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退職時の法人カードの取り扱いと注意点
コーポレートカードやビジネスカードの名義人である従業員が退職するときには、原則としてカードの回収・解約が必要になります。カードの解約手続きを行わないと、会社側の支払いが発生したり、カード会社の規約違反に該当したりする可能性があるためです。
ただし、退職する名義人によっては手続きが異なるケースもあります。この記事では、退職時の法人カードの取り扱いと注意点について、ケース別に解説します。
退職時の法人カードの取り扱いと注意点
従業員が退職する場合は回収・解約
法人カードの名義人である従業員が退職するときは、必ず本人が所持している追加カードを回収し、カード会社に対して解約手続きを行います。なお、法人カードの使用は、名義人本人に限られています。そのため、同じ業務を引き継ぐ従業員がいる場合は、カードの使いまわしはせず、新たに追加カードを発行する必要があります。
退職時に解約しないリスク
カードの名義人である従業員が退職した際に解約手続きを行わないと、カード会社側では名義人が退職したことを把握できないため、カードを利用し続けることができてしまいます。退職者が使ったものであっても、契約者である会社は支払い義務を負わなければなりません。
これは、法人カードの支払いを法人口座で行う「法人決済型」だけに限ったことではありません。支払いを名義人の個人口座で行う「個人決済型」の法人カードの名義人である従業員が退職した場合であっても、カード会社への解約手続きは必要です。個人決済型の場合、支払いは従業員個人の口座を介して行われますが、カードの年会費は会社が負担することになるためです。
また、名義人である従業員が退職しているにも関わらず、カードを貸与し続けると利用規約違反にあたるケースもあります。利用規約違反になった場合は、本会員の契約ごと停止や解約されてしまう可能性もあるため、カード会社への解約手続きは必ず行いましょう。
代表者が退職する場合は名義変更か再契約
会社の代表者が退職する際には、名義人以外がカードを使用することはできないため、本会員の名義変更か一度解約して再度新規に契約が必要です。
例えば以下のように、カード会社やカードの種類によってどちらの対応かが異なるため、カード会社への問い合わせやHPの「よくある質問」をみるなどして確認しましょう。
JCB法人カードの例
Q. JCB法人カードの代表者が変わりました。手続き方法を教えてください。
JCB法人カード（※）の代表者に変更が生じた場合は、下に記載の(1)、(2)、(3)の書類を提出ください。 (1)法人代表者兼実質的支配者変更届 (2)登記事項証明書（履歴事項全部証明書） コピー可・発行日から6ヵ月以内。個人事業主の方は不要。 (3)新代表者の「本人確認書類」 個人事業主の方・人格のない社団または財団の方は2点、登記している方は1点。 |
楽天ビジネスカードの例
Q. 楽天ビジネスカードの代表者が変わった場合のお手続き方法について A. 回答 代表者様が変わった場合は一度、楽天ビジネスカードをご解約いただき、その後改めて代表者様よりお申込みをしていただく必要がございます。 |
個人事業主が廃業する場合は解約
法人カードを契約していた個人事業主が廃業する場合は、カード会社への解約手続きが必要になります。前述のように代表者が退職する場合は、事業自体が継続することから名義変更のみで対応できるケースもありますが、個人事業主が廃業した場合は事業そのものが消滅するためです。
法人カードの利用規定サンプルをダウンロードできます
法人カードを従業員に配布する時、内部統制の観点から利用規定を定め、従業員にカードの利用方法とともに周知する場合があります。利用規定を1から作るのは大変ですが、サンプルとして法人カードの利用規定サンプルをご用意いたしました。また、最新の法人カードではどのような不正利用を防ぐ仕組みが搭載されているのかについてもご紹介しています。
自社の運用フローにあわせて適宜編集の上、ご活用ください。
