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請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-05-14
- この記事の3つのポイント
- 請求書発行システムは、請求書作成から送付、保管までをまとめて管理できるシステム
- 請求書発行システムの主な機能は、作成・発送代行・保管・入金管理・進捗管理がある
- 請求書発行システムを導入すると業務効率化や人的ミスの防止、法律に沿った運用などがかなう
請求書発行システムは、請求書を作成するだけのシステムではありません。送付や入金管理、進捗状況の管理までできる優秀なツールです。
本記事では、請求書発行システムの主な機能やメリット、導入時の注意点、選び方を解説します。
請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介
そもそも請求書発行システムとは？
請求書発行システムとは、請求書作成や送付、保管といった関連業務を一括で管理できるシステムのことです。
請求書発行システムを導入すると、業務効率化が期待できます。多くのシステムがオンラインで完結させられるタイプのため、請求書の封入や郵送といったアナログ業務からの脱却も実現できるでしょう。
また、請求書だけでなく見積書や納品書といった他の帳票類の作成・発行に対応しているシステムもあります。
請求書発行システムの必要性
請求書発行システムの導入が勧められる背景として、人的ミスの抑制や業務効率化の推進、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法律への対応が考えられます。
請求書の作成をExcelで行っている企業も多く、作成時には入力漏れや計算ミス、送付時には送り先を間違えるなどの人的ミスが起こりやすいのが問題でした。
しかし、請求書発行システムを使えば、オンライン上で作成や確認、送付が可能なため、人的ミスの発生を防げ、業務のスリム化も図れます。また、インボイス制度や電子帳簿保存法に沿った請求書の発行・送付・保管に対応しようと、システムを導入する企業も増えている状況です。
電子帳簿保存法や業務効率を上げる方法については、以下の記事で詳細を解説しています。
請求書発行システムの主な機能
請求書発行システムの多くが、以下6つの機能を備えています。
作成
作成機能は、事前にシステムへ登録しておいた取引先情報や取引情報、送付元情報などを使って、請求書を素早く作成できる機能です。
入力する項目も数量や金額など一部分だけのため、従来の作成業務より早く作成できます。請求書のテンプレートもシステムに搭載されたものから選ぶことができ、誰でも簡単に操作を進められる点が魅力です。
また、企業オリジナルのフォーマットがある際も、データをシステムに取り込めばシステム上でそのまま作成できます。他にも、すでに使っている会計ソフトなどと連携できるため、取引データの照合業務も大幅に時短できるでしょう。
発送代行
請求書を作成したあとに、発送を代行してくれる機能もあります。
メールの場合は、送信時間や定型文の設定が可能です。事前に登録した取引先へ予約した時間に自動で送付してくれるため、担当者の業務負担も軽減できます。また、メールのセキュリティを強化できるよう、パスワード設定が可能なシステムもあります。
郵送の場合は、請求書の印刷と封入、取引先への郵送代行が可能です。
保管
作成・送付した請求書データを電子化し、自動で保管できる機能をもつシステムも多くあります。
保管されたデータは、取引先別や取引状況別などで検索もかけられるため、管理業務にかかる時間も大幅に短縮できるでしょう。また、電子帳簿保存法に則った保管が可能で、7年間の保管義務期間中も安心してデータを守れます。
入金管理
会計ソフトや金融機関との連携によって、請求後の消込を自動でできるシステムもあります。
できるだけ業務効率化を図りたい場合は、一部自動化できる機能を選ぶのがおすすめです。たとえば入金名義が一致しないときは、一度手動での作業にすることで機械学習し、その後は自動で対応してくれるタイプがあります。
また、期日までに入金がない取引先へ催促してくれる機能もあるため、入金管理にかかる担当者の負担も軽減できるでしょう。
