請求書再発行を依頼された時の対応方法は？メール文例・注意点も紹介

取引先から請求書の再発行を依頼された際、どのように対応すべきか迷った経験をお持ちの方もいるでしょう。再発行の対応に遅れや不備があると、取引先からの信用を失いかねないため注意が必要です。

本記事では、請求書の再発行を依頼されたときの対応方法や注意点などを詳しく解説します。

そもそも請求書の再発行依頼に応じて良い？

請求書の再発行に、法的な問題はありません。

請求書は取引の事実を証明する証憑に該当し、発行・受領した後は一定期間保存することが義務付けられています。法人の場合は法人税法・消費税法に基づき原則7年間、個人事業主の場合も原則7年間の保存が必要とされています。

請求書の紛失・破損といった正当な理由があれば、取引先からの再発行依頼に応じるのが商習慣上のマナーといえるでしょう。

また、請求書の記載内容にミスや漏れがあった場合も、適切な会計処理ができなくなるため、早急な修正・再発行が必要です。再発行に応じない場合、支払い手続きが停滞する恐れがあるほか、保存書類の不備として税務調査で指摘される可能性もあります。

再発行の際は、二重請求にならないように注意が必要です。

【メール文例あり】請求書の再発行を依頼された際の対応方法・手順

請求書の再発行を依頼されたときの対応は、受領側と発行側のどちらに過失があるかで異なります。本章では、再発行時の具体的な対応方法と手順を、立場別に紹介します。

請求書の再発行が必要なケースと対処法については、以下の記事でも詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：請求書の再発行が必要なケースとは？正しい対処方法やポイントを解説

【受領側の過失】請求書を紛失した場合

発行した請求書を、取引先が紛失した場合の対応方法・手順は以下のとおりです。

• 該当の取引データを確認する
• 原本と同一内容の請求書を再作成する
• 作成した請求書を送付する

メールで送付する場合は、以下の文例を参考にしてください。

【件名】請求書再発行のご案内 【本文】 株式会社○○○○ ○○部　○○課 ○○○○様 いつも大変お世話になっております。 ○○株式会社の○○です。 先日お問い合わせをいただきました請求書（請求書番号：No.xxxxxx）の再発行に関して、新たに作成したものをPDFファイルにてお送りしますのでご確認ください。 なお、紛失された初回発行分の請求書は、見つかりましたら破棄のご対応をお願い申し上げます。 上記に関して質問や不明点がございましたら、○○まで遠慮なくお問い合わせください。 今後ともよろしくお願いいたします。 ○○株式会社 ○○部　○○○○ TEL：xxx-xxxx-xxxx Mail：xxxxxx@xxx.com

取引先とのトラブルを防ぐために、紛失した請求書を後日発見した場合は、破棄するように依頼する一文を忘れず記載しましょう。

【発行側の過失】請求書の記載内容が誤っていた場合

発行側の過失として多いのが、請求書を送った後に発行側が記載内容のミス・漏れに気付くケースや、取引先からの指摘で不備が発覚するケースです。いずれの場合も速やかな対応が必要ですが、取引先に不備を指摘された場合は、より迅速な対応が求められます。

発行側の過失による再発行の場合は、取引先にお詫びを伝えることが重要です。取引の事実と異なる箇所を発行側・受領側の双方で確認し、適正な内容に修正・再発行しましょう。

発行側の過失による再発行の場合は、請求書を送付する際にお詫びの言葉や今後の再発防止策などを記載することが重要です。再発行時は以下のメール文例を参考にしつつ、取引先に誠意が伝わる文面を作成しましょう。

≪発行側が記載内容のミス・漏れに気付いた場合≫

【件名】請求書の誤表記に関するお詫びと再発行のご案内 【本文】 株式会社○○○○ ○○部　○○課 ○○○○様 いつも大変お世話になっております。 ○○株式会社の○○です。 先日メールでお送りいたしました請求書（請求書番号：No.xxxxxx）につきまして、商品名に以下の誤りがございました。 （誤）△△△△ （正）□□□□ なお、今回の誤りは商品名に関する内容のため、請求金額は当初と相違ございません。 誤りを修正して新たに作成した請求書を、PDFファイルでお送りしますのでご確認ください。お手元の旧請求書につきましては、お手数ですが破棄をお願い申し上げます。 今後は送付前に社内でダブルチェックを実施し、再発防止に取り組んでまいります。 上記に関して質問や不明点がございましたら、○○まで遠慮なくお問い合わせください。 今後ともよろしくお願いいたします。 ○○株式会社 ○○部　○○○○ TEL：xxx-xxxx-xxxx Mail：xxxxxx@xxx.com

