請求書発行業務のアウトソーシングとは？メリットや選び方を紹介

請求書発行業務では、手入力や目視での入金確認、封入・郵送作業といった、さまざまな手間がかかります。このような、手間のかかる作業をアウトソーシング（外部委託）すれば、業務効率化やヒューマンエラーの削減を図れます。

ただし、請求書発行業務のアウトソーシング先は複数あり、なかには自社に適さないサービスも存在するため、慎重な検討が必要です。

本記事では、請求書発行業務のアウトソーシングについて、概要や方法などを紹介します。メリット・デメリットも解説するので、ぜひ参考にしてください。

請求書業務でよくある課題

ここでは、請求書業務でよくある課題を3つ紹介します。

ヒューマンエラーが発生しやすい

請求書業務の課題としてよく挙げられるのは、ヒューマンエラーが発生しやすい点です。請求書業務で多くの手作業があると、その分ミスが生じる可能性が高くなります。担当者が注意を払っていても、人が作業を担う場合は、人為的ミスのリスクを避けるのは困難です。

請求書業務にミスがあると、修正の手間が生じるだけでなく、取引先の信用を低下させる恐れもあるため注意が必要です。

人件費や保管場所などのコストがかかる

従来の請求書業務では、人件費や紙書類の保管場所などのコストがかかります。請求書のデータ入力や封入作業、発送手配のほか、業務フローによっては上長承認が必要な場合もあり、工数が多いほどコスト負担が増加します。

また、請求書を紙ベースで管理する場合は、保管場所の確保が欠かせません。保管スペースの確保にはコストがかかり、必要な書類を探す際は手間と時間を要します。

リモートワーク対応が難しい

紙での請求書発行業務がある場合は、リモートワーク対応が困難です。押印や封入・発送などの作業を行うには出社する必要があり、リモートワークが浸透しない要因といえるでしょう。

請求書発行業務のアウトソーシングとは？

「請求書発行業務のアウトソーシング」とは、企業が自社で行っている請求関連業務を、外部の専門サービスに委託することを指します。具体的には、以下のような業務を委託できます。

• 請求書の作成・発行業務
• 送付（郵送・メール）代行
• 入金確認
• 未入金時の督促対応

上記の業務は定型作業が多く、人的リソースや時間を必要としがちです。しかし、手間のかかる作業をアウトソーシングすれば、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

また、業務の属人化防止やミス削減につながり、経理業務全体の効率化と品質向上も期待できるでしょう。

以下の記事では、請求書の発行・受領を自動化する方法を紹介しています。

関連記事：請求書の発行・受領を自動化するには？業務効率を上げる方法を紹介

請求書発行業務をアウトソーシングする方法

請求書発行業務をアウトソーシングするには、代行サービスを利用する方法があります。請求関連業務の代行は、専門業者だけでなく、会計事務所や税理士事務所などがサービスを提供している場合もあります。

代行サービスでは、請求書の印刷・封入・郵送など、人的リソースが必要となる業務を委託できます。自社の業務負担を軽減できるという点がメリットです。

ただし代行サービスの利用コストは、業務範囲・件数・例外対応・連携要件によって変動するため、事前確認が欠かせません。

請求書発行業務をアウトソーシングするメリット

ここでは、請求書発行業務をアウトソーシングする具体的なメリットを紹介します。

業務効率化につながる

請求書発行業務をアウトソーシングする大きなメリットは、毎月発生する請求書の作成・発行・送付といった定型作業にかかる時間を大幅に削減できる点です。

通常、経理担当者が手作業で行っていた業務を外部に任せることで、業務全体の効率化を促進できます。その結果、分析業務や改善施策などの「より付加価値の高い業務」に注力することができ、組織全体の生産性向上につながります。

コスト削減が期待できる

コスト削減が期待できる点も、請求書発行業務をアウトソーシングするメリットの一つです。アウトソーシングにかかる費用は、主にサービスやシステムの利用料であり、人件費や教育コストを抑えられます。

社内対応により請求書発行にかかっていた残業代や採用コスト、業務引き継ぎに伴う負担も軽減されます。

データの管理・確認がしやすくなる

請求書業務をアウトソーシングすれば、請求データの一元管理が可能です。過去の請求書や取引先ごとの履歴を検索・確認しやすくなるため、紙書類を探す手間も削減されます。

たとえば、代行サービスを利用する場合は、情報が統一されてデータ取得が容易です。請求書発行システムを導入すれば、取引先から請求書に関する問い合わせを受けた場合でも、システム上で検索するだけで必要なデータを取得でき、迅速に対応できます。

また、データが整理された状態で蓄積されるため、スムーズに確認作業や集計業務を行える点も魅力です。管理のしやすさは、業務の正確性向上にもつながります。

ヒューマンエラーを減らせる

アウトソーシング先となる代行企業やサービスでは、請求書の作成から送付までの業務を自動化しているケースが多くあります。そのため、金額の入力ミスや誤送付といった、社内作業で起こりがちなヒューマンエラーの大幅な軽減が可能です。

ヒューマンエラーによる請求ミスを減らすことで、自社の信頼度を保ち、取引先との信頼関係向上につながるでしょう。

リモートワークでも運用しやすくなる

請求書発行業務をアウトソーシングすると、ペーパーレス化が進み、勤務場所に依存しない業務運用を実現しやすくなります。紙の請求書を扱う必要がなくなるため、在宅勤務やリモートワークにも柔軟に対応できるでしょう。

