電子帳簿保存法で請求書発行側は控えの保存が必要？義務や保管期間も解説

請求書を発行する場合、請求書発行側が対応するべきポイントは、以下の3つです。

• 請求書の送付方法と保存方法
• 社内ルールやフローの構築
• インボイス制度に対応したシステム導入の検討

まず取引先の意向を聞いた上で、請求書を電子データで送付するか紙で送付するか決めましょう。「今まで紙で送付していたが、これからは電子データで送付したい」といったケースでは、事前にその旨を取引先に案内します。

また請求書データを保存するには、電子帳簿保存法で定められた要件を守らなくてはなりません。そのために、社内ルールやフローを構築します。請求書の作成、承認、送付、保存のプロセスと責任の所在を明確にしましょう。また、法令順守や請求書作成に関する研修を定期的に行うなど、担当者への周知を徹底することが大切です。

さらに、電子データを保存する際には「真実性の確保（保存している電子データが削除・改ざんされていないことを保証すること）」と「可視性の確保（保存した電子データを検索・表示できるようにすること）」が必要です。これらの要件を満たした請求書を自動生成できるシステムの導入を検討しましょう。

請求書をメールで送付する場合のルールや注意点について詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

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