請求書を催促するメールの文例を紹介！発送が遅い取引先への確認メッセージの書き方

取引先から請求書が届かない場合に、確認や催促の連絡をメールで送る際に知っておくべきポイントとステップを解説します。

催促のメールを書く際には、基本的なビジネスマナーやメールの書き方を押さえておかないと、取引先との関係が悪化してしまうケースがあります。特に請求書の催促はセンシティブな連絡であるため、メールの書き方には充分な配慮が必要です。ここでは、気を付けたいポイントを5つ紹介します。

1.締日よりできるだけ早くメール連絡する

締日にまだ余裕のある場には、「いつもより遅いけれど、まだ期日ではないから」などと催促をためらわず、できるだけ早くメール連絡をしましょう。「本メールと行き違いで、すでにご送付いただいている場合はご容赦のほどお願い申し上げます」などとお詫びを添えて、請求書が発送済みかどうかを確認するメールを送付すれば問題ありません。

先方が忘れていた場合や再発行・再送付しなければいけない場合は、手間がかかるため、受け取るタイミングが重要です。もしこのままだと締日に間に合わないなど緊急性が高い場合は、関係性に応じて電話やチャットツールなどでの連絡もメールと共に行いましょう。

2.未着の背景や理由を考慮した内容にする

請求書が未着の場合は、相手側に不備がある可能性が高いと感じると、つい高圧的な文面になりがちです。実際に取引先で発行手続きが滞っていたり、社内での伝達ミスが起きていたりする場合もありますが、もしかすると誤配送や遅延など郵便に関するトラブルの場合もあるかもしれません。

そのため、請求書の到着が遅い背景や理由をさまざまに想定し、事情を考慮してメールの文面を考える必要があります。今後も取引先との良好な関係をキープするためにも、メールを作成したら相手のミスだと決めつけて責めるトーンになっていないか、確認してから送信するようにしましょう。

3.配慮した言葉や表現で書く

「請求書送付をお忘れですか？」「請求書の到着が遅れています」などの、直接的すぎる言葉遣いや表現は、相手に不快な印象を与える可能性があります。強い文体にならないように「ご面倒をおかけします」や「お忙しいところ恐れ入ります」などのクッション言葉をうまく使い、配慮した表現を心がけましょう。

「◯月分の請求書ですが、本日10時現在、弊社にて確認ができておりません。お手数をおかけしますが、一度ご確認いただけますと幸いです」などマイルドな表現で前置きをし、「本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます」など、行き違いになったときのお詫びも入れるのがポイントです。

4.簡潔で分かりやすい件名にする

件名は「◯月分請求書 送付確認のお願い」など、開封する前に要件が分かるシンプルさが重要です。

【重要】【至急】などを件名の最初に入れて「【至急】◯月分請求書 送付確認のお願い」などとすると、急ぎの要件だと相手に伝わりやすくなりますが、相手に不快感を与える恐れもあります。

しかし、請求書の担当者が誰だか分からず、「ご担当者様」宛に送る場合は、対応の優先順位が上がるため良いかもしれません。自社と送付先の関係性を考慮して都度適切に判断しましょう。

5.期日と入金が遅れるリスクを明確に伝える

いつまでに届かないと、支払いが遅くなってしまう恐れがあるのか、何日に届くと何日の支払いになるのか、締日と請求書が未着の際のリスクを簡潔に、明確に伝えるのがポイントです。

「請求書の到着が◯月◯日を過ぎると、お支払いが翌月の対応になってしまいます。未発送の場合は本日中にご確認いただき、まずは◯月◯日までにメールで送付の上、◯月◯日までにご郵送いただきたく存じます」などと具体的に伝えると良いでしょう。