請求書の保管期間はいつまで？保管方法と期間を法人・個人事業主別にわかりやすく解説

請求書は証憑書類に該当するため、法律によって保存期間が決められています。主に関係する以下の3つの法律から、基本的に個人事業主が5年間、法人では7年間請求書を補完しなければならず、保管期間中に破棄することはできません。

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法人の場合

基本的には請求書の保管期間は7年ですが、平成23年12月には税制が改正され、法人において青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年となりました。それに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度に発行された請求書の保管期間も、9年間となっています。

さらに、平成27年度および平成28年度の税制改正によって、欠損金の繰越期間が10年となりました。そのため、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生じる事業年度に発行された請求書の保管期間は、10年間となりました。

〈法人〉請求書の保管期間の数え方

法人における請求書の保管期間の数え方としては、事業年度の確定申告書の提出期限翌日から7年間となります。そのため、たとえば6月末決算の企業の場合、8月31日が確定申告期限日にあたることから、令和3年7月1日から令和4年6月30日までに発生した請求書の保管期間は、令和11年8月31日までとなります。

請求書を発行した側の保管義務

もし、自社で取引先からの入金の有無を確かめるために、請求書の控えを発行している場合には、保管する必要があります。ただし、あくまで請求書の控えを作成している場合のみ保管義務が生じるため、控えを作成していなければ保管義務は生じません。

適格請求書の発行＆控えの保存義務

令和5年10月1日から適用されるインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、適格請求書発行事業者においてインボイス（適格請求書）の控えを作成および保管する義務が生じます。控えの保管を怠ると消費税の仕入税額控除を受けることはできないので注意しましょう。

インボイス（適格請求書）を発行する側は控えを、インボイス（適格請求書）を受領する側は原本を、それぞれ7年間保管しなければなりません。

個人事業主の場合

基本的には請求書の保管期間は5年間となっていますが、年間の課税売上が1,000万円を超過する等の一定の条件を満たしている場合には、個人事業主であっても消費税課税事業者にあたります。消費税課税事業者の請求書保管期間は、7年間となるため注意しましょう。

〈個人事業主〉請求書の保管期間の数え方

個人事業主における請求書の保管期間の数え方としては、確定申告の期限日の翌日から5年間となります。令和4年の消費税の確定申告は3月31日が申告期限日となっており、令和3年1月1日から令和3年12月31日までに発生した請求書の保存期間に関しては、令和9年4月1日までです。

消費税の納税義務者の場合

年間の課税売上が1,000万円を超過する等の一定の条件を満たしている場合には、個人事業主であったとしても消費税課税事業者にあたるため、請求書の保管期間は7年間になります。

たとえば、令和4年の確定申告は3月31日が申告期限日となっており、令和3年1月1日から令和3年12月31日までに発生した請求書の保存期間に関しては、令和11年4月1日までです。

請求書発行側の「請求書控え」の保存義務

法人と同様、取引先からの入金の有無を確かめるために、請求書の控えを発行している場合には、保管する必要があります。個人事業主においても、あくまで請求書の控えを作成している場合のみ保管義務が生じるため、控えを作成していなければ保管義務は生じません。