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大企業に最適な経費精算システムの選び方・導入費用の目安
- 記事公開日：
- 最終更新日：2026-10-07
- この記事の3つのポイント
- 大企業は、承認手続きの長期化や不正リスクを考慮したシステム導入が必要
- 経費精算システムの導入を検討する際は、自社の課題解消に必要な機能を備えたものを選ぶとよい
- 従業員500名規模の大企業向けクラウド型経費精算システムは、月額20万円〜50万円が目安
多くの従業員や取引先を抱える大企業では、経費精算に関する課題が生じやすい傾向があります。複雑な承認フローで手続きが長期化したり、経費の水増し申請や架空経費の計上といった不正リスクが発生したりなど、課題はさまざまです。
経費精算システムは業務効率化に有効ですが、それぞれ特徴が異なるため、自社の課題を解消するのに必要なシステムを選ぶことが大切です。
本記事では、大企業に最適な経費精算システムの選び方を詳しく解説します。大企業向け経費精算システムの費用目安も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
大企業に最適な経費精算システムの選び方・導入費用の目安
大企業における経費精算の課題とシステムの必要性
大企業における経費精算業務の代表的な課題として、以下の2点が挙げられます。
- 従業員数や拠点数が多いことによる承認手続きの長期化
- 不十分な組織体制や経費精算フローが原因で起こる不正リスク
大企業は組織の規模が大きいため、承認手続きに多くのプロセスを要します。全国各地に支社や支店を構える大企業の場合は、本社と各拠点のやり取りに時間がかかり長期化するケースも少なくありません。
経費精算書の不備によって差し戻しが頻発すれば、申請者や経理担当者のモチベーションが低下し、業務効率の悪化につながる恐れもあるでしょう。
また、経費精算は企業の財務にも関係する業務です。不十分な経費精算フローや組織体制によって経理・会計処理の正確性が低下すると、財務報告に誤りが生じて株主や投資家の信頼を失いかねません。
特に、多くの従業員や取引先が関与する大企業では、資金の不正流用や虚偽の経費計上が起こるリスクが高まりやすいため注意が必要です。
こうした課題を解決するために、大企業にはデータの整合性や信頼性を保ちつつ、社内全体の経理を一元管理できる経費精算システムの導入が求められます。不正のない健全な企業体質を実現するためには、内部統制しやすいシステムを選ぶことも重要です。
経費精算における一般的な課題について理解を深めたい方は、以下の記事もぜひ参考にしてください。
大企業に最適な経費精算システムの選び方
大企業向けの経費精算システムは数多く存在しており、それぞれ特徴や強みが異なります。本章では最適な経費精算システムを選ぶための、5つのポイントを紹介します。
自社に必要な業務を効率化できる機能があるか
大企業が経費精算システムを選ぶ際は、以下のような「自社に必要な機能が備わっているか」という点を確認するのが重要です。
機能 | 概要 |
|---|---|
領収書のOCR読み取り | スマホ等で撮影した領収書やレシートを自動でデータ化できる |
クレジットカード連携 | 法人カードの利用明細をシステムへ自動的に取り込める |
交通系ICカード連携 | 交通系ICカードの利用履歴を端末を経由して直接取り込める |
他システムとの連携 | 既存システム（会計ソフト・基幹システムなど）のデータとの紐づけができる |
内部統制・監査対応 | ・社内規定や設定したルール違反をチェックし、違反時のアラートや監査ログ記録などを自動化できる ・電子帳簿保存法・インボイス制度への対応ができる |
領収書の記載内容を手入力する際に起こる入力ミスを課題と捉えている場合は、OCR（文字認識）による領収書の自動読み取り機能が搭載されたシステムが適しています。
各端末やスマートフォンアプリから領収書データを取り込めるシステムであれば、申請者が出張で長期不在の場合も円滑に業務を行えるでしょう。
2024年1月以降、クレジットカード明細や電子領収書といった電子取引データは原則として電子保存が義務付けられているほか、スキャナ保存には複数の要件があります。電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、保存要件を満たせます。
