請求書受領をツールで自動化する方法！導入メリットとツール選定のポイントを解説

請求書における作業は大企業や中小企業など、規模に関わらず必ず行うべき業務となります。しかし、この請求書の受領業務には多くの課題が存在しています。ここでは、その中でも特に多くの企業が解決すべきと考えている課題についてご紹介します。 

取引先ごとにフォーマットが異なる

取引先のシステムから出力された請求書は、その企業ごとにフォーマットのレイアウトや項目の場所などが異なります。そのため、手入力で会計システムに入力する際には1つ1つに気を配りながら行う必要があります。しかし、どうしてもミスを防ぐことは難しく、入力内容を誤ってしまうリスクが高くなります。

また、取引先によって項目の名称なども異なるため、これもまたミスを発生させてしまう要因となります。新人へ入力業務を指導する際にも、1つずつ詳しく解説しなければいけないなどの手間もあります。入力業務に慣れていても、絶対にミスを発生させないという事は非常に困難と言えるでしょう。

受領後の入力作業が面倒

請求書受領の業務で特に大きな課題とされているのが、受領後の入力作業が面倒で、時間も手間もかかるという点です。取引先ごとにフォーマットが異なればそれだけ集中力が必要となりますし、数多くの請求書を誤りのないように手入力でシステムへ入れて振り込みまで繋げる必要があります。

請求書は月末などの決まった時期に集中する傾向にあり、どうしてもこの入力作業が大きな負担となってしまいます。さらに、請求書受領の作業をしつつ通常業務も並行して進めなければいけないため、疲労も溜まりやすくなってしまいます。

手入力だと人的ミスが発生しやすい

電卓で請求金額を計算したり、手作業による会計システムへの入力を行う場合、どうしても人的ミスのリスクが高くなります。ミスを防止するために二重チェックなどを行っている企業もありますが、チェック作業が負担となり担当者に余計なストレスを与えモチベーションの低下に繋がってしまいます。

また、コア業務が圧迫されかねないため、影響を最小限に抑えた仕組みやチェック体制の工夫などが必要になります。

スキャンやファイリングが面倒

受領した請求書は、スキャンを行いデータとしての保存を行いつつ、原本もファイリングして適切にファイリングして保存しなければいけません。請求書受領の業務では、特にこのスキャンやファイリングが大きな手間となります。

正しく対応するために多くの時間がかかるのはもちろんですが、ファイリングしたものを保存するためのスペースを確保しなければいけないという事も負担となってしまいます。