進捗管理
進捗管理機能では、請求書の開封状況を確認できます。
送付した請求書が開封されているかどうかをシステム上で確認できるだけでなく、未開封の場合は送信先へ確認依頼も送れるため、処理ミスの発生も防げるでしょう。
他のシステムとのデータ連携
請求書発行システムの中には、他のシステムとのデータ連携機能を備えているものがあります。
Excelや自社で導入している会計システム、販売管理システムなどから金額や取引情報を直接取り込むことが可能です。各システムでデータを手動で入力し直す必要がなく、入力ミスが起こりにくくなります。
結果として、業務効率化と正確性の向上につながるでしょう。
請求書発行システムの種類
請求書発行システムには、クラウド型、オンプレミス型、パッケージ型の3種類があります。
クラウド型
クラウド型は、オンラインですべてを完結させられるシステムです。
主なメリットは、インターネット環境さえあれば場所を問わず請求書の作成や管理ができることです。担当者が社内にいなくても対応でき、テレワークなどの場面でも便利でしょう。
また、初期費用やメンテナンス費用も安価に抑えられるシステムも多く、導入のハードルも低めです。
ただし、システム・セキュリティアップデートはサービス提供側で行われるので、自社でセキュリティ面を強化するなどの対応は難しいといえます。
また、月額料金の支払いが必要となるため、長期的にはコスト面での検討も重要です。
オンプレミス型
オンプレミス型は、社内のサーバーにシステムを構築する形態です。
このタイプの主なメリットは、状況に応じて柔軟にカスタマイズでき、必要な機能も自在に取り入れられることです。セキュリティ面でも、データを自社で管理できるため、機密性の高い情報を扱う企業に適しています。
一方で、注意すべき点もあります。初期費用が高額になる傾向があり、専門知識をもつIT担当者が必要なため、運用コストも高くなりがちです。また、システムの更新やメンテナンス、法改正への対応も自社で行わなければなりません。
パッケージ型
パッケージ型は、販売されているシステムを購入し、自社のサーバーにインストールして利用するタイプです。
自社に必要な機能だけを選んで導入できるため、導入コストが抑えられるのがメリットです。また、一度購入すれば無制限に使用できます。
ただし、カスタマイズ性が低かったり、複数人での同時作業が難しかったりと制約もあります。データ更新に対応していないケースもあるので注意が必要です。
さらに法令改正やバージョンアップがあった際には、最新版の購入が必要になる場合もあるため、検討の際に確認しましょう。
請求書発行システムの導入で得られるメリット
請求書発行システムを導入すると、以下のように複数のメリットが得られます。
業務効率化・情報の一元化が期待できる
請求書発行システムを使うと、請求書の作成や送付、保管、消込といった関連業務の多くを自動化できます。請求書業務を自動化できれば、それぞれの業務にかかっていた時間も大幅に短縮でき、紙での印刷・保管といったアナログ管理状況からも移行できるでしょう。
また、クラウド型であればオンライン上で業務を管理・遂行できるため、担当者間での情報共有もスピード感をもって行えます。
請求漏れなどの人的ミスを防げる
人的ミスを防げる点も、請求書発行システムの大きな魅力です。
たとえば、取引先データの管理が可能なため、誤送付を防止できます。また、郵送の場合も印刷から封入までの作業を代行してくれるため、誤請求の発生も防げるでしょう。
開封管理機能や入金管理機能をもつシステムなら、入金照合のミスや未入金時の消込ミスも抑制できます。
クラウド型であればリモートワークがしやすくなる
クラウド型の請求書発行システムであれば、オンライン上でどこからでも業務ができるため、リモートワークを推進しやすい点もメリットです。
たとえば、自宅や出張先からでも請求書の確認や発行、送付ができれば、社内に担当者が不在でもすぐに対応できるでしょう。また、クラウド上で進捗状況も見えるため、別々の場所にいる担当者が情報共有しながら業務を進められる点も魅力です。
請求書発行システムを導入する際の注意点
請求書の送付方法を紙から電子データに切り替える際は、自社だけがシステムを導入すれば完了というわけではありません。
