支払通知書をメール送付する際の文例・注意点やメリットを解説

支払通知書に法的な発行義務はありませんが、取り入れることで発注者・受注者の双方にさまざまなメリットがもたらされます。人的ミスの軽減や郵送コスト・保管場所の削減、業務効率化を図りたい方は、支払通知書のメール送付を検討するとよいでしょう。

本記事では、支払通知書をメールで送る際の文例や注意点、メリットについて詳しく解説します。支払通知書に記載する項目も紹介しますので、参考にしてください。

支払通知書をメール送付する際の文例

支払通知書をメールで送る際は、原本を別途郵送するか否かで記載内容が異なります。支払通知書のPDFのみを送付する場合と、PDF・原本を送る場合のメール文例を詳しく見ていきましょう。

PDFのみをメールで送る場合

支払通知書のPDFのみをメールで送る場合の文例は、以下のとおりです。発行者をA株式会社、送付先を株式会社Bとしています。

≪件名≫ 【支払通知】x月分お支払内容のご確認（A株式会社） ≪本文≫ 株式会社B　○○様 いつも大変お世話になっております。A株式会社の○○でございます。 x月分の検収が完了いたしましたので、お支払内容をご案内申し上げます。詳細は添付の「支払通知書（PDF）」をご確認ください。 【お支払予定内容】 支払予定日：xxxx年x月xx日 支払金額：xxxx円（税込） 振込先：○○銀行□□支店 本内容に基づき、上記支払予定日にて振込のお手続きを進めさせていただきます。万が一、内容に相違やご不明な点がございましたら、恐れ入りますが**x月x日まで**にご連絡いただけますと幸いです。 ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

PDFをメールで送り原本も郵送する場合

取引先に支払通知書原本の送付を求められた場合は、PDFをメールで送った後に原本を郵送するのが一般的です。取引先の混乱やトラブルを避けるため、同一内容の書類が後日届く旨をメール本文に記載しておきましょう。

後日原本を郵送する場合の、メール文例は以下のとおりです。

≪件名≫ 【支払通知】x月分お支払内容のご案内（A株式会社） ≪本文≫ 株式会社B　○○様 いつも大変お世話になっております。A株式会社の○○でございます。 x月分のお支払内容が確定いたしましたので、ご案内申し上げます。取り急ぎ内容をご確認いただけるよう、PDFファイルを添付いたします。 【お支払予定内容】 支払予定日：xxxx年x月xx日 支払金額：xxxx円（税込） なお、支払通知書の原本は、本日付で別途郵送しております。お手元に届きましたら、併せてご確認いただけますと幸いです。 ※本メールと郵送書類は同一の内容です。重複してのご対応は不要ですのでご安心ください。 内容にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

支払通知書をメール送付する際の注意点

電子化した支払通知書は、電子帳簿保存法に基づいて保存する必要があります。法人と個人事業主とで、保存期間が異なる点も注意しましょう。

本章では、支払通知書をメール送付する際に発行者側が注意すべきポイントとして、保存方法や保存期間を詳しく解説します。

電子化した支払通知書は電子帳簿保存法に基づいて保存

電子帳簿保存法とは、法人税や所得税の申告に関する国税関係の書類を電子データでやり取りした場合に、電子データのまま保存することを義務付けた法律です。電子化した支払通知書は、電子帳簿保存法に基づき、電子データのまま保存する必要があります。

電子取引データの保存要件は、以下3点です。

• 改ざん防止の措置を行っている
• プリンタやディスプレイなどを備え付けている
• 日付・金額・取引先の3つの記録項目で検索できる

改ざん防止の措置とは、タイムスタンプの付与、改ざん防止のための事務処理規定の策定・運用・備え付けなどです。プリンタやディスプレイの性能・設置台数に規定はありませんが、税務調査などの際、電子取引データを速やかに出力できるようにしておく必要があります。

法人・個人事業主によって保存期間は異なる

支払通知書は証憑書類の一つであり、発行後は原本を一定期間保存しなければいけません。

保存期間は、法人と個人事業主とで異なります。法人・個人それぞれの支払通知書原本の保存期間について、詳しく見ていきましょう。

法人の場合

支払通知書原本は、法人の場合、原則7年間の保存が必要です。具体的には、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日を起算日とした、7年後の法人税申告期限日までです。法人税の申告期限は、会計年度の最終日から2カ月後までであり、発行年月日の7年後ではないため注意しましょう。

なお、以下のいずれかに該当する場合は、10年間の保存が必要です。

• 青色申告法人で赤字決算をした場合
• 青色申告書を提出していない事業年度で災害損失欠損金額が発生した場合

法人の繰越欠損金は10年間の繰り越しが可能で、繰越控除を受けるには、支払通知書を含む証憑書類の保存が必要なためです。

個人事業主の場合

個人事業主は、青色申告・白色申告によって保存期間が異なります。

具体的には、青色申告は原則7年、白色申告は5年とされています。また保存期間の起算日は、書類が発行された年の翌年1月1日からです。

また、消費税の課税事業者や適格請求書（インボイス）発行事業者は、7年間の保存が義務付けられています。保存期間の起算日は課税期間末日の翌日からです。

支払通知書をメール送付するメリット

支払通知書をメールで送ると、受領側だけでなく発行側にも多くのメリットがもたらされます。本章では、支払通知書をメール送付する4つのメリットを解説します。

人的ミスを軽減できる

支払通知書をメール送付することで、人的ミスの軽減が可能です。仕入データから数字を引用して書類を作成できるため、記載漏れ・間違いなどのミスを防止できます。

万一書類の内容に不備があっても、確認・修正がしやすい点もメリットといえるでしょう。正確かつスムーズなやり取りは、取引先との良好な関係を維持することにもつながります。

