PayPay支払いの際、領収書の代わりに確定申告で使える書類とは

近年、PayPayをはじめとするキャッシュレス決済は、個人事業主やフリーランスが業務上の経費を支払う際にも、便利に利用されています。 しかし、従来の現金決済とは異なり、キャッシュレス決済は紙の領収書が発行されないケースが一般的です。そのため「PayPayで支払った経費は確定申告で認められるのか」「領収書の代わりに何を保管すれば良いのか」といった疑問をおもち方も多いでしょう。 本記事では、PayPayでの支払いを経費にする際のルールと具体的な手続きを解説します。

1.PayPayでの支払いは確定申告で経費計上可能

PayPayで支払った費用は、事業に関連する支出であると証明できれば、確定申告で経費として計上できます。

税法上、経費計上に必要な証拠書類は、紙の領収書である必要はありません。重要なのは、取引の事実（いつ・どこで・誰に・いくら支払ったか・何を購入したか）を客観的に証明できることです。

キャッシュレス決済サービスでは、アプリ内の取引履歴が証明の役割を果たします。取引履歴を適切に管理・保存する仕組みを整えることが、PayPayを用いた経費精算の基本といえるでしょう。

2.PayPayで領収書は発行されない

PayPayは、紙の領収書を個別の取引ごとに発行していません。PayPayが決済サービスを提供する事業者であり、店舗に代わって領収書を発行する義務がないためです。

PayPayで支払いを行った場合、店舗側からレシートを受け取ることはあっても、宛名入りの正式な領収書は原則として発行されないでしょう。

したがって、経費計上を行う際は、領収書がないことを前提にしなくてはいけません。PayPayアプリの取引履歴や、連携しているクレジットカードの利用明細などを証拠書類として利用できるよう、準備をしておきましょう。

3.PayPayでの支払いで領収書の代わりに利用できるもの

PayPayの支払いにおいて、税務上の証拠書類となるのはアプリ内の「取引履歴」です。

取引履歴には、支払い日時・金額・支払い先（店舗名）・支払い方法などが記録されているため、代替の証拠書類として利用できます。電子帳簿保存法の要件を満たし、取引履歴のデータを適切に保存すれば、紙の領収書を保管する必要はありません。

ただし、例外的に紙の領収書や証明書が必要になるケースがあります。たとえば、税務署に提出する特定の公的な証明書類として紙が必要な場合や、所得税や法人税などの税金の支払いで領収証書が必要なケースです。

紙の証明書が必要な場合は、支払い時に加盟店へ直接依頼してレシートや領収書を発行してもらいましょう。また、PayPayと連携しているクレジットカードの利用明細を利用してもよいでしょう。

電子マネー・キャッシュレス決済の仕訳例、Suica®やPASMO®を利用した経費精算の流れは、以下の記事で解説しています。

関連記事：電子マネー・キャッシュレス決済で領収書はもらえる？不要なケースや仕訳例も解説

関連記事：Suica®やPASMO®を利用した経費精算の流れ！注意点や効率化の方法も解説

4.PayPayでの支払いを確定申告する方法

PayPayの取引を確定申告で利用する際は、申告方法によって準備する書類や手順が異なります。

e-Taxで申告する場合、紙の証拠書類の提出は不要ですが、税務署から問い合わせがあった際に提示できるように、電子データを適切に保存する必要があるでしょう。

本章では、PayPayの取引履歴を確定申告に利用するための具体的な方法について解説します。

年末調整と確定申告の違いについて理解を深めたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：年末調整とは？確定申告との違いや実施期間、必要書類の書き方

4-1.e-Taxの場合

e-Tax（電子申告）を利用する場合、PayPayの取引履歴など証拠書類の原本（紙）を税務署に提出する必要はありません。

ただし、証拠書類は、電子データのまま保存し、税務調査があった際に提示できる状態にしておく必要があります。

PayPayの取引履歴をスクリーンショットで保存したり、PDFで出力したりしたものを、会計ソフトと連携させて適切に保管してください。

電子データの保存は、電子帳簿保存法に則って行う必要があります。取引年月日・取引金額・支払い先の情報が明確に確認できるようにしておくことが、e-Tax申告における重要なポイントです。

4-2.紙での申告の場合

紙で確定申告書を提出する場合、PayPayの取引履歴を証明するために、電子データを印刷して保存する必要があります。

具体的には、PayPayアプリの取引履歴画面やWebサイトの取引明細をPDFで出力し、印刷してください。

紙の申告でも証拠書類の提出は原則求められません。しかし、税務調査に備えて、取引履歴の印刷物に購入した内容を補足したメモなどを添付し、整理しておきましょう。

紙で保存する場合は、取引先・年月日・金額・商品の内容といった、経費の証明に必要な情報が含まれていることを必ず確認してください。パソコンのハードディスクやクラウドにも保存しておくと安心です。