働き方改革の推進や柔軟な勤務体制の構築にもつながり、従業員のモチベーションや満足度の向上も図れます。

請求書発行業務をアウトソーシングするデメリット

請求書発行業務をアウトソーシングする際は、メリットだけでなく、デメリットも理解しておくことが重要です。

ここでは、請求書発行業務をアウトソーシングするデメリットを解説します。

社内に業務のノウハウが蓄積されない

請求書発行業務を外部に委託するデメリットは、業務プロセスやトラブル対応の経験が社内に蓄積されにくくなることです。業務のノウハウが蓄積されないと、担当者が業務の全体像を把握しづらくなり、内製化に戻す際にスムーズに対応できない可能性があります。

また、アウトソーシングへの依存度が高すぎると、業務改善のアイデアが生まれにくくなる点にも注意が必要です。将来的な内製化や業務フローの見直しなどを視野に入れる場合は、一定の知識共有やマニュアル整備を行うことが重要です。

柔軟に対応できないこともある

アウトソーシング先によっては、イレギュラーな請求や急な変更が生じた場合などに、柔軟に対応できない可能性があります。

多くの請求書発行の代行サービスでは、あらかじめ決められた業務範囲やフローに沿って対応が行われます。「突発的な対応が必要なときに外注先とのやり取りが発生し、かえって工数が増えてしまった」というケースも珍しくありません。

自社特有の運用がある場合は、対応範囲や連携体制を事前に確認しておくことが大切です。

情報漏えいのリスクがある

請求書発行業務では、取引先の情報や契約金額などの重要なデータを扱います。アウトソーシングする場合は、外部とデータを共有する必要があり、十分なセキュリティ対策がなされていない場合は、情報漏えいのリスクが高まります。

そのため、外注先を選ぶ際は、セキュリティ体制や実績、認証取得状況などの事前確認が不可欠です。

請求書発行業務のアウトソーシング先を選ぶポイント

請求書発行業務のアウトソーシングを検討する際には、自社に合う外注・委託先を選ぶことが重要です。

ここでは、請求書発行業務のアウトソーシング先を選ぶ5つのポイントを紹介します。

現行の業務フローと合うか

アウトソーシング先を選ぶ際は、現在の請求書発行業務の流れと無理なく連動・切り替えができるかを確認すべきです。現行フローとかけ離れた運用が必要になると、社内の混乱を招いたり、余計な工数が発生したりする恐れがあります。

アウトソーシングに切り替える際、データ整備や新規のシステム導入などが必要になると、担当者の対応も難しくなる可能性も否定できません。導入までにどのような準備が必要か、スムーズに切り替えができるかを確認しておきましょう。

依頼できる業務範囲が適切か

依頼できる業務範囲は、アウトソーシング先ごとに異なります。そのため、請求書の作成・発行のみに対応しているのか、送付や入金管理、督促対応までを依頼できるのかなどを確認し、自社に合ったサービスを利用することが大切です。

自社が抱えている課題を整理したうえで、その解決につながる業務をカバーしているかを見極めることで、アウトソーシングの活用効果を高められます。

利用中のシステムとの連携ができるか

すでに利用しているシステムがある場合は「連携できるか」という点も重視するのがポイントです。

会計ソフトや販売管理システムと連携できれば、データの二重入力を防ぎ、業務負担や入力ミスのリスクを減らせます。API連携やCSV取込みなど、どのような方法に対応しているかも事前に確認しておくと安心です。

費用対効果が見込めるか

請求書発行業務のアウトソーシング先を検討する際は、費用対効果が見込めるかも確認しておきましょう。アウトソーシングの料金はサービスごとに異なりますが、以下のようなコストがかかるのが一般的です。

• 初期費用
• 月額料金
• 請求書発行数に応じた従量課金
• オプション料金

表面的な価格だけで判断するのではなく、現行の人件費や残業代、ミス対応にかかるコストと比較することが重要です。

また、業務効率化によってどの程度の時間削減が見込まれるのかも考慮し、総合的な費用対効果を確認しましょう。将来的な利用拡大を見据えた料金体系かどうかも把握しておくべきポイントです。

セキュリティ対策は十分か

請求書発行業務では、取引先情報や契約金額、口座情報といった重要なデータを扱うため、セキュリティ対策が欠かせません。アウトソーシング先のデータ暗号化やアクセス権限管理、ログ管理など、具体的な対策内容を確認しておく必要があります。

たとえば、以下の規格や基準を満たしているかどうかという点は、セキュリティ対策の有無を確認するうえで有効なポイントです。

• ISO27001：情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格
• Pマーク：個人情報保護の管理レベルが一定水準を超えることを証明する登録商標
• SOCレポート：内部統制の状況を確認するために使用される報告書

クラウド型サービスを利用する場合は、情報漏えいやハッキングなどのリスクがあるため、アクセス時の認証方式やIP設定などを確かめておくことが重要です。

トラブル発生時の対応体制や責任範囲についても事前に確認し、情報漏えいのリスクを最小限に抑えましょう。

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請求書発行業務には、入力や封入・郵送作業、入金確認、督促対応など、さまざまな工程があります。すべてを手作業で行う場合は、経理担当者の負担やコストの増加、ヒューマンエラーのリスクといった課題が生じます。

しかし、請求書発行業務をアウトソーシングすれば、社内のリソースを最小限に抑えつつ、業務効率化やコスト削減を実現可能です。

アウトソーシングの方法は複数ありますが、開始から運用、将来までの安定した業務効率化を図りたい場合は、請求書発行システムの導入がおすすめです。

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