郵送代やインク代などのコストを削減できる

紙の支払通知書は、発行時に郵送代やインク代などのコストが発生しますが、メール送付の場合はいずれも不要です。電子データとして保存できるため、保管用のファイルやキャビネットも必要ありません。

取引の数が多い企業ほど、支払通知書をメールで送った場合に受けられるコスト面の恩恵は大きいといえます。

保管スペースがいらない

支払通知書は一定期間の保管が必要なため、紙で保管する場合はオフィスに保管用のスペースを確保しなければいけません。しかし、メール送付であれば、電子データとして保存できるため、物理的なスペースは不要です。

メール送付に切り替えることで、これまで書類の保管に使用していたスペースを有効活用できます。

郵送の手間がなくなり効率化が図れる

印刷・封入・郵送などの手間をなくして人的コストを削減できる点も、メール送付ならではのメリットです。また、作成した支払通知書と見積書・注文書の内容を目視で照合する作業も省略できるため、大幅な業務効率化が期待できます。

加えて、メール送付の場合はワンクリックで取引先にデータが届くため、到着までのリードタイムを短縮できる強みもあります。取引先からの書類送付に関する問い合わせが減り、ほかの業務に集中しやすくなるでしょう。

そもそも支払通知書とは

支払通知書は、納品・取引後の支払いが確定した段階で、発注者（買い手）が受注者（売り手）に対して支払内容を伝えるための書類です。支払いに関する事項を事前に伝達し、内容を双方で共有・確認することにより、ミスやトラブルを回避しやすくなります。

本章では、支払通知書について、発行義務の有無や発行のタイミングを解説します。

支払通知書の書き方やメリットは以下の記事で紹介していますので、理解を深めたい方はご覧ください。

関連記事：支払通知書とは？書き方やメリットをわかりやすく解説

支払通知書の発行義務はない

支払通知書に発行義務はなく、作成・発行はあくまで任意です。

発行することで取引後の経理業務が円滑化するなどの理由から、支払通知書を発行している企業は少なくありません。ただし、支払通知書は国税関係書類として取り扱う必要があり、発行すると、双方に保管義務が生じるため注意が必要です。

発行の有無やルールに関して、取引先と事前に合意しておくとよいでしょう。

支払通知書の発行は検収が完了したタイミング

支払通知書は、納品・検収が完了した後、売り手側が請求書を発行するまでの間に発行するのが一般的です。具体的には、商品・サービスの検収を終えて、社内で支払金額が確定したタイミングで速やかに発行するとよいでしょう。

支払通知書に記載する項目

支払通知書にフォーマットはありませんが、インボイスに対応する場合は、記載する項目が増えるため注意が必要です。通常の場合とインボイスに対応した場合の記載項目をそれぞれ解説しますので、今後の実務にお役立てください。

通常の支払通知書に記載する項目

通常の支払通知書に記載する項目は、以下のとおりです。

記載項目	概要
タイトル	書類の最上部中央に「支払通知書」と大きく記載
発行年月日	1カ月分をまとめる場合は月末または月初の日付が望ましい
発行者情報	発注者の企業名・住所・電話番号などを記載
宛名	受注者の企業名または個人事業主名・住所などを記載
支払通知金額	支払予定の総額を税込で記載
取引年月日	取引を行った年月日を取引ごとに記載
取引内容	取引内容を具体的に記載
商品単価	商品・サービスの単価を商品ごとに記載
消費税	商品・サービスの単価ごとに消費税額を記載するのが基本
小計	本体価格・消費税の合計をそれぞれ記載
総合計	本体価格・消費税の小計を合わせて記載
備考欄	支払いについて伝達したいことがあれば記載

支払期日や振込先口座に関して、補足したい事項がある場合は備考欄に記載しましょう。

インボイスに対応した支払通知書の記載項目

発注者（買い手）が作成した支払通知書をインボイスとして扱うには、受注者（売り手）の確認を受けなければいけません。その上で、前述した項目に加えて以下の項目を記載する必要があります。

記載項目	概要
インボイス登録番号	受注者のTから始まる13桁の数字を記載
軽減税率の対象か	各取引が軽減税率の対象か否かを記載
税率ごとの本体価格の小計	税率ごとに分けて求めた税抜の小計をそれぞれ記載
適用税率・消費税額など	適用税率と消費税額を計算して記載

適格請求書として扱う書類は、消費税の端数処理を税率ごとに1回のみ行えます。そのため、消費税額は取引ごとではなく税率ごとに算出しましょう。

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支払通知書をメールで送付した後に原本を送る場合は、同一内容の書類が届く旨をメール本文に記載しておくことが重要です。発行した支払通知書は、電子帳簿保存法に基づき、適切な方法で一定期間保存しましょう。

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