請求書が2枚以上にわたる場合の書き方は？作成のポイントや注意点を解説

請求書が2枚以上にわたる場合は、取引先が内容を把握しやすいよう配慮することが重要です。5つの注意点を紹介しますので、複数枚の請求書を作成する際はぜひ参考にしてください。

事前に取引先のルールを確認しておく

請求書が2枚以上にわたる場合は、作成前に取引先のルールを確認しましょう。確認するとよい項目は以下のとおりです。

• 押印箇所
• 合計金額の記載箇所
• 小計欄の記載方法
• 備考欄の使用方法

取引先との認識が異なる状態で作成を進めると、請求ミスやトラブルにつながる可能性があります。必要に応じてルールを設定し、スムーズな取引を行いましょう。

請求書番号で枚数がわかるようにする

請求書が2枚以上にわたる場合は、請求番号を工夫するのも有効な方法です。

たとえば1枚目の末尾を「-1」、2枚目を「-2」とすれば、確認している請求書のページ数を容易に判断できます。書類管理がしやすくなり、見落としや紛失の防止にもつながるでしょう。

備考欄に記載する

各ページの備考欄に、補足事項としてページ数を記載するのもおすすめです。

たとえば2枚綴りの場合、それぞれのページに「1/2枚目」「2/2枚目」と記載することで、確認中のページ数と総枚数を一目で確認できます。請求書番号の工夫と組み合わせれば、より見やすい請求書が完成するでしょう。

メールや送付状に枚数を明記する

メールの本文や送付状に、請求書の枚数を明記するのも効果的です。いずれも請求書より先に確認するのが一般的なため、事前に総枚数を把握した上で請求書に目を通せるメリットもあります。

請求書送付の旨を伝えたあとに「今回の請求書は〇枚です」と、一言添えておきましょう。

郵送ならクリップなどでまとめる

2枚以上にわたる請求書を郵送する場合は、クリップなどでまとめて送付しましょう。書類の散乱による紛失リスクを回避しつつ、取引先がスムーズに確認・処理できるメリットがあります。

クリップであれば容易に取り外して1枚ずつ保管でき、書類を傷つけることもないためおすすめです。