5.PayPayで固定資産税を支払ったときの確定申告

PayPayは、地方税の納付書に記載されたバーコードを読み取ることで、固定資産税などの支払いにも利用できます。

事業用の資産にかかる固定資産税は経費として計上できるため、PayPayで支払った場合でも、適切な証明と仕訳を行うことで経費として認められるでしょう。

固定資産税を経費にするための方法は以下の記事で解説しています。

関連記事：固定資産税は経費にできる！勘定科目や仕訳例・注意点をわかりやすく解説

5-1.支払った証明として取引履歴が活用できる

固定資産税をPayPayで支払った場合も、領収書は原則発行されません。しかし、PayPayアプリの取引履歴には、支払いが完了した日時や金額が記録されています。支払いの証明として活用できるでしょう。

ただし、取引画面の保存だけでは何の税金を支払ったのか不明確です。送付された納付書を併せて保管しておくことで、固定資産税の支払いであることを証明できるでしょう。

5-2.事業に関連する資産だと明確にする

固定資産税を経費として計上する際は、該当する税金が、事務所や店舗などの事業に関する固定資産に対して課されていることを明確にする必要があります。

自宅兼事務所の場合などは、事業で使用している割合（家事按分）に応じて経費計上しなければいけません。固定資産税の納付書に、事業使用の割合をメモするなどして、公私を区別した証明を残しておくことが重要です。

6.PayPay取引における仕訳方法

PayPayを利用した際の会計処理は、現金とは異なり、チャージ時と支払い時の2段階で仕訳が必要となる場合があります。

本章では、PayPay取引に関する仕訳の基本と具体例を解説します。

簿記初心者の方は、以下の記事がおすすめです。

関連記事：簿記における「仕訳」とは？初学者向けに基本ルールとわかりやすい手順を解説

6-1.チャージした場合

銀行口座などからPayPay残高にチャージした場合の仕訳例は以下のとおりです。

借方		貸方
預け金 （または仮払金）	30,000円	普通預金	30,000円

チャージ時点では、まだ経費を支払っていないため、現金を「預け金（または仮払金）」という資産科目に振り替える仕訳を行います。

6-2.PayPay残高で支払いをした場合

チャージ済みのPayPay残高から経費を支払った際は、以下のように仕訳を行います。

借方		貸方
消耗品費	1,000円	預け金 （または仮払金）	1,000円

チャージ時に計上した資産科目の預け金（または仮払金）を減らしたうえで、実際に使用した経費の勘定科目に振り替えましょう。

6-3.クレジットカードと連携をして支払いをした場合

PayPayと連携したクレジットカードで支払いを行った場合、未払金として計上し、後日カードの引き落とし時に未払金を精算する仕訳を行います。

借方		貸方
雑費	500円	未払金	500円

6-4.PayPayポイントを支払いにあてた場合

事業に関連して獲得したPayPayポイントを支払いに利用した場合、ポイント利用分は「雑収入」として計上するのが一般的です。

以下の仕訳例では、購入費用の総額4,000円を消耗品費として計上します。実際にPayPayで支払った金額3,000円と、ポイント利用分1,000円を雑収入として計上し、会計処理を行います。

借方		貸方
消耗品費	4,000円	預け金 （または仮払金）	3,000円
		雑収入	1,000円

法人カードで貯めたポイントの仕訳例については、以下の記事をご参照ください。

関連記事：法人カードで貯めたポイントの適切な会計処理は？仕訳例と経理上の注意点

7.PayPayでの支払いを経費にする場合の注意点

PayPay決済を経費計上する際は、税務調査で否認されないよう、注意が必要です。

7-1.プライベート利用は分ける

プライベート利用の支出と事業利用の支出を明確に分けましょう。公私混同の取引が多数あると、税務調査で不正を疑われるリスクが高まります。

PayPay残高を事業用とプライベート用で分けるか、毎日の取引をチェックして家事按分を徹底するなど、明確なルールを決めておきましょう。

7-2.紙の領収書も保管しておく

PayPayの取引履歴は領収書の代わりになりますが、店舗から紙のレシートや領収書を受け取った場合は、併せて保管しておくと安心です。

紙のレシートには、PayPayの取引履歴だけでは不足しがちな具体的な購入品目が記載されていることが多いため、経費の裏付け資料として有効です。

特に、高額な買い物や税務調査で指摘されやすい項目については、紙の証拠も残しておきましょう。

7-3.支払った税金は経費でないものもある

PayPayでは、所得税や住民税、国民健康保険料など、さまざまな税金や保険料の支払いが可能です。しかし、事業に関連する税金は経費にできますが、所得税・住民税・国民健康保険料といった税金は経費として計上できません。

PayPayで支払ったものがすべて経費になるわけではない点に注意が必要です。

8.まとめ

PayPayでの支払いは、領収書がなくてもアプリ内の取引履歴を適切に保存することで、確定申告の経費として問題なく計上できます。

経費計上を正確に行うためには、e-Taxや紙での申告に対応した証拠書類の保存方法を理解し、チャージ時や支払い時の仕訳ルールを順守することが重要です。特に、プライベートの支出との混同を避けることが、税務調査対策において大切なポイントと言えます。

PayPayの便利さを最大限に活用しつつ、正確な経理処理を行うために、取引履歴の管理体制を見直しましょう。