マイナンバーを会社に提出するのは義務？必要な理由や提出方法を解説

マイナンバーは特定個人情報に該当するため、個人情報保護法やマイナンバー法に則った厳重な取り扱いが必要です。本章では、従業員にマイナンバーを提出してもらう流れについて解説します。

利用目的を周知する

マイナンバーを提出してもらう際、会社は従業員に利用目的を周知することがマイナンバー法で義務付けられています。

口頭のみでなく、通知書や同意書を書面で発行・配布し、従業員へ確実に知らせましょう。従業員の不安を解消できるように、質問や相談の機会を設ける方法もあります。

なお、社会保険や税などの手続き以外を目的としてマイナンバーを収集することは、マイナンバー法で認められていません。法律で定められた利用範囲を遵守し、従業員に知らせた目的以外に利用しないことを徹底しましょう。

マイナンバーが記載された書面を従業員から受け取る

提出の同意を得られたら、マイナンバーが記載された書面を従業員から受け取ります。マイナンバー確認書類として認められるのは、以下のような書面です。

• 個人番号カード（マイナンバーカード）
• マイナンバー通知カード
• マイナンバーが記載された住民票の写し
• マイナンバーが記載された住民票記載事項証明書

手書きのメモやメールの文面に記されたものは、マイナンバー確認書類として認められないため注意しましょう。

なお、個人情報保護の観点から、社内でマイナンバーを取り扱う担当者は事前に決めておくのが望ましいです。担当者以外の従業員を経由しなければならない場合は、情報漏えいに注意しながら速やかに回収しましょう。

従業員の本人確認をする

従業員の本人確認には、1点または2点の身元確認書類が必要です。身元確認書類の例は、以下をご覧ください。

個人番号カードは、マイナンバー確認書類と身元確認書類を兼ねており、1枚でスムーズに提出の手続きを進められます。ただし、マイナンバー通知カードは、身元確認書類に利用できないため注意しましょう。

収集した書面を適切に保管する

従業員から収集したマイナンバーは、以下の安全措置を講じた上で適切に保管しなければなりません。

収集したマイナンバーは、税や社会保障の手続きで継続的な利用が必要と認められることから、従業員の雇用期間中は法律に基づいて保管するのが基本です。マイナンバーが記載された書類も、併せて保管しましょう。

退職した従業員のマイナンバーは、退職から7年以内の破棄が必要ですが、情報漏えいのリスクを考慮すると、極力早めに廃棄するのが適切です。

ただし、マイナンバーが記載された書類には、それぞれ保管期間が定められているため注意しましょう。たとえば、源泉徴収票は7年間の保管が必要なため、退職後も最長7年間保管する場合があります。

保管期間を過ぎた書類は、速やかに廃棄するのが基本です。マイナンバーを保管していたデータの削除や電子機器の破棄を行った際は、削除・破棄の日時を記録しておく必要があるため注意しましょう。