申請業務におけるワークフローとは？システム導入のメリットや選び方

社内の申請業務では、申請書の作成・承認・決裁など複数の手続きが発生します。紙の運用では、承認の遅れや進捗状況の把握しづらさといった課題が生じることもあるでしょう。

本記事では、申請業務におけるワークフローの基本から、システム導入のメリットや選び方を解説します。

申請業務におけるワークフローとは？

ワークフローとは、業務における一連の手続きや処理の流れを指します。申請業務では「申請・確認・承認・決裁」といった流れが一般的です。

たとえば物品を購入する場合、担当者が申請書を作成し、直属の上司が内容を確認したうえで、担当部門や責任者が承認・決裁します。誰が・何を・どの順番で処理するのかをあらかじめ定めておけば、申請の停滞や対応漏れを防ぎ、業務を円滑に進められます。

社内でワークフロー申請が利用される代表的な業務は、以下のとおりです。

• 稟議申請
• 経費・支払申請
• 購買・契約申請
• 人事・労務関連の申請 など

申請内容や金額によって必要な承認者が異なるため、自社の組織体制や社内ルールに合わせて適切なワークフローを設定することが重要です。

紙の申請書で運用されるワークフローの課題

従来の紙の申請書を使ったワークフローには、申請・承認に時間がかかるほか、進捗状況や書類を管理しにくいといった課題があります。

紙で申請する場合、申請書への記入や押印、関係者への手渡しなどが必要です。承認者が不在であれば処理が止まり、承認までに時間がかかることもあります。

また、申請書が現在どの承認者の手元にあるのかわからず、進捗状況を確認するために個別の問い合わせが必要になるケースも少なくありません。

決裁後の申請書は適切に保管・管理する必要があり、保管スペースの確保や必要な書類を探す手間も発生します。紛失のリスクもあるため、紙によるワークフローは申請者・承認者・管理部門それぞれの業務負担を増やす要因といえるでしょう。

ワークフローシステムで申請・承認を電子化するメリット

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認・決裁までの一連の業務を電子化できます。本章では、ワークフローシステムで申請・承認を電子化して得られるメリットについて見ていきましょう。

申請・承認業務を効率化できる

ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認にかかる作業の効率化が可能です。申請書の作成・提出・内容の確認・承認・決裁までをシステム上で完結できるため、紙の申請書を手渡したり、メールに添付して送信したりする手間を削減できます。

申請が届いた際に承認者へ通知する機能を活用すると、確認漏れによる処理の停滞も防ぎやすくなるでしょう。申請者と承認者双方の負担を軽減し、申請から決裁までの時間短縮につなげられる点がメリットです。

申請状況を把握しやすくなる

ワークフローシステムを利用すると、申請の進捗状況を把握しやすくなります。

システム上で「申請中・承認済み・差し戻し」などのステータスを確認できれば、申請が現在どの段階にあるのかを確認できます。紙の申請書のように、書類が誰の手元にあるのかを個別に確認する手間もありません。

承認や決裁が滞っているかを把握しやすくなるため、必要に応じて担当者へ確認やリマインドができます。申請状況を可視化すれば、承認漏れや業務の停滞を防ぎやすくなるでしょう。

内部統制の強化につながる

ワークフローシステムの導入は、業務効率化だけでなく、内部統制の強化にもつながります。

申請内容や承認履歴が記録されるため「誰が・いつ・何を申請・承認したのか」を後から確認しやすくなります。また、あらかじめ承認経路を設定しておけば、本来必要な承認者を経由せずに決裁されるなどの、不適切な処理も防止できるでしょう。

申請や承認の証跡を残すことで業務の透明性を高められるほか、過去の記録を振り返れるため、社内監査などへの対応にも役立ちます。

場所を問わず申請・承認しやすくなる

クラウド型のワークフローシステムなどを活用すれば、場所を問わず申請・承認業務を進めやすくなる点も、大きなメリットです。

インターネットに接続できる環境があれば、オフィス以外からでもシステムへアクセスし、申請内容の確認や承認を行えます。テレワーク中や出張中の担当者がいる場合でも、申請業務が滞りにくくなるでしょう。

