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請求書・封筒の宛名は会社名だけで問題ない？正しい書き方や注意点
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-02-10
- この記事の3つのポイント
- 請求書の宛名は会社名のみでも問題ないが、大企業との取引では個人名まで記載するのが望ましい
- 宛名の正確な記載が、請求書の信頼性担保や誤送付防止、取引先との信頼関係維持につながる
- 宛名は誤字脱字に注意しつつ正式名称で記載し、敬称として「御中」「様」のいずれかを使用する
請求書は、取引内容の詳細を記録した重要な証憑書類です。取引先との信頼関係を維持しつつ取引を円滑に進めるには、請求書の適切な発行が求められます。
本記事では、請求書・封筒の宛名の書き方や注意点などを詳しく紹介します。宛名に関するマナーを理解し、今後の業務にお役立てください。
請求書・封筒の宛名は会社名だけで問題ない？正しい書き方や注意点
請求書の宛名は会社名だけでいい？個人名も必要？
請求書の宛名は、会社名や屋号のみでも税務会計上問題ありません。たとえば個人事業主や部署のない企業に請求書を送付する場合、会社名や屋号を宛名とするケースが多いです。
一方で大企業との取引では、可能な限り個人名まで記載するのが適切です。部署名や担当者名が明確に記されていることにより、取引先での社内処理が円滑に進みやすくなるでしょう。
請求書の宛名を正確に記載する重要性
請求書の宛名が不正確な場合、無効とみなされるケースもあるため注意が必要です。再発行に時間と手間がかかり、双方の業務効率低下や入金遅延を招く恐れもあります。
また宛名の不備が原因で、請求書の誤送付が発生する可能性も否定できません。請求書を取引先の担当者へ確実かつスムーズに届けるために、宛名は正確に記載しましょう。
請求書の宛名の書き方
請求書に宛名を書く際は、適切な敬称の使用が求められます。取引先の担当者が決まっておらず、会社または部署宛てに送付する場合は「御中」を使用してください。「会社名（部署名）御中」と、組織名の末尾に敬称を記載しましょう。
組織に属する特定の個人に送付する場合は、担当者名の後に「様」をつけて「組織名 担当者名 様」と記載します。
請求書の宛先が個人事業主の場合は、相手が屋号を使用しているか否かで敬称を使い分けましょう。屋号がある場合は「屋号 御中」、屋号がない場合や個人宛ての場合は「（屋号）担当者名 様」と記載してください。
なお、敬称は併用しないのがマナーです。組織宛ての場合は「御中」、担当者名まで記載する場合は「様」と、いずれか一方を使用してください。
請求書を入れる封筒の宛名の書き方
請求書を入れる封筒には、郵便番号・住所とともに請求書と同じ宛名を記載します。住所より一文字分下げた位置から書き始め、敬称は末尾から一文字分空けて記載すればバランス良くまとまるでしょう。
また内容物を判別しやすいように、封筒の表面に赤字で「請求書在中」と明記すると親切です。あらかじめ印字された封筒や、スタンプを使用しても問題ありません。
請求書を入れる封筒の書き方について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
請求書や封筒に宛名を記載する際の注意点
請求書や封筒に記載する宛名は、取引先に与える印象を左右し得る重要なポイントです。宛名を記載する際の注意点を理解したうえで実務に役立て、取引先と良好な信頼関係を築きましょう。
宛名を省略せずに正式名称で記載する
請求書や封筒の宛名は、省略せず正式名称で記載するのがマナーです。企業名は登記上の正式名称、個人名はフルネームで記載してください。
たとえば「（株）」などの略称は使用せず、前株・後株を確認のうえで「株式会社」と表記します。宛先が不明瞭な場合は取引先へ事前に確認し、誤字脱字を未然に防ぎましょう。
「殿」は基本的に使用しない
「殿」は目上の人が目下の人に使用する敬称のため、請求書の宛名には原則として使用しません。また、複数の個人に対して使用する「各位」も、請求書の宛名には不向きです。
いずれの場合も、個人宛ての場合は「様」を使用します。複数人の場合は一人ひとりの氏名を記載して、それぞれに「様」をつけましょう。
請求書の宛名が支払者と違う場合はどうなる？
「会社の経費を代表者が個人で精算した」「取引先が経費の支払いを立て替えた」など、請求書の宛名が支払者と異なる場合は仕入税額控除を受けられません。
この場合、経費を立て替えた相手から適格請求書（インボイス）の写しと立替金精算書を受け取り、自社で一定期間保存しましょう。立替金精算書により一連の経費は自社のものであることを明確にでき、仕入税額控除の保存要件も満たせます。
ただし、立替件数や立替相手が多いなどの理由で適格請求書の写しを受領できない場合は、立替金精算書のみでも問題ありません。支払者に適格請求書原本の保存を依頼したうえで、仕入税額控除を行いましょう。
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税務会計上、請求書の宛名は会社名のみで問題ありません。個人事業主や部署のない企業に請求書を送付する場合は、会社名や屋号を宛名とするケースが多く見られます。一方で大企業との取引では、可能な限り部署名や担当者名まで記載するのが適切です。
請求書の宛名を正確に記載する主な目的は、書類の信頼性担保と誤送付防止です。宛名に不備があると取引先の信頼を欠く可能性もあるため、誤字脱字に注意しつつ正式名称で正しく記載しましょう。
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