月初の経理業務が1/2の時間に！メモ機能を活用し、会計ソフトやワークフロー連携をスムーズに

大分県に本社を置き、2017年の創業以来、⾃社サービスの開発やコワーキングスペースの運営、クライアントワーク事業を展開する株式会社HAB&Co.。採用・求人サービス「SHIRAHA」や、施設や店舗の混雑状況を顧客に伝える「混雑ナビ」といった自社サービスを手掛ける同社では、経理業務における法人カードの使い勝手や支払利用上限金額に課題を感じていました。

今回は新しい法人カードとしてバクラクビジネスカードを導入いただいた背景や導入までの流れ、そして成果について、株式会社HAB&Co.の管理グループでマネージャーを務める加藤さんにお話を伺いました。

さまざまな新規事業を手掛け、ソフトウェアや広告費の決済が多い

ー 貴社の管理グループの体制についてお聞かせください。

加藤さん：現在私を含めて3名体制で人事労務や総務といったバックオフィス業務を回しており、1名が経理の入力担当をしています。私自身はマネージャーとして、人事労務や経理、財務、情シスといったバックオフィス業務全般の管理を担当しています。

ーバクラクビジネスカード導入以前は、どのように経費の支払いをしていたのでしょうか。

加藤さん：請求書支払い以外の経費については、法人名義のクレジットカードと弊社代表の個人名義で作成したクレジットカードの2枚で対応していました。

具体的な支払いとして、ソフトウェア系全般や、SNS広告・リスティング広告にかかる広告宣伝費、あとは消耗品の購入といったケースがほとんどです。特に広告宣伝費にかかる支払い金額が大きく、月に100万円を超えることもあります。また、一部クライアントからの依頼でインターネット広告の代理配信を行うこともあり、こちらでも月20万〜100万円の支払いが発生していました。

消耗品の購入については、弊社が運営しているカフェ&コミュニティスペース「dot.」や自社で使用する消耗品が中心です。

弊社では10月より新規事業を始めた関係で、広告宣伝費の金額が大きくなり、既存のクレジットカードの上限に達してしまうため、新しい決済手段を探していました。

既存の法人カードでは、利用明細の確定にタイムラグが発生。月初に余計な経理作業が増えていた

ー 既存の法人カードによる決済には、どのような課題がありましたか。

加藤さん：一番の課題は、決済後の利用明細の確定が遅いことです。月次決算のスケジュール上、どうしても3営業日までに入力を終えたかったのですが、月末に発生した支払いの利用明細が3営業日以内に確定しないことが多々ありました。

確定が間に合わない利用明細を手入力することも検討したのですが、カードの利用明細が何十件もある場合はどうしても手入力によるミスが発生する可能性や、反映の漏れや重複が発生する可能性があるので、利用明細が確定されるのを待っていました。特にソフトウェアなどのクレジット決済は月末に処理されることも多く、なんとかしたかったのです。

また、クレジット決済の情報をExcelへ転記し、弊社が使用している会計ソフト「勘定奉行」に連携していたのですが、その入力作業で毎月10時間ほどの入力時間がかかっていました。しかも月初の忙しいときに重なっていたので、経理の現場は苦労していました。

他社法人カードと比較検討。決め手は、3Dセキュアの対応や利用上限金額の設定のしやすさ

ー 新しく法人カードを導入するにあたって比較検討はされましたか。

加藤さん：利用上限金額の設定のしやすさや、カード枚数の増やしやすさといった観点で比較検討しています。

当時は3Dセキュアに対応していない法人カードもあり、特に海外サービスへの支払いで決済ができないこともあると聞きました。一方で、バクラクビジネスカードはすでに3Dセキュアに対応しており、その不安はありませんでした。

また、バクラクビジネスカードには保証金の制度があり、利用枠を増やせることもポイントです。実際に使う機会があるかは未定ですが、広告宣伝費などで支払金額が急増した場合の保険として捉えています。

すでに導入しているワークフローシステムの「バクラク申請」との連携を予定していると聞いたこともあり、今後のことも考えて導入を決めました。

事業部ごとにカードを発行。メモ機能を活用して、会計ソフトとの連携をスムーズに

ー バクラクビジネスカードの導入決定から使用開始までのスケジュールと現在のご活用状況をお聞かせください。

加藤さん：導入を決定してから、およそ2週間で使用を開始しました。現在はカードを3枚発行しており、事業別で使い分けています。

＜3枚の使い分け＞

・クライアントワーク用のサーバー利用料やドメイン料金の支払い
・新規事業や自社サービスの広告宣伝費の支払い
・ソフトウェア利用料といった管理部門の支払い

事業部の担当者にバクラクビジネスカードの使い方を説明するのは簡単でした。使用にあたっての社内管理ルールはNotionにまとめています。また、発行したカード番号に利用者をタグ機能で紐づけして管理しています。利用上限金額の設定は、今後のカード使用頻度と金額に応じて設定する予定です。

ー バクラクビジネスカードのメモ機能は現在どのように活用していますか。

加藤さん：バクラクビジネスカードで決済をすると、登録したメールアドレスに通知がきます。そのタイミングで管理画面上のメモ欄に、支払の目的やプロジェクト名、取引先名、勘定科目、摘要などを社内ルールに沿って入力するようにしています。

そうすることで、月初の締め作業で利用明細のCSVをダウンロードした際に、メモの内容が一覧になって表示されるため、会計システムと連携する際の確認作業が格段に楽になります。

メモ機能を活用し、月初に10時間かかっていた経理作業が半減！

ー バクラクビジネスカードの導入によって、どのような成果がありましたか。

加藤さん：以前の法人カードでは、利用明細をダウンロードしてから会計ソフトに取り込むまでに入力作業を含めて1時間ほどかかっていました。しかし現在では、メモ機能を活用していることで大体15分くらいで取り込みが完了するようになっています。

また、月初に毎月10時間かかっていた経理作業が5時間ほどに短縮されています。いまは、クレジット決済があると即時に利用明細の速報を見ることができるので、隙間時間を見つけては利用明細を確認するようにしています。浮いた時間は、今まで手を回せていなかった経理データの精査といった業務に時間を使えています。

バクラクビジネスカードは、まさに「管理部門・経理のための法人カード」

ー 今後の展望をお聞かせください。

加藤さん：もっとバクラクシリーズを使いこなしていきたいと考えていますので、もう少し活用方法の深掘りをしていくことが現在の目標です。バクラクシリーズで統一することで、1つのアカウントで管理できて、管理コストの削減につながっていきますので、バクラク申請との連携にも期待しています。

ー バクラクビジネスカードは、どのような点がおすすめできるでしょうか。

加藤さん：バクラクビジネスカードは、まさに「管理部門・経理のための法人カード」といった印象です。リアルタイムで支出が把握できることによって、不正利用にも気付きやすくなりますし、月初に集中しがちな業務を分散させることができます。特にクラウドサービスをよく利用されている企業の経理には、おすすめできる法人カードですね。