≪取引先からの指摘で不備が発覚した場合≫

【件名】請求書の誤表記に関するお詫びと再発行のご案内 【本文】 株式会社○○○○ ○○部　○○課 ○○○○様 いつも大変お世話になっております。 ○○株式会社の○○です。 先日メールでお問い合わせいただいた請求書（請求書番号：No.xxxxxx）につきまして、記載内容に誤りがあり申し訳ございません。弊社の不備によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 誤りを修正して新たに作成した請求書を、PDFファイルでお送りしますのでご確認ください。お手元の旧請求書につきましては、お手数ですが破棄をお願い申し上げます。 今後は送付前に社内でダブルチェックを実施し、再発防止に取り組んでまいります。 上記に関して質問や不明点がございましたら、○○まで遠慮なくお問い合わせください。 今後ともよろしくお願いいたします。 ○○株式会社 ○○部　○○○○ TEL：xxx-xxxx-xxxx Mail：xxxxxx@xxx.com

再発行時のお詫びメール文例をさらに確認したい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

関連記事：請求書の不備や送付漏れはどう対処する？再発行時のお詫びメール例文や改善策も紹介

請求書を再発行する際の注意点

請求書再発行の対応に遅れや不備があると、取引先からの信用を失いかねません。本章では、請求書を再発行する際の注意点を解説します。

早急に請求書再発行の手続きをする

再発行の依頼を受けた際は、早急に対応することが重要です。不備が発覚した時点で支払期日や締め日が迫っているケースも多く、対応が遅れると、双方に不利益が生じる可能性があります。

特に、発行側の過失による再発行の場合、再発行時の対応が今後の信頼関係に影響しやすいため注意しましょう。やむを得ず再発行に時間を要する場合は、事前に伝えておく必要があります。場合によっては、支払期日の再設定も検討しましょう。

再発行である旨を請求書に明記する

請求書の二重請求を防ぐために、再発行分には再発行の旨を明記することも重要です。「再発行」や「再交付」と明記し、初回発行分と区別できるようにしましょう。電子請求書の場合は、PDF上に明記するなど、識別可能な状態にすることが重要です。

実務上は、初回発行分と区別するために枝番を付ける方法が用いられることもあります。しかし「1234」を「1234-1」とするなど、枝番の付記のみでは再発行の旨を認識しにくいため注意しましょう。

請求書の発行日や支払期日は原則修正・延長しない

請求書を再発行した際に、発行日や支払期日を修正・延長することは推奨しません。発行日を変更すると、初回発行分との同一性がわかりにくくなり、経理処理上の混乱や二重処理のリスクが高まる可能性があるため注意が必要です。

ただし、支払期日は延長したほうがよいケースもあります。たとえば、発行側の過失で再発行の遅れが生じたなど、取引先の処理が間に合わない場合です。取引先と相談の上、支払期日を再設定しましょう。

インボイス制度に注意する

インボイス制度（適格請求書保存方式）の施行に伴い、請求書を再発行する際は注意が必要です。適格請求書発行事業者が請求書を再発行する場合、登録番号や税率ごとの消費税額などの記載事項を含め、正確な内容で再発行する必要があります。

また、適格請求書であった場合も、通常の再発行と同様に「再発行」である旨を明記し、初回発行分と区別できるようにしておきましょう。

なお、記載事項に誤りがある場合は、内容を修正した適格請求書を再発行するなどの対応が必要になる場合があります。

発行側の過失による請求書再発行のリスク

発行側の過失による請求書再発行には、以下のようなリスクがあります。

• 二重請求の発生
• 請求内容の不一致による信用低下
• 経理処理の煩雑化によるミスの増加

請求書を再発行した際、取引先が初回発行分を破棄し忘れると、二重支払いや二重計上が発生する恐れがあります。二重請求が起きると、双方に返金処理などの手間が生じるため注意が必要です。

また、記載内容のミスが故意でなくても、取引の事実と請求内容に相違があると自社の信用低下につながる可能性があります。

再発行によって請求書の枚数ややり取りの回数が増え、業務が煩雑化した結果、双方の経理処理にミスが増える恐れもあるため注意しましょう。

上記のリスクを負わないためにも、発行側は請求書の記載ミス・漏れを未然に防ぐことが重要です。請求書の訂正・再発行を防ぐポイントについては、以下の記事で解説していますのでご参照ください。

関連記事：請求書でミスした場合はどうする？訂正やお詫びなど対処法、再発予防策を解説

請求書を正確かつスムーズに発行するなら「バクラク請求書発行」がおすすめ

請求書の再発行に法的な問題はなく、紛失や破損などの正当な理由があれば依頼に応じるのが一般的です。

ただし、発行側の過失による再発行の場合、二重請求の発生や自社の信用低下、経理処理の煩雑化によるミスの増加といった複数のリスクが懸念されます。請求書を正確かつスムーズに発行したい方には、請求書発行システムの導入がおすすめです。

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