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インボイスに納品書と請求書のどちらも使える？証憑の組み合わせと消費税の注意点
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-08-13
請求書以外でも適格請求書（インボイス）として扱えるものがあります。納品書でもインボイスとして使えるか、請求書と組み合わせる必要があるかなど、疑問に思っている人も多いでしょう。
本記事では、インボイスは納品書と請求書どちらも使用可能なのか、インボイスとして扱える組み合わせなどを解説します。
インボイスに納品書と請求書のどちらも使える？証憑の組み合わせと消費税の注意点
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インボイスには納品書・請求書のどちらも使える？
インボイスには納品書と請求書、どちらも使えるのでしょうか。ここでは、インボイスにおける納品書と請求書の扱いを解説します。
納品書・請求書の両方とも使用可能
インボイスは様式が定められていないため、必要事項がそろっていれば、納品書・請求書のどちらでもインボイスとして使用可能です。どの書類をインボイスとするかは、企業が任意で決められます。インボイスの必須項目は以下のとおりです。
- インボイス発行事業者の氏名、または名称と登録番号
- 取引内容（軽減税率対象品目であるという旨）
- 実際の取引の年月日
- 税率ごとに区分して合計した対価の額、及び適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額など（端数処理は税率ごとに1回ずつ）
- 書類交付を受ける事業者の氏名、または名称
※参考：インボイス制度｜国税庁
※参考：消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するＱ＆Ａ｜国税庁
両方の書類で要件を満たす必要はない
取引において納品書・請求書の双方を発行していても、両方がインボイスの必要事項を満たす必要はありません。どちらか一方の書類がインボイスとしての要件を満たしていれば、仕入れ税額控除が受けられます。
また、複数の書類を合わせて要件を満たすことも可能ですが、書類同士の関連性を明確にしたうえで、該当する書類をすべて保存する必要があります。
納品書もしくは請求書をインボイスとして扱う組み合わせ
納品書または請求書をインボイスとする場合には、4つの組み合わせが考えられます。ここでは、各パターンを解説します。
請求書をインボイスとして扱うパターン
まずは、請求書にインボイスの必要事項を追加で記載して、インボイスとして扱うパターンです。
請求書をインボイスとして扱う場合、請求書の発行までは税額が確定しません。そのため、納品した時点では売り手・買い手ともに消費税額が確定せずに、消費税の仕訳計上ができないという注意点があります。
納品書をインボイスとして扱うパターン
納品書にインボイスの必要事項を追加で記載するパターンもあります。
納品書をインボイスとして使う場合、納品の時点で税額が確定します。消費税額を含めた仕訳計上が納品のタイミングでできる点はメリットです。
ただし、取引先が請求書をインボイスとして保管すればよいと考え、納品書を破棄する可能性もあるため事前説明が必要です。
納品書・請求書どちらも使用するパターン
前述のとおり、複数の書類を組み合わせてインボイスとして扱うことも可能です。
そのため、納品書と請求書の双方を使用する方法もあります。納品書や請求書のどちらか一方では、インボイスとしての必要事項が不足している場合にも便利です。
請求書の欠落した要件を納品書で補填しているパターン
インボイスは従来の請求書よりも記載項目が増えるため、請求書のみでは記載要件が足りないケースもあります。その場合には、請求書の不足項目を納品書で補うことも可能です。
ただし、複数の書類を組み合わせる際には、それぞれの書類との関連性を明確にしなければなりません。納品書番号を請求書に記載するなどして、該当の取引内容がわかるようにしましょう。
複数枚の書類で要件を満たす際は消費税の端数処理に注意
複数の書類でインボイスの要件を満たす場合は、消費税の処理に注意しましょう。インボイスには、標準税率（10％）と軽減税率（8％）の税率ごとに、合計した消費税額を記載する必要があります。
インボイス制度の施行後は、「1つの適格請求書につき、税率ごとに1回ずつの端数処理を行う」ことと定められています。端数処理をどのように行って税込価格として設定するかは、各事業者の任意となっているため、自社で端数処理についてルールを定めておくとよいでしょう。
納品書と請求書を組み合わせる場合には、端数処理については納品書か請求書のどちらか一方のみで行います。どの書類で端数処理を行うのか確認して、統一しておくことが重要です。
インボイスの要件を満たす請求書・納品書のサンプル
インボイスの要件を満たす請求書のサンプルは、以下のウェブサイトをご覧ください。
インボイス制度への対応方法も解説 そのまま使える請求書テンプレート
Microsoftでは、インボイス制度に対応した納品書のサンプルを公開しているため、参考にしてもよいでしょう。
まとめ
インボイス制度への対応方法も解説 ！そのまま使える請求書テンプレートのご紹介
請求書テンプレート5点セット（複数税率、単一税率10%、単一税率8%、源泉徴収あり、源泉徴収なし）をダウンロードいただけます。
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インボイス制度では、インボイスの必要事項を満たしていれば、納品書と請求書どちらでもインボイスとして認められます。また、納品書と請求書を組み合わせてインボイスとして扱うこともできるため、どちらか一方では必要事項を満たせない場合にも便利です。
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