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領収書をスキャンして電子データ保存するには？方法や要件を詳しく解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-04-01
- この記事の3つのポイント
- 法律で定められた要件を満たせば、紙の領収書をスキャンして電子保存し原本は破棄できる
- 電子帳簿保存法で定められた要件に合致しているスキャナを使用し、適切にスキャン・保管を行う
- 電子帳簿保存法の要件違反や不正行為がある場合、罰則を受ける可能性がある
デジタル化の進展に伴い、企業の経理業務も大きく変化しています。特に注目されているのが、領収書のデータ保存です。2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、領収書の電子化がより身近になりました。
本記事では、領収書をスキャンして電子データとして保存する方法や、法律で定められた要件について詳しく解説します。スキャン保存の注意点や要件違反時の罰則についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
領収書をスキャンして電子データ保存するには？方法や要件を詳しく解説
紙で受け取った領収書はスキャンして電子保存できる
2022年1月の電子帳簿保存法改正により、紙で受け取った領収書の電子保存がより容易になりました。法律で定められた要件を満たせば、紙の領収書をスキャンして電子データとして保存し、原本を破棄することが可能です。
従来のスキャナに限定されず、コピー機や複合機を使用したスキャン、スマートフォンのアプリやデジタルカメラでの撮影が、スキャナ保存の方法として認められています。
ただし、スキャナ保存を行う際は、電子帳簿保存法で定められた要件を遵守することが重要です。要件を満たすことで、スキャンした電子データは原本と同等の法的効力をもつとみなされ、原本の紙の領収書を破棄しても問題ありません。
電子帳簿保存法における領収書の保存方法や注意点について詳しく知りたい方は、関連記事をご参照ください。
領収書のスキャン・保管の仕方
領収書のスキャンの仕方と保管方法について詳しく解説します。
まずスキャナ保存の要件を確認する
領収書のスキャン・保管を適切に行うためには、まず自社のスキャナが電子帳簿保存法で定められた要件に合致しているか確認することが重要です。
電子帳簿保存法において領収書は「重要書類」に分類されています。重要書類として認められるには、以下の表の要件を満たさなくてはなりません。
| 要件 | 内容 |
| 解像度 | 200dpi以上 |
| カラー画像による読み取り | 赤・緑・青各256階調以上 |
| タイムスタンプの付与 | 必要 |
| 検索機能の確保 | 必要 |
| 入力期間 | 制限あり （書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力） |
| スキャン書類と帳簿の相互関連の保持 | 必要 |
| 解像度及び階調情報の保存 | 必要 |
| 大きさ情報の保存 | 必要 |
ヴァージョン管理 （訂正又は削除の事実及び内容の確認） | 必要 |
| 入力者等情報の確認 | 必要 |
| 適正事務処理要件 | 必要 |
| 見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け | 必要 |
| 整然・明瞭出力 | 必要 |
| 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け | 必要 |
| 税務署長の承認 | 必要 |
参考：国税庁「Ⅱ 適用要件【基本的事項】」
スキャンを実行する
スキャナ保存の要件を満たしていることを確認したら、実際に領収書のスキャンを実行します。
スキャンはカラーが推奨されますが、法律上は白黒も認められています。ただし、白黒でスキャンする場合も、200dpi以上の解像度を確保することが必要です。日付、金額、取引内容、発行者の情報などの重要な項目が鮮明に写るように注意しましょう。
サイズが大きく、一度のスキャンで全体を取り込めない領収書は、複数回に分けてスキャンしても構いません。
スキャン後は要件に沿ってデータを保存する
スキャン後は、電子データの真実性・可視性を確保する要件に沿ってデータを保存しましょう。具体的には、タイムスタンプの付与やデータの訂正・削除履歴の保存、検索機能の確保などが必要です。
法人の場合、原則として7年間の保存が求められますが、欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間に延長されます。一方、個人事業主の場合は、原則として5年間または7年間の保存期間が適用されます。
税務署への届け出が必要なケース
以下の場合は、税務署への届け出が必要です。
- 改正後の保存要件を適用したい場合
- 過去にさかのぼって領収書をスキャナ保存したい場合
改正前の帳簿書類に改正後の要件を適用する場合は、所轄の税務署長に「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の取りやめの届出」を提出しましょう。引き続き改正前の要件で保存する場合は、届出が必要ありません。
また、過去の領収書をスキャナ保存する場合も、税務署への届け出が必要です。税務署に届け出後、既存の紙の領収書をスキャンして電子データとして保存をすれば、原本を破棄することができます。
要件違反や不正があったときの罰則
電子帳簿保存法の要件違反や不正行為があった場合、企業や個人事業主は厳しい罰則を受けることがあります。
保存要件や保存期間に違反した場合、青色申告の承認が取り消される恐れがあります。最大65万円の特別控除などの特例が適用されなくなり、さらに推計課税の対象となることもあるため、注意が必要です。
また、会社法の規定により、保存義務違反や不正が認められた場合には100万円以下の罰金が科されることもあります。
さらに、領収書データの改ざんなど、電子データに関連する不正が発覚した場合には、重加算税が課されます。通常の重加算税（追徴税額の35%）に加えて、10%が加重される点に留意しましょう。
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紙の領収書は、スキャンして電子保存することが可能です。
スキャン保存の主な要件には、200dpi以上の解像度、赤・緑・青各256階調以上での読み取り、タイムスタンプの付与、検索機能の確保などがあります。適切な方法でスキャン・保管すれば、原本の紙の領収書を破棄することができます。
万が一要件違反や不正があった場合、青色申告の取り消しなどの厳しい処分を受ける可能性があるため、注意しましょう。
企業は最新の法改正情報を常に把握し、適切な電子保存体制を整えることが求められています。法令遵守と効率的な電子化を両立するためには、電子帳簿保存法対応ソフトの導入がおすすめです。
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