また、クレジットカードや交通系ICカードなどと連携して、自動的に利用履歴を反映できる機能が付帯されたシステムも少なくありません。
利用履歴の確認や経費精算書の入力にかかる手間を省けるほか、水増し請求などの不正防止につながります。連携した電子データを電子帳簿保存法における保存要件に沿って管理できるシステムであれば、制度対応と効率化の両立も実現しやすくなります。
さらに、他のシステムと連携できるものであれば、業務のさらなる効率化が期待できるでしょう。たとえば、既存の会計ソフトと連携できれば、経費データの仕訳を自動化し、手入力による手間やミスを削減できます。
適格請求書発行事業者の登録番号の確認や、適格・非適格の区分経理に対応したシステムを選ぶことで、インボイス制度下での仕入税額控除の処理も進めやすくなります。
大企業が導入システムを検討する際は、経費精算に関する自社の課題を明確にし、解決につながる機能を搭載した経費精算システムを選択することが大切です。
参考：国税庁「電子帳簿保存法特設サイト（一問一答・電子取引データの保存方法）」
参考：国税庁「インボイス制度 特設サイト」
経費精算規定や承認ルートを細かく設定できるか
従業員が多い大企業では、経費精算に関する規定や承認ルートが複雑化しやすい傾向があります。また、規定違反に該当する不正やルールの理解が曖昧なことによるミスの頻発なども、大企業に多い課題です。
地域ごとの交通費や役職の違いによる出張費用の上限など、自社の規定に合わせて柔軟かつ細かな設定ができる経費精算システムを選択しましょう。
申請金額に応じて異なる承認プロセスを設定できる機能が備わったシステムであれば、内部統制と業務効率化を両立させることも可能です。
外出や出張、テレワークに対応しているか
外出や出張、テレワークが多い企業に向けた、社外からでも手軽に利用できるクラウド型の経費精算システムもあります。クラウド型であればスマートフォンからの申請・承認も可能となり、経費精算のために出社する手間を省けます。
商談前の待ち時間や移動中など、隙間時間を経費精算に利用することによって業務の効率化も期待できるでしょう。
自社の運用に合わせて経費項目をカスタマイズできるか
交通費や出張費用、備品費用など、経費の種類・項目は多岐にわたります。発生する経費の種類は企業ごとに大きく異なることから、自社の利用状況に合わせて経費の項目をカスタマイズできる経費精算システムを導入するのがおすすめです。
たとえば、システム上で予約した航空券や宿泊施設の記録を使って精算業務ができる「出張管理機能」を搭載したシステムであれば、業務効率化だけでなく不正防止にもつながるでしょう。
自社における経費の利用範囲をあらかじめ把握し、理想のカスタマイズができる最適な経費精算システムを検討してください。
セキュリティ対策は万全か
経費精算システムは、社員の個人情報および企業の財務状況を一括で管理するシステムです。事業規模が大きくなるほどセキュリティ対策が重要視される傾向があり、機密情報が漏えいしないような対策が施されたシステムを選択することが欠かせません。
経費精算システムのセキュリティ対策に関しては、以下の2点を確認しましょう。
- セキュリティ認証の取得状況
- SOCレポート
提供事業者が「ISMS認証」や「プライバシーマーク（Pマーク）」を取得している場合、対象のサービスやシステムが適用範囲に含まれていれば安全性の高さが期待できます。
ISMS認証とは、ISO27001と呼ばれる国際規格に基づいて情報資産を保護する仕組みが認定されている証です。プライバシーマークはJIS Q 15001に基づき、個人情報を適切に取り扱う体制を整備している事業者に付与されます。
いずれも情報資産の取扱いに関して第三者機関が審査を行い、規格や基準を満たしたと認められた証です。
ISMSの維持審査は毎年、更新審査は3年ごとに必要です。また、プライバシーマークにおいても、2年ごとの更新審査が必要なため、一定の管理体制が整備されているといえるでしょう。
SOCレポートは、外部委託サービスを提供する組織の内部統制を、独立した監査人が評価および報告するものです。SOCレポートには財務報告に係る内部統制を対象とする「SOC1」、セキュリティなどを評価する「SOC2」があります。
