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請求書を手渡しするときは封筒に入れるべき？手渡し用の封筒の書き方や渡し方のポイント

記事公開日： 2024-07-25
最終更新日：2024-12-12

この記事の3つのポイント
請求書には金額や取引内容などが記載されているので、手渡しする場合は封筒に入れるのがビジネスマナー
請求書は折り畳んで封筒に入れてもマナー的に問題ではない
封筒の色にルールはないが、一般的には白あるいは薄い青色の封筒が用いられることが多い

近年、デジタル化が進み、請求書はPDFなどのデータで送付するケースがほとんどです。しかし、企業や取引先によっては手渡しする場合もあるでしょう。請求書を手渡しする際、封筒に入れるべきか悩む人も多いかもしれません。

本記事では、請求書を手渡しする際のマナーや封筒の書き方などを解説します。

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請求書を手渡しする場合、封筒に入れるべき？

請求書などの書類はPDFなどのデータとして送付するケースが多いでしょう。しかし、企業によっては手渡しする場合もあります。請求書を手渡しする場合、そのまま渡すのではなく封筒に入れて渡すことがマナーです。請求書には金額や取引内容などが記載されているため、他人に見られないようにする、より礼儀正しい印象を与えるという目的があります。

請求書の封筒に手書きで文字を書いても良い？

結論からいうと、請求書の封筒に記載する文字は手書きでも問題ありません。企業によってはすでに印字されている封筒を使うところもあるかもしれません。ただし、印刷でなければいけない、手書きでなければいけないというようなルールはないため、自社のやり方に合わせればよいでしょう。

手渡しする場合の請求書の封筒の書き方

請求書を手渡しする場合の封筒には、基本的に「請求書在中」と書いてあれば問題ありません。手渡しするのなら、住所や氏名、会社名などを記載する必要はないため、「請求書在中」とだけ記載して渡しましょう。手渡しではなく郵送で送る場合、住所や会社名、担当者名などを記載するのが基本です。

請求書を封筒に入れて手渡しする際のポイント

請求書を封筒に入れて手渡しする際には、ポイントを押さえましょう。ここでは、手渡しする際のポイントを解説します。

請求書は折って入れても問題ない

請求書は折って封筒に入れても問題ありません。折り目がつくのはよくないのではと思う人もいるかもしれませんが、特にマナー違反ではないため折って入れてもよいでしょう。基本的に請求書はA4サイズです。長形3号の小さめの封筒を使用する場合は、三つ折りにして入れますが、三つ折りでの手渡しや郵送は一般的でマナー違反ではありません。

請求書の表側を封筒の裏面にくるように入れる

請求書の向きは可能なら意識しましょう。基本的には表側が封筒の裏側に来るように入れます。三つ折りの場合には、請求書の上部が封筒の裏側に近い位置に来るように意識して入れましょう。一般的に封筒を開ける際には裏返して開けるケースが多いため、裏側に表面が来ることで開けたときすぐに内容を把握できます。

手渡しの場合は切手・送付状は不要

手渡しの場合には、切手を貼り付ける必要はありません。切手は郵送するための代金のため、手渡しの場合には不要です。また、送付状を一緒に入れる必要もありません。請求書や見積書といった書類を送付する際には、送付状を同封することがマナーです。しかし、手渡しの際は直接挨拶できるため、基本的に送付状は同封せず渡しましょう。

請求書を入れる封筒は白・茶どちらでも問題ない

また、封筒の色についても明確なルールは存在しませんが、一般的に請求書を送付する際には、白あるいは薄い青色の封筒が用いられることが多いです。これも『請求書在中』という記載同様に取引先が請求書の封筒であると言うことを一目で判別可能とするためと言われています。

請求書を手渡ししたあとメールをしておくと良い

請求書を手渡ししたあと、メールをしておくとよいでしょう。手渡しだと請求書が経理担当者に届かなかったり、請求処理を忘れられたりするリスクがあります。このようなリスクを軽減するため、手渡ししたあとにもメールでリマインドしておく、内容物を確認するメールを送るなどすると安心です。

できるだけ早めに手渡しする

請求書はできるだけ早めに手渡しすることがポイントです。大企業では、請求書や見積書の締め切り日が厳密に定められているケースが多いです。担当者に迷惑がかかったり、入金遅れが発生したりする可能性もあるため、請求書は早めに手渡ししましょう。また、訪問する際は一報入れておくこともマナーです。

まとめ

請求書を手渡しする際には、封筒に入れて渡すのがマナーです。封筒には「請求書在中」と書きますが、手書きでも印刷でも問題ありません。請求書は折って入れても構いませんが、内容を確認しやすくするために請求書の表側が封筒の裏面に来るようにすると親切です。また、請求書を手渡した後はメールでリマインドすることや早めに手渡すことも意識しましょう。

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