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経費精算のデジタル化で業務効率化！メリットや注意点もあわせて解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-05-12
- この記事の3つのポイント
- 経費精算のデジタル化には、コスト削減やミスの防止、紛失リスクの軽減など多くのメリットがある
- デジタル化する方法はいくつかあり、経理業務の効率化を図るには経費精算システムの導入が効果的
- デジタル化する際は、セキュリティ強化や社内周知の徹底、導入コストの把握などが求められる
経費精算は申請から承認までのプロセスが煩雑なことから、効率化が求められる業務の一つです。デジタル化を進めることで経費精算に関わる手間と時間を削減でき、経理担当者の負担軽減にもつながるでしょう。
本記事では、経費精算をデジタル化するメリットや注意点、デジタル化を進める流れについて詳しく解説します。
経費精算のデジタル化で業務効率化！メリットや注意点もあわせて解説
経費精算のデジタル化が注目されている理由
従来の紙による経費精算には、印刷コストや保管の手間がかかるなどの課題がありました。専用システムの導入には高額なコストがかかることから、経費精算のデジタル化を躊躇する企業もあったのが当時の現状です。
しかし近年は、経費精算システムの種類が増加傾向にあり、比較的低コストでシステムを導入できます。また、電子帳簿保存法の改正により、紙の書類を電子データ化して保管できるようになった点も、デジタル化が注目されている理由の一つです。
経費精算をデジタル化する方法
経費精算をデジタル化する際は、自社に合った方法を採用することが重要です。代表的な3つの方法について、特徴を詳しく解説します。
キャッシュレス決済の利用
経費の支払いをキャッシュレス決済にすると、デジタル化を手軽に実現できます。経費精算業務を一斉にデジタル化するのが難しい場合、キャッシュレス決済のみ採用しても問題ありません。
具体的には、電車に乗る際に交通系ICカードを使用する、備品の購入にクレジットカードを利用するなどの方法です。
キャッシュレス決済の利用明細は電子データとして利用できるため、電子データ化の手間を省けるメリットがあります。また、上長や経理担当者が申請内容を確認しやすいことから、業務効率化も期待できます。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。電子帳簿保存法への対応により、デジタル化を進める方法について解説します。
デジタル化できる書類
電子帳簿保存法でデジタル化が認められている書類は、以下のとおりです。
- 国税関係帳簿（仕訳帳、現金出納帳、売上・仕入帳など）
- 国税関係書類（損益計算書、領収書、請求書、納品書など）
- 一般書類（見積書、注文書など）
国税関連書類の電子保存は、管轄の税務署長による承認が必要です。電子保存を開始する3カ月前までに、申請書と必要書類を提出しなければなりません。社内で電子保存が必要な書類を確認し、計画的に準備を進めましょう。
参考：国税庁「はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（電子帳簿等保存）」
紙の書類をデジタル化する方法
電子帳簿保存法では、以下のいずれかの方法により、紙の書類をデジタル化することも認められています。
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、アップロードする
- 複合機などのスキャナ機能で読み取り、電子データ化する
スマートフォンを使用すると、外出先でも手軽に電子データ化できます。従業員が領収書の原本を締め日まで保管しなくてよいため、紛失などのリスクを減らせる点もメリットです。
スキャナ保存の場合は、複数枚の領収書を同時にスキャンできます。取引先への訪問や出張で領収書の枚数が多くなりやすい部署では、デジタル化の負担軽減が見込めるでしょう。
参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」
紙の書類をデジタル化する際は、解像度やタイムスタンプの付与など、一定の条件を満たす必要があります。
詳しくは以下の記事で解説していますので、電子データの保存要件について理解を深めたい方はご参照ください。
関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介
経費精算システムの活用
経費精算のデジタル化で経理業務全般を効率化したい場合は、経費精算システムの導入がおすすめです。
経費精算システムは申請書類をシステム上で作成できるほか、申請から承認までの業務を一気通貫で行えるメリットがあります。入力ミス・漏れの通知機能が搭載されたものを導入すれば、確実性の向上も期待できるでしょう。
経費精算システムの導入メリット・デメリットや機能、選び方について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
経費精算をデジタル化するメリット
経費精算のデジタル化には、さまざまなメリットがあります。代表的な4つのメリットを、詳しく見ていきましょう。
印刷・管理コストの削減
経費精算をデジタル化すると、経費精算書の印刷・管理コストを削減できます。申請から承認までの流れがシステム上で完結するため、印刷代は不要です。
紙の場合は書類の保管スペースが必要ですが、デジタル化してクラウド上に保存すれば、人件費やファイル代の削減にもつながるでしょう。
ミスや記入漏れの防止
経費精算業務を手作業で行う場合、記載ミス・漏れなどの人的ミスが発生する可能性があります。
経費精算システムの導入でデジタル化を実現すれば、申請書類の確認が容易となり、人的ミスの防止に役立ちます。システム上での自動計算などにより、業務効率化も期待できるでしょう。
紛失・盗難リスクの軽減
紙による経費精算では、書類の紛失や盗難のリスクが懸念されます。具体的には、自然災害による紛失や水没、経年劣化による破損、外部者による盗難などです。
経費精算をデジタル化すると、書類の紛失や劣化を防げます。閲覧履歴が残るシステムを導入すれば、盗難のリスクも軽減できるでしょう。
過去データの検索性向上
紙による経費精算の場合、過去の書類を見つけにくい難点もあります。膨大な量の保管物から該当のものを探すには、時間と手間がかかるでしょう。