取引先にも同様に請求書発行システムを導入してもらうのか、従来通り紙で運用するのかを、先方と相談しながら決めていく必要があります。
引き続き紙のままで運用したい取引先がいる場合は、自社もそれに合わせた送付方法にしなくてはなりません。そのため、各取引先に同意をもらう作業が発生することも考慮しながら、導入を進めましょう。
請求書発行システムの選び方
請求書発行システムの選び方を4つ紹介します。
業務フローに対応できる機能があるか
自社の状況や独自の業務フローに対応できるシステムを選ぶことが大切です。
まずは、現在の業務フローを確認し、自社に必要な機能は何か、どの範囲までを自動化したいのかを明確にしましょう。たとえば、郵送による請求書送付をシステムで代行したい場合は、既存の発送フローを変更し、発送代行機能を利用するフローへ再構築する必要があります。
また、請求書発行時に上長の承認が必要となっているのであれば、承認フローも効率化できるようなシステムも検討します。
現時点では使わない機能も、システム利用を進めていくうえで今後必要となる可能性もあるため、中長期的な視点でシステムや機能を選択しましょう。
社内の既存システムと連携可能か
連携性は、システム選定の際に欠かせないポイントです。
既存の会計システムやその他基幹システムと連携できるかどうか、連携時はデータ取り込みや仕訳を自動でできるかなども確認しましょう。
まず、現在利用している会計ソフトや販売管理システム、Excelなどのツールを洗い出し、導入予定の請求書発行システムと互換性をもっているかを調査します。
連携機能がある場合、データの取り込み方法や取り込んだ情報がどのように反映されるかも確かめておきましょう。たとえば、APIを通じてリアルタイムでデータを共有できるシステムであれば、企業全体で情報が一元管理できます。
法改正にも対応できるか
社内で請求書を作成・管理する場合は、法改正があるたびにフォーマットや保管方法を見直す必要があります。もし法律に則って管理ができていなければ、罰則を課されることもあるかもしれません。
そのため、インボイス制度や電子帳簿保存法など、定期的に改正される法律に対応して適切な請求書発行・管理ができるシステムを選ぶことも重要です。
法改正のたびにアップデートがあり、いつでも最新の法律に準拠した仕様になっているかどうかも確認しましょう。
なお、法制度は今後も変更される可能性があるため、継続的なサポートと更新が得られるシステムを選ぶのもポイントです。長期的な法令遵守につながり、安心して請求書作成や管理ができます。
セキュリティ対策は万全か
請求書発行システムのセキュリティ対策が、万全であるかを確認しておくことも重要です。
請求書のやり取りを電子化すると、顧客情報や取引内容などの機密データがオンライン上で閲覧できます。セキュリティ面に不安を抱く取引先もいますし、もし情報が外部に漏れてしまった際には、先方からの信頼も失うかもしれません。
顧客の不安を解消するためにも、アクセス・閲覧制限がかけられるか、パスワード設定機能はあるか、監視機能はあるかなどを確認して、最適なシステムを選びましょう。
特定のIPアドレスからのみアクセスを許可する設定や、社員ごとに閲覧・編集・送付の権限を細かく設定できる機能があると、より安全に運用できます。
おすすめの請求書管理システムについては、以下の記事で詳細を解説しています。
請求書発行業務を効率化し、人的ミスを減らすなら「バクラク請求書発行」
請求書発行システムは、請求書発行や送付・進捗管理など請求書関連業務のすべてを一括で管理できる業務ツールです。
システムを導入すると、業務効率化や人的ミスの抑制、最新の法律に沿った運用、リモートワークの推進など多くのメリットが見込めます。システムを導入する際には、自社の業務状況に応じて必要な機能があるものを選択するようにしましょう。
バクラク請求書受取なら、従来の業務を大きく変えず、請求書、納品書、見積書などの帳票の発行ができます。稟議や仕訳、支払いといった一連の業務フローとも連携が可能です。電子帳簿保存法、インボイス制度などの法制度にも対応しているので安心です。
請求書関連業務の効率化をご検討中の担当者さまは、ぜひご活用ください。