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請求書発行システムとは？機能・種類から導入するメリットと注意点まで解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-09-19
- この記事の3つのポイント
- 請求書発行システムは、請求書作成から送付、保管までをまとめて管理できるシステム
- 請求書発行システムの主な機能は、作成・発送代行・保管・入金管理・進捗管理
- 請求書発行システムを導入すると業務効率化や人的ミスの防止、法律に沿った運用などがかなう
請求書発行システムは、請求書を作成するだけのシステムではありません。送付や入金管理、進捗状況の管理までできる優秀なツールです。
本記事では、請求書発行システムの主な機能やメリット、導入時の注意点、選び方を解説します。
請求書発行システムとは？機能・種類から導入するメリットと注意点まで解説
そもそも請求書発行システムとは？何ができる？
請求書発行システムとは、請求書作成や送付、保管といった関連業務を一括で管理できるシステムのことです。
請求書発行システムを導入すると、業務効率化が期待できます。多くのシステムがオンラインで完結させられるタイプのため、請求書の封入や郵送といったアナログ業務からの脱却も実現できるでしょう。
また、請求書だけでなく見積書や納品書といった他の帳票類の作成・発行に対応しているシステムもあります。
請求書発行システムの必要性
請求書発行システムの導入が勧められる背景として、人的ミスの抑制や業務効率化の推進、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法律への対応が考えられます。
そもそも請求書の作成をExcelでおこなっている企業も多く、作成時には入力漏れや計算ミス、送付時には送り先を間違えるなどといった人的ミスが起こりやすいのが問題でした。
しかし、請求書発行システムを使えば、オンライン上で作成や確認、送付が可能なため、人的ミスの発生を防げ、業務のスリム化も図れます。また、インボイス制度や電子帳簿保存法に沿った請求書の発行・送付・保管に対応しようと、システムを導入する企業も増えている状況です。
電子帳簿保存法については、以下の記事で詳細を解説しています。
請求書発行システムの主な機能
請求書発行システムの多くが、以下5つの機能を備えています。
作成
作成機能は、事前にシステムへ登録しておいた取引先情報や取引情報、送付元情報などを使って、請求書をすばやく作成できる機能です。
入力する項目も数量や金額など一部分だけのため、従来の作成業務より素早く作成できます。請求書のテンプレートもシステムに搭載されたものから選ぶことができ、誰でも簡単に操作を進められる点が魅力です。
また、企業オリジナルのフォーマットがある際も、データをシステムに取り込めばシステム上でそのまま作成できます。他にも、すでに使っている会計ソフトなどと連携できるため、取引データの照合業務も大幅に時短できるでしょう。
発送代行
請求書を作成したあとに、発送を代行してくれる機能もあります。
メールの場合は、送信時間や定型文の設定が可能です。事前に登録した取引先へ予約した時間に自動で送付してくれるため、担当者の業務負担も軽減できます。また、メールのセキュリティを強化できるよう、パスワード設定が可能なシステムもあります。
郵送の場合は、請求書の印刷と封入、取引先への郵送代行が可能です。
保管
作成・送付した請求書データを電子化し、自動で保管できる機能を持つシステムも多くあります。
保管されたデータは、取引先別や取引状況別などで検索もかけられるため、管理業務にかかる時間も大幅に短縮できるでしょう。また、電子帳簿保存法に則った保管が可能で、7年間の保管義務期間中も安心してデータを守れます。
入金管理
会計ソフトや金融機関との連携によって、請求後の消込を自動でできるシステムもあります。
できるだけ業務効率化を図りたい場合は、一部自動化できる機能を選ぶのがおすすめです。たとえば入金名義が一致しないときは、一度手動での作業にすることで機械学習し、その後は自動で対応してくれるタイプがあります。
また、期日までに入金がない取引先へ催促を入れてくれる機能もあるため、入金管理にかかる担当者の負担も軽減します。
進捗管理
進捗管理機能では、請求書の開封状況を確認できます。
送付した請求書が開封されているかどうかをシステム上で確認できるだけでなく、未開封の場合は送信先へ確認依頼も送れるため、処理ミスの発生も防げるでしょう。
請求書発行システムはクラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の3種類
請求書発行システムには、主に以下3つのタイプがあります。
- クラウド型
- オンプレミス型
- パッケージ型
クラウド型は、オンラインですべてを完結させられるシステムです。インターネット環境さえあれば、どこにいても接続が可能なため、担当者が社内にいなくても対応できます。
また、初期費用やメンテナンス費用も安価に抑えられるシステムも多く、導入のハードルも低めです。ただし、システム・セキュリティアップデートはサービス提供側でおこなわれるため、自社でセキュリティ面を強化するなどの対応は難しいといえます。
オンプレミス型は、社内のサーバーにシステムを構築するシステムです。自社の状況に応じて柔軟にカスタマイズでき、必要な機能も自在に取り入れられます。一方で、導入コストやメンテナンス費用は割高な傾向です。また、アップデートやメンテナンスも社内ですべて対応する必要があるため、専門知識のある人材が求められます。
