請求書のデータ化を効率的に！AI-OCRの仕組みや活用ポイントを解説

請求業務は手間と時間がかかる業務の一つですが、AI-OCRによる請求書のデータ化を行うことで効率化を図れます。 本記事では、AI-OCRの仕組みや導入のメリット・デメリット、請求書のデータ化を行う手順などを詳しく解説します。請求書発行業務を効率化し、経理担当者の負担を減らしたい方は、本記事を参考にしてください。

1.請求書を読み取りデータ化する方法

請求書を読み取ってデータ化する方法は複数あり、それぞれ特徴が異なります。本章では、代表的な3つの方法について詳しく見ていきましょう。

1-1.AI-OCRによるデータ化

AI-OCRとは、従来のデータ化の方法であるOCR（光学文字認識）に、AI（人工知能）によるディープラーニング（深層学習）を組み合わせた技術です。

請求書は、企業ごとにフォーマットが異なります。OCRはフォーマット以外の書類を読み取るのが困難ですが、AI-OCRはAIのディープラーニングが組み合わさっていることから、基本的にどのようなフォーマットでも認識できます。

AI-OCRを利用することで、請求書のデータ化をスムーズに進められるでしょう。

1-2.自社でスキャンしてデータ化

AI-OCRの導入はコストがかかることから、請求書を自社でスキャンし、データ化している企業も少なくありません。スキャンしたデータを送信したり、自社で運用したりと、具体的な方法はさまざまです。

ただし、データの取り込み作業には手間と時間がかかります。業務効率の向上を実現したい場合は、AI-OCRによるデータ化を検討しましょう。

1-3.取引先と同じシステムを使ってデータ化

取引先と同じシステムを使用し、請求書のデータ化に対応するのも一つの方法です。請求書のデータ化が可能なシステムを指定し、取引先に直接入力してもらいます。

同じシステムを使用することで、手間をかけずデータ化を実現できます。また、システムの活用によって、請求業務以外の効率化も期待できるでしょう。

2.AI-OCRで請求書をデータ化する手順

AI-OCRによる請求書のデータ化は、以下の3ステップで行います。

• 請求書の取り込み
• 文字の識別
• データ化

それぞれの作業内容を順に解説しますので、AI-OCRの利用を検討中の方は事前に理解しておきましょう。

2-1.1.請求書の取り込み

紙の請求書をスキャナやスマートフォンのカメラで読み取り、JPEGやPNG、TIFFなどの画像データとして取り込みます。文字がぼやけていたり影が入っていたりすると、識別の精度が低下するため、鮮明な画像を用意することが重要です。

PDF形式の請求書は、そのままシステムにアップロードして問題ありません。

2-2.2.文字の識別

読み取った画像データの文字や数字を、AIを使用して識別します。

AI-OCRの特長は、手書きやレイアウトの崩れに対応しやすい点です。たとえば、従来のOCRでは「ソ」と「ン」などの字形が似た手書きの文字において、誤認識が発生していました。しかし、AI-OCRはAIによる学習機能が備わっているため、高精度の識別が可能です。

2-3.3.データ化

識別した文字や数字を、WordやExcelなどのファイルや画像としてデータ化します。データ化される基本的な項目は、以下のとおりです。

• 発行者名
• 請求日
• 支払期限
• 支払先口座
• 請求金額
• 税区分ごとの金額の内訳

読み取り漏れや誤認識があった場合は修正が必要ですが、AIが修正結果を都度学習するため、読み取り精度の向上につながります。

作成したデータは経費精算システムや会計ソフトに取り込める形式に整えられており、経理業務の効率化が期待できるでしょう。

3.請求書のデータ化にAI-OCRを導入するメリット

請求書のデータ化にAI-OCRを導入すると、これまで手作業で行っていた業務の一部を自動化できます。AI-OCRの導入によってどのような変化がもたらされるか、4つのメリットについて解説します。

3-1.請求書の確認業務を削減できる

AI-OCRを導入した場合、請求書の開封や振り分け作業は不要です。データ化された請求書の内容をスムーズに確認でき、振込手続きを即時に完了できます。

請求書の内容を手間なく把握できるため、請求業務の多くを削減可能です。対応すべき業務が減ることで、ほかの業務にリソースを割ける点は大きなメリットといえるでしょう。

3-2.人的ミスを防止できる

請求業務は入力や計算などの手作業を必要とすることから、人的ミスが発生するケースも珍しくありません。入力ミスや金額の確認ミスが起きると、取引先との信用問題に関わる可能性があります。

データ化にAI-OCRを導入すると、一部の業務を自動化できるため、人的ミスの大幅な削減が期待できます。支払い忘れを防ぐアラート機能などが搭載されたサービスもあり、活用することで、さらなるミスの削減につながるでしょう。

3-3.電子帳簿保存法に則ればデータを原本扱いできる

電子帳簿保存法は、税務に関係する帳簿書類の電子データによる保存を認める法律です。

請求書をデータ化する際は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。

保存要件を満たした上で請求書をスキャナ保存すれば、データを原本として取り扱い可能です。保管場所の確保やファイリングの手間を減らせるため、コスト削減効果が期待できます。

電子帳簿保存法の概要や、請求書をPDF化する方法・注意点について理解を深めたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

関連記事：請求書をPDFで送付・原本保存は法的に有効？PDF化の方法や注意点などを解説

3-4.テレワークを推進できる

AI-OCRを利用できるサービスの多くはクラウド型で、インターネット環境があればいつでもアクセス可能です。経理部や人事部などのバックオフィス業務をテレワークに移行しやすいため、働き方改革を検討中の企業に適した選択肢といえます。

請求書の郵送代行に対応したサービスを利用すれば、郵送作業のためにオフィスへ出社する必要もないでしょう。

4.請求書のデータ化にAI-OCRを導入するデメリットと注意点

AI-OCRによる請求書のデータ化には多くのメリットがありますが、デメリットもあるため注意が必要です。

本章では、4つのデメリットを紹介します。AI-OCRの導入で後悔しないために、メリットとデメリットの両方を理解した上で検討しましょう。

4-1.目視による確認が必要となる

AI-OCRは高精度の識別が可能ですが、読み取った内容が必ずしも正しいとは限りません。読み取り漏れや誤認識の可能性を考慮して、データ化された内容は目視で確認する必要があります。

オペレーターによる二重チェック機能が搭載されたサービスもあるため、目視による確認の手間と時間を省きたい方は、チェック機能が充実したサービスを選びましょう。

4-2.データ化に要する時間が異なる

請求書のデータ化に要する時間は、サービスごとに異なります。数分でデータ化が完了するサービスもあれば、1〜3営業日を要するものもあります。

無料トライアルを利用できる場合は事前に試して、データ化に要する時間を確認するのが望ましいでしょう。

4-3.コストがかかる

請求書のデータ化が可能なサービスを導入する際、初期費用が発生するケースは珍しくありません。サービスを利用する上で、月額料金が発生する点にも注意が必要です。

料金形態はサービスごとに異なることを踏まえて、予算に合ったものを導入することが重要です。無料で利用できるサービスもありますが、使える機能が限られているケースが多いため注意しましょう。

5.AI-OCRで請求書をデータ化するなら「バクラク請求書受取」がおすすめ

請求書を読み取ってデータ化すると、業務効率化やテレワークの推進を実現できます。データ化の方法は、AI-OCRを利用するほか、自社でスキャンをする、取引先と同じシステムを使用するなどさまざまです。

AI-OCRによるデータ化を検討中の場合は、メリットとデメリットの両方を理解した上で導入を進めましょう。

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