休暇申請は事前申請が原則！断られたときの対処法や期限について解説

有給休暇は要件を満たした労働者に付与されていて、申請を行うことで希望日に取得できます。ただし状況によっては申請を拒否されるケースもあるため、事前申請が原則です。 本記事では、休暇申請の期限や申請時の理由、申請方法、メールでの申請例文を解説します。申請を断られた際の対応についても説明しますので、ぜひご活用ください。

1.有給休暇の申請は労働基準法で義務づけられている

有給休暇は、6カ月以上雇用され、そのうちの8割以上を出勤している労働者のすべてに付与されています。2019年以前は、労働者からの申請がない限り取得を認めないルールでしたが、法改正により取得が義務づけられました。

なお労働基準法では、年に最低5日以上取得する決まりです。フルタイムなど週に30時間以上勤務している人や、週に5日以上勤務している人であれば、年間10日〜20日付与されます。

パートタイマーなど短時間労働者の場合は、所定労働日数や勤続年数に応じて5日〜15日と取得日数が変動する仕組みです。

参考：e-GOV「労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）」

参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「給休暇の確実な取得わかりやすい解説」

2.休暇申請の期限は企業によって異なる

休暇申請の期限は、法律で定められているわけではありません。多くの企業が就業規則で独自に定めています。前日〜3日前など直前でも可とする企業もあれば、2週間前など早いタイミングで申請を締め切る企業もあるため、自社の規則をよく確認しておかなくてはなりません。

また、申請期限を過ぎた場合は取得を認められなかったり、事後申請は欠勤扱いになったりするケースもあるため、注意しましょう。

3.休暇申請は、事前の申請が原則

労働基準法では、有給を取得したい日を事前に申請して取得する「時季指定権」を原則としています。そのため、事前申請を取得時のルールとする企業が多いでしょう。

ただし、有給を事前に申請するのが難しいケースもあります。たとえば、病気やケガ、災害などで急に休む必要が出た場合です。こういったやむを得ない事情であれば、企業側も事後申請を認めることがあります。

事後申請について就業規則に記載するのが一般的ではあるものの、記載せず社内の慣例で認めている場合もあるため、上長や担当者に事前に確認しておくとよいでしょう。

4.休暇申請の理由は伝えなくてよい

休暇申請の際には、理由を伝える必要はありません。取得理由を求める企業もあるかもしれませんが、詳細な理由の提出を必須とするのは労働基準法に違反した行為であり、罰則の対象となります。

そもそも有給休暇は、労働者の個人的な用事やリフレッシュのために取得するものです。そのため、申請書には「私用」と記載しておけば問題ありません。

5.有給休暇申請をメールで書く際のポイントと例文

メールで休暇申請を出すよう定めている企業も少なくありません。メール申請の際には、以下のポイントを意識して文面を作成するとスムーズに進められます。

• 休暇申請のメールであることを件名に記載する
• 上司や担当者がすぐに内容を理解できるよう、本文冒頭に結論を記載する
• 当日申請となる場合は、なるべく早く連絡する

以上を踏まえて、実際に使える例文を用意しましたのでご活用ください。

＜メール申請での文面例＞

件名：有休暇取得申請【部署・名前】

本文：

（休暇申請担当者の名前）さん（もしくは（上司の名前）部長など）

お疲れ様です。営業本部の〇〇です。

表題の件につきまして、有給休暇を申請いたします。

取得日：11月22日（金）

理由：私用のため

当日は〇〇案件に支障が出ないよう、事前の引き継ぎやフォローアップを行います。

緊急時のご連絡は、個人チャットもしくは携帯電話までお願いいたします。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

6.会社が有給休暇申請を断るケース

休暇を申請した際に、企業側が断るケースもなかにはあります。

労働基準法で企業には時季変更権と呼ばれる権利が認められており、正常な事業運営がままならない事態となった場合には、労働者の有給休暇希望日を変更することが可能です。

具体的には、多くの労働者から繁忙期に申請があった場合や、申請者にしか遂行できない業務の期限が差し迫っている場合などが挙げられます。

また、労使協定によって有給休暇の取得日を企業側が指定する「計画年休」があることも押さえておきましょう。計画年休では、付与された有給休暇のうち5日を超える部分は、企業側が取得日を指定できます。労働者が計画年休の日程を変更することは認められないため、注意しましょう。

7.有給休暇を断られたときの対処法

休暇申請をした際に企業から断られたときには、その理由を上司や担当者に速やかに確認しましょう。

基本的に企業側が休暇申請を断ることはありません。ただし、前述した時季変更権を行使する場合には希望日に取得できず、別日に変更するよう依頼されるでしょう。その場合には、労働者側も従う必要があるため、取得日を変更して申請し直します。

繁忙期などをよく理解できていない場合には、取得を避けたほうがよい時期、取得しても問題がない時期を確認しておくことをおすすめします。

もし正当な理由がなく申請を拒否された場合には、パワハラにあたるかもしれません。企業からの不当な扱いは損害賠償請求の対象となるため、上長に相談しても解決しなければ、労働組合や弁護士など然るべき相談先に申し出ることも検討しましょう。

8.有給休暇の申請方法

休暇申請の方法は、申請書類に必要事項を記入し担当者に提出するのが一般的です。前述したようにメールでの申請や、クラウド上での申請とする企業もありますので、申請期限と合わせてよく確認しておきましょう。

また、以下の点にも留意して進めると周囲からの理解も得られて、スムーズに申請できます。

• 休暇を取っても業務が円滑に遂行できるよう、引き継ぎなどの準備をする
• 有給休暇を取得する旨を早い段階で周囲に伝える
• 緊急で当日取得・後日申請をする場合には、担当者に自分から事情を説明する

口頭で伝えれば休暇が確約できたと思ってしまうかもしれませんが、口頭だけでは「言った言わない」のトラブルに発展しかねません。しっかりと就業規則を守ったうえで申請書を提出したり、申請システムを使ったりするようにしましょう。

9.有給休暇管理簿の記録と提出が義務化されている

休暇申請時に企業側が行う対応として、有給休暇管理簿による取得状況の記録と保管が挙げられます。

管理簿には、労働者別に付与日数や付与日、実際の取得日などを記録する決まりです。

保管期間は3年間で、労働者名簿や賃金台帳と組み合わせてExcelなどのソフトで手動作成してかまいません。

参考：川崎北労働基準監督署「年次有給休暇管理簿を作成しましょう！」

10.休暇申請を円滑に進めたいなら「バクラク申請」

有給休暇は、要件を満たした労働者であれば誰でも申請できます。ただし、申請期限や申請時のルールは会社独自に定められているため、就業規則をよく確認しておかなくてはなりません。

状況によっては、申請を断られたり、別日への変更を依頼されたりすることもあるため、注意しましょう。

また企業側には、各労働者の取得状況を把握し記録する決まりがあり、正確な管理が必要です。

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