特に、セキュリティに対応した種類のレポートが提供されているかを確認するのがポイントです。
セキュリティ上のリスクヘッジについて社内でも周知を行いつつ、セキュリティ対策が十分に講じられているシステムを導入しましょう。
システムの選定ポイントを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
大企業向けの経費精算システムの導入費用の目安
従業員数500名の大企業で、クラウド型の経費精算システムを導入した場合にかかる費用の目安は以下のとおりです。
- 初期費用：無料～数十万円
- 月額費用：20万円～50万円
※掲載している情報は、当社が独自調査したものとなります。相場や目安は変更になる可能性があるのでご注意ください。
経費精算システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つのタイプがあります。近年は、時間や場所を問わず利用できるクラウド型が主流です。
クラウド型は、設定費用や契約費用として数十万円の初期費用がかかる場合もありますが、無料で導入できるシステムも多く見られます。
クラウド型の主な料金形態は「月額固定費用型」と「月額従量課金型」の2種類です。月額固定費用型は、運用する従業員数（ユーザー数）に合わせて設定された定額料金を支払います。一方、月額従量課金型は設定された1ユーザーあたりの月額料金を利用人数に応じて支払う仕組みです。
機能やオプションが充実したシステムほど高額になる傾向がありますが、シンプルなものであれば1ユーザーあたりの月額料金は400円程度です。細かな設定が可能でさまざまな機能が搭載されたシステムの場合、月額料金は1,000円以上が相場といえます。
経費精算システムの導入による費用対効果を見極め、自社が必要とする機能やオプションを備えたものを採用しましょう。場合によっては導入時に別途オプション費用がかかることも考慮しつつ、長期的視点で慎重に検討してください。
経費精算システムの費用について、以下の記事で詳しく解説しています。
大企業には拡張性と連携性に優れた経費精算システムがおすすめ
経費精算に関する悩みを抱える大企業には、拡張性と連携性に優れた経費精算システムがおすすめです。社内全体のデータをシステム上で一元管理しつつ正確な経理・会計処理の統制ができるシステムを導入すれば、データの整合性を保ちつつ、経費処理上のミスも軽減できます。
企業規模が大きいほど承認フローが複雑になり、最終的な承認までに時間を要するケースも少なくありません。虚偽の経費計上や資金の不正流用などのリスク対策も求められます。
さらに、経費精算書のミスの見落としや、不正の発生などにより財務報告の誤りが生じると、ステークホルダーの信頼を損なうことにつながりかねません。
経費精算システムでミスや不正を防ぎ、財務報告の正確性や透明性を高められれば、結果的に企業の健全な成長と社会的信頼の構築にもつながります。
まずは自社の経費精算における課題を整理し、解決につながる機能やオプションが付帯されたものを選びましょう。社員の個人情報や企業の財務状況を漏えいさせないために、セキュリティ対策について確認することも大切です。
大企業の経費精算の課題なら「バクラク経費精算」にお任せください
大企業が従業員の負担を軽減しつつ、財務の正確性や透明性を保つためには、経費精算システムの活用が有効です。
大量の申請処理や複雑な承認フローを簡略化・自動化し、膨大なバックオフィス業務の効率化を図れます。セキュリティ対策や監査対応も備わったシステムであれば、内部統制の強化も同時に実現できるでしょう。
近年はオンプレミス型・クラウド型を問わず多くの経費精算システムが展開されていますが、それぞれ特徴や機能、料金などが異なります。システム導入の目的を達成するためには、自社の課題に応じて選ぶことが大切です。
「バクラク経費精算」は、経費の申請から処理までを一元管理できる経費精算システムです。データの整合性を保ちやすく、経理処理上のミスが起こるリスク低減が期待できます。
権限や経費項目などカスタマイズの自由度も高いため、必要に応じた設定を行うことで適切な職務分離を実現できるという点で内部統制にも役立ちます。大企業で経費精算システムの効率化を図りたい方は、バクラク経費精算をぜひご検討ください。