パッケージ型は、販売されているシステムを購入し、自社のサーバーにインストールして利用します。自社に必要な機能だけを選んで導入できるため、導入コストも抑えられるのが魅力です。ただし、カスタマイズ性が低かったり、複数人での同時作業が難しかったりと制約もあります。
請求書発行システムの導入で得られるメリット
請求書発行システムを導入すると、以下のように複数のメリットが得られます。
業務効率化が期待できる
請求書発行システムを使うと、請求書の作成や送付、保管、消込といった関連業務の多くを自動化できます。請求書業務を自動化できれば、それぞれの業務にかかっていた時間も大幅に短縮でき、紙での印刷・保管といったアナログ管理状況からも移行できるでしょう。
また、クラウド型であればオンライン上で業務を管理・遂行できるため、担当者間での情報共有もスピード感を持っておこなえます。
請求漏れなどの人的ミスを防げる
人的ミスを防げる点も請求書発行システムの大きな魅力です。
たとえば、取引先データの管理が可能なため、誤送付を防止できます。また、郵送の場合も印刷から封入までの作業を代行してくれるため、誤請求の発生も防げるでしょう。
開封管理機能や入金管理機能を持つシステムなら、入金照合のミスや未入金時の消込ミスも抑制できます。
インボイス制度や電子帳簿保存法などにも対応できる
インボイス制度や電子帳簿保存法など、定期的に改正される法律に対応して適切な請求書発行・管理ができるのも、請求書発行システムを利用するメリットだといえるでしょう。
社内で請求書を作成・管理する場合は、法改正があるたびにフォーマットや保管方法を見直す必要があります。もし法律に則って管理ができていなければ、罰則を課されることもあるかもしれません。
一方、請求書発行システムでは、法改正のたびにシステムアップデートがあり、いつでも最新の法律に準拠した仕様となるため、安心して請求書作成や管理ができます。
クラウド型であればリモートワークがしやすくなる
クラウド型の請求書発行システムであれば、オンライン上でどこからでも業務ができるため、リモートワークを推進しやすい点もメリットです。
たとえば、自宅や出張先からでも請求書の確認や発行、送付ができれば、社内に担当者が不在でもすぐに対応できるでしょう。また、クラウド上で進捗状況も見えるため、別々の場所にいる担当者が情報共有しながら業務を進められる点も魅力です。
請求書発行システムを導入する際の注意点
請求書発行システムは、業務効率化や人的ミスの防止など多くのメリットがあるシステムではあるものの、導入時には注意点もあります。
ここからは、特に押さえておきたいポイントを3つ解説します。
社内フローの見直しが必須
請求書発行システムを導入する際に、自社の運用フローをシステムに合わせて見直す必要があります。
たとえば、入金管理を自動化したいのであれば、入金管理機能を持つシステムを選択するのがよいでしょう。また、郵送による請求書送付もシステムで代行したい場合は、既存の発送フローを変更し、発送代行機能を利用するフローへ再構築する必要があります。
現時点では使わない機能も、システム利用を進めていくうえで今後必要となる可能性もあるため、中長期的な視点でシステムや機能を選択するのが大切です。
送付方法を切り替える場合は、取引先への同意が必要
請求書の送付方法を紙から電子データに切り替える際は、自社だけがシステムを導入すれば完了というわけではありません。
取引先にも同様に請求書発行システムを導入してもらうのか、従来通り紙で運用するのかを、先方と相談しながら決めていく必要があります。
引き続き紙のままで運用したい取引先がいる場合は、自社もそれに合わせた送付方法にしなくてはなりません。そのため、各取引先に同意をもらう作業が発生することも考慮しながら、導入を進めましょう。
セキュリティ対策の考慮が必要
請求書発行システムのセキュリティ対策が、万全であるかを確認しておくことも重要です。
請求書のやり取りを電子化するとオンライン上で見られる状態となるため、セキュリティ面に不安を抱く取引先もいます。もし情報が外部に漏れてしまった際には、先方からの信頼も失うかもしれません。
そのため、アクセス・閲覧制限がかけられるか、パスワード設定機能はあるか、監視機能はあるかなど、システムに備わっているセキュリティ対策をよく確認して最適なシステムを選びましょう。
請求書発行システムの選び方
請求書発行システムを選ぶときは、自社の状況や独自の業務フローにも対応できるシステムを選ぶことが大切です。たとえば、請求書発行時に上長の承認が必要となっているのであれば、承認フローも効率化できるようなシステムを選ぶのがよいでしょう。
また、既存の会計システムやその他基幹システムと連携できるかどうか、連携時はデータ取り込みや仕訳を自動でできるかなども確認しておきます。
そして請求書発行システム自体の操作性についても、事前に無料トライアルを利用して使い心地をチェックしておくのがおすすめです。料金は従量課金制と月額制のタイプがあるため、自社にとってどちらが適しているのかを比較しながら検討します。
導入後にミスマッチを起こさないためにも、複数の視点からシステムを比べ、自社に合うものを選ぶようにしましょう。
まとめ
請求書発行システムは、請求書発行や送付・進捗管理など請求書関連業務のすべてを一括で管理できる業務ツールです。
システムを導入すると、業務効率化や人的ミスの抑制、最新の法律に沿った運用、リモートワークの推進など多くのメリットが見込めます。システムを導入する際には、自社の業務状況に応じて必要な機能があるものを選択するようにしましょう。
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