして一元管理されるため、アクセス権限があれば、受領者以外も閲覧できます。

必要な書類を印刷・手渡しする手間をなくして、迅速に情報共有ができる点は、社内全体の業務効率化に寄与するでしょう。

3-4.封入作業を減らすことができる

封入作業は手間がかかるほか、封入間違い・漏れなどのミスや書類紛失のリスクがあります。

自社と取引先の双方が電子化に対応していれば、送信先を誤らない限り、ミスは発生しにくいでしょう。

3-5.リモートワークの推進にもつながる

請求書を電子化すると、インターネットの環境下であれば、基本的にどこでも作業ができます。請求書の発送や受領・保管のためにオフィスへ行く必要がないため、リモートワークの推進が可能です。

電子請求書への対応は、社員の働き方改革に注力している企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。

4.電子請求書を拒否することのリスク

電子請求書への対応がめんどくさいからといって、安易に拒否すると自社にとってリスクになりかねません。

電子請求書の拒否は法的なリスクはないものの、取引先との関係悪化につながる可能性があるためです。

電子帳簿保存法やインボイス制度などが始まり、電子請求書の導入が増えてきているのが現状です。特に、IT企業や海外企業、大手企業などは電子請求書が主流になりつつあり、請求書を紙で発行していない企業もあるでしょう。

そのような企業に電子請求書の依頼をされた際に拒否してしまうと、非効率的な会社と思われかねません。最悪の場合、契約更新の際に見直しの対象となる可能性もあるでしょう。

今後より電子請求書が標準化する可能性が高いため、証憑書類の管理が大変になったり税務調査時の説明負担が大きくなったりすることも考えられます。

5.電子請求書に対応したシステムの選び方

請求書の電子化をスムーズに進めるには、電子請求書に対応したシステムを導入するのが効果的です。システムを選ぶ際に着目するとよいポイントは、以下のとおりです。

• 自社の課題を解決できる機能が備わっているか
• ほかのシステムと連携可能か
• 最新の法令に対応しているか
• セキュリティ対策は万全か
• 導入実績が豊富で信頼できる企業か
• サポート体制が整っているか

電子請求書に対応したシステムは複数の企業が扱っており、機能性や操作性はそれぞれ異なります。経理業務を中心に、社内で解決したい課題を洗い出し、必要な機能が搭載されたシステムを選ぶことが重要です。

以下の記事では、請求書発行システムや請求書受領サービスを導入するメリットを紹介しています。電子化を検討中の方は、今後の実務にお役立てください。

関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介

関連記事：請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方

6.面倒な請求書業務を効率的に行うなら「バクラク請求書発行」がおすすめ

電子請求書への対応がめんどくさいと感じる理由は、業務フローや押印文化の定着、新たな技術の導入やセキュリティ面への不安などさまざまです。

請求書の電子化は任意ですが、多くのメリットがあるため、電子請求書に対応したシステムを導入した上で徐々に進めるとよいでしょう。

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