デジタル化をしていれば、日付やキーワードで過去のデータを容易に検索できます。必要なデータを短時間で探せるため、経理担当者の負担軽減につながります。
経費精算のデジタル化を推進する流れ
経費精算のデジタル化を進める具体的な流れは、以下のとおりです。
- 経費精算に関する業務フローを確認する
- 経費精算システムの導入が必要かを検討する
- 経費精算システムの設定およびテスト環境下での検証を実施する
- 必要に応じて業務フローを改善する
- 社内ルールの整備と従業員への周知を行う
- 運用を開始する
- 問題が発生した場合は、随時対処する
経費精算のデジタル化を進める際、まずは自社の業務フローを確認しましょう。申請書の作成から承認後の支払いまでの流れを具体化し、曖昧な部分は明確なルールを決める必要があります。
経費精算システムを導入する場合は、複数のシステムから自社のニーズに合うものを比較検討することが重要です。システムごとに機能や操作が異なるため、必要に応じて無料トライアルを活用するとよいでしょう。
導入後は一部の部署やチームで試験的に運用し、問題点を洗い出して改善を図る必要があります。従業員へ周知する前に、社内ルールの整備も徹底しましょう。
デジタル化した経費精算の業務フロー
経費精算をデジタル化した場合、業務フローに変更が生じます。デジタル化した経費精算の業務フローを紹介しますので、実務にお役立てください。
システム上で経費精算の申請書を作成する
システム上に領収書をアップロードして、経費精算の申請書を作成します。紙の領収書は、電子保存の要件に基づき、スマートフォンやデジタルカメラで撮影またはスキャンをしましょう。
申請書を作成する際は、必要事項の入力ミス・漏れがないように注意が必要です。事前に設定した項目から選択するだけで申請が完了するタイプや、ミスの自動検知機能が搭載されたシステムを導入しておくと安心でしょう。
上長が申請書を承認する
従業員が申請した書類を上長が確認し、承認または差戻しをします。システム上でやり取りができるため、上長の不在が続いても業務が滞る心配はありません。メールなどで申請が通知されるシステムの場合は、承認忘れのリスクを軽減できます。
営業の外回りや出張が多い企業は、モバイル端末で申請や承認ができるシステムを導入するのが効果的です。移動中や商談前の待ち時間などに、申請・承認業務を進められます。
経理部が申請内容をチェックする
承認された申請書を経理部が確認し、内容に不備があった場合は差戻しをします。
システム上で確認できるため、経理部でのダブルチェックなどを採用する企業においても、処理が遅延する心配はありません。出金伝票もシステム上で作成できるため、支払い業務へスムーズに移行できるでしょう。
会計ソフトに申請内容を自動仕訳する
経費精算では、支払内容の仕訳と記録が必要です。会計ソフトと連携可能な経費精算システムであれば、自動仕訳機能によって記載ミスや漏れを防げます。
振込申請もシステム上で容易に行えるため、経理担当者の負担軽減が期待できるでしょう。
経費精算データをシステム上で保管する
手続きが完了した経費精算データはシステム上で保存できるため、書類のファイリングや保管スペースの確保は不要です。
経費精算データは原則7年間の保存が必要で、欠損金が発生した年度分は10年間の保存が義務付けられています。保存期間内にデータを破棄した場合、罰則の対象となるため注意しましょう。
経費精算をデジタル化する際の注意点
経費精算をデジタル化する際に、注意すべきポイントが4つあります。要点を事前に理解して、デジタル化を円滑に進めましょう。
セキュリティの強化
経費精算をデジタル化する際は、セキュリティの強化が必要不可欠です。セキュリティ対策が不十分なままデジタル化を進めると、ウイルス感染やハッキングにより機密情報が外部へ流出する恐れがあります。
操作ミスなどによるデータの削除・破損に備えて、定期的にバックアップを取ることも徹底しましょう。
社内周知の徹底
経費精算をデジタル化すると、これまでの業務フローに変更が生じます。運用開始前に社内ルールを作成し、従業員への周知を徹底することが重要です。
パソコンの操作が苦手な従業員に研修を実施するなど、必要に応じた社内教育も取り入れましょう。
導入コストの把握
経費精算システムの導入時は、さまざまなコストが発生することを忘れてはなりません。
初期費用や月額費用のほか、場合によってはオプション料金がかかることもあります。複合機やパソコンを新たに準備する場合も、多額のコストが発生するため注意が必要です。
システムの導入・運用にかかるコストを事前に把握した上で、最適な経費精算システムを導入しましょう。
課題にあったシステムの選定
経費精算システムを導入する際は、費用のみに着目せず、自社のニーズに合ったものを選定することが重要です。経費精算における自社の課題を事前に洗い出し、解決できる機能が搭載されたシステムを選びましょう。
スマートフォンでの撮影やスキャンによるデータ保存を行う場合は、電子帳簿保存法の保存要件を満たせるかの確認も必要です。文字のサイズや書類の解像度によっては、電子データでの保存が認められません。
領収書の自動読み取り機能が搭載されている場合は、OCRの精度も忘れず確認しましょう。精度が低いと読み取りに時間を要したり、誤った読み取りで申請のミスにつながったりする可能性があるため注意してください。
実際の経費精算の運用はどのように行っている？
経費精算システムは、企業独自のフローやシステムを構築していることが多く、実運用のノウハウが公開されることはなかなかありません。他社がどのようにデジタル化を実現しているか、気になる方もいるでしょう。
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従来は紙による経費精算が主流でしたが、近年はデジタル化が普及しています。
デジタル化の主な方法は、キャッシュレス決済の利用、電子帳簿保存法への対応、経費精算システムの導入の3つです。従業員の負担を減らして経理業務の効率化を図るには、経費精算システムの導入がおすすめです。
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また、領収書の使い回しや法令の要件を満たさない証憑を自動検知する機能により、申請ミスや不正を防止できます。複数枚の領収書を一括で読み取れる高精度のAI-OCRも搭載されており、申請業務の効率化に役立つでしょう。
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