紙の申請書への押印や受け渡しを目的に出社する必要もなくなるため、多様な働き方に対応しながら、スムーズな申請・承認体制が構築可能です。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムは、製品によって対応できる申請フォームや承認経路、他システムとの連携範囲などが異なります。導入後に自社の運用と合わないという事態を防ぐためにも、以下のポイントを確認して選びましょう。

自社に必要な申請フォームを作成できるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社で利用している申請書を作成・運用できるか確認しましょう。

稟議・購買・経費など、申請業務によって必要な項目やフォーマットは異なります。申請内容に合わせて項目を設定・変更できれば、既存の業務フローを大きく変えずに電子化できます。

申請フォームの自由度だけでなく、作成や変更を簡単に行えるかも確認しておくと、導入後の運用負担を抑えられるでしょう。

複雑な承認経路に対応できるか

申請内容や金額、部署・役職などの条件に応じて承認者が変わる場合があるため、自社の承認ルールに合わせて、柔軟に承認経路を設定できるかも重要なポイントです。

条件による承認経路の分岐に加え、複数人による承認や代理承認などに対応できるかを確認しましょう。自社の承認ルールを事前に整理し、システム上で再現できるかを確かめることが大切です。

誰でも簡単に操作できるか

ワークフローシステムは多くの従業員が利用するため、操作性のわかりやすさも重要です。

操作が複雑だと、従業員への説明や教育に時間がかかり、社内に定着しない可能性があります。申請者だけでなく、承認者や管理者も直感的に操作できれば、入力漏れや記載間違いなどのミスや承認の滞留を防ぎやすくなります。

外出先から利用する機会が多い場合は、スマートフォンで申請内容を確認・承認しやすいかも確認しましょう。

他のシステムと連携できるか

すでに社内で利用しているシステムとの連携可否も確認しておきましょう。ワークフローシステムは、会計・経費精算・勤怠管理などのシステムと連携することで、申請後の業務まで効率化できる可能性があります。

CSVによるデータ連携のほか、APIなどに対応している製品もあります。現在利用しているシステムだけでなく、今後導入する可能性があるシステムも考慮して選ぶとよいでしょう。

セキュリティや管理機能は十分か

ワークフローシステムでは重要な情報を扱うため、セキュリティや管理機能も確認することが重要です。

申請書には、取引先との契約内容や金額、従業員の個人情報などが含まれる場合があります。利用者ごとのアクセス権限・操作ログの管理・多要素認証・通信の暗号化など、必要なセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。

特にクラウド型を利用する場合は、提供事業者のセキュリティ対策やデータ管理体制も確認し、自社の情報セキュリティ要件を満たす製品を選ぶことが重要です。

以下の記事では、ワークフローシステムの比較とおすすめポイントを紹介していますので、併せてご確認ください。

関連記事：ワークフローシステムの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介

申請業務におけるワークフローを効率化するなら「バクラク申請」

申請業務のワークフローを整備すれば、申請・承認にかかる時間や手間を削減し、進捗状況も把握しやすくなります。また、申請・承認履歴を残すことで内部統制の強化にもつながります。

自社に適したワークフローシステムを選ぶ際は、申請フォームや承認経路の柔軟性、操作性、他システムとの連携などを確認することが大切です。

「バクラク申請」は、稟議をはじめとした社内の申請・承認業務を効率化できるワークフローシステムです。

柔軟な申請フォームや承認経路を設定でき、自社のルールに沿ったワークフローを構築できます。申請内容に応じて承認経路を分岐させることで、申請者が承認先を都度判断する負担も軽減できます。

申請・承認業務を効率化したい方は、ぜひ「バクラク申請」の導入をご検討ください。