請求書を催促するメールの書き方と文例を紹介！請求書が未着の場合や未払いへの対処法も

取引先から請求書がなかなか届かないとき、メールを送る際に知っておくべきポイントを5つ解説します。

催促のメールでは、基本的なビジネスマナーに沿ってメールを作成しないと、取引先との関係が悪化してしまう可能性があります。特に請求書の催促はセンシティブな内容になるため、文面には充分な配慮が必要です。

締日よりできるだけ早くメール連絡する

締日にまだ余裕があっても、請求書の到着がいつもより遅れているなら、できるだけ早くメールで連絡をしましょう。

「本メールと行き違いで、すでにご送付いただいている場合はご容赦のほどお願い申し上げます」などとお詫びを添えた確認メールを送付すれば問題ありません。

先方が発行を失念していたときや、再発行をしなければいけないときは手間がかかるため、受領のタイミングが重要です。締日に間に合わない可能性があるなら、関係性に応じて電話やチャットツールでの連絡もあわせて行いましょう。

未着の背景や理由を考慮した内容にする

相手側の不備によって請求書が未着であると感じると、つい高圧的な文面になりがちです。実際に発行手続きが滞っていたり、社内での伝達ミスが起きていたりする場合もありますが、誤配送や遅延など郵便に関するトラブルの可能性も考えられます。

そのためメールの文面を考えるときには、請求書の到着が遅れている背景や事情を考慮する必要があります。取引先との良好な関係をキープするためにも、相手のミスだと決めつけて責めるような文面になっていないか、