賞与計算システムとは？導入メリットや選び方、確認したい注意点を解説

賞与計算システムが役立つのは、計算式を置き換える場面だけではありません。

実際には、「設定」、「計算」、「確認」、「配布」の各工程をつなげられるかどうかで、導入効果が変わります。

支給・控除項目や支給率の反映

賞与の総支給額は、基本給連動、評価連動、部門別ルールなど、企業ごとの支給基準をもとに決まります。そのため、賞与計算システムでは、まず 「どの項目を基準にするか」、「どの計算式で求めるか」を柔軟に設定できることが重要です。

公開されている給与システムの機能でも、賞与処理にあわせて支給項目や控除項目の設定、計算式の登録に対応しているものが多くあります。

手作業だと、複数のExcelで掛け率や計算式を管理し、セル参照が崩れるリスクがあります。システム化すると、計算式を1か所で管理しやすくなるため、担当者交代時の引き継ぎ負荷も下げやすくなります。

社会保険料の計算

日本年金機構によると、賞与にかかる健康保険料と厚生年金保険料は、税引き前の賞与額から1,000円未満を切り捨てた「標準賞与額」をもとに計算します。

また、健康保険の標準賞与額には年度累計573万円、厚生年金保険には1か月150万円の上限があります。同じ月に2回以上支給する場合は合算判定が必要です。

このあたりは、計算式そのものより前提条件を毎回正しく確認することが大変な部分です。

賞与計算システムがあると、標準賞与額の計算や上限判定を定型化しやすく、手計算による見落としを減らすことができます。

所得税および復興特別所得税の計算

賞与に対する源泉徴収税額は、国税庁が案内する「賞与に対する源泉徴収税額の算出率の表」などをもとに計算します。

　参考リンク：国税庁「賞与に対する源泉徴収（タックスアンサー No.2523）」

通常は、前月給与から社会保険料等を差し引いた金額と、扶養親族等の数を確認して税率を決めます。

つまり、賞与の所得税は ”賞与額だけ見れば出せる” ものではないのです。
賞与計算システムでは、前月給与や扶養情報を参照しながら計算するため、毎回税率表を見直す工数を削減できます。

賞与明細の作成と配布

賞与支給時には、計算が終わった後の明細発行も必要です。
紙による配布やPDFによる配布だと、配布漏れや再計算があった際の差替え漏れが起きやすくなります。
そのため、賞与計算システムを選ぶ際は、「賞与明細の作成・配布」まで一連でできるかを見るとよいでしょう。

前回との差分確認やダブルチェック

賞与計算でもっとも負荷が高いのは、計算後の確認作業です。

たとえば、前年より賞与額が増減した理由、控除額が変わった理由、支給対象者の漏れがないかなどを、一覧で確認する必要があります。Excel運用だと、差分確認のために前回ファイルを開き直し、担当者の記憶に頼って確認することになります。

賞与計算システムに 「前回比較」、「確認履歴」、「コメント」などの機能があると、担当者の記憶や力量に依存した品質の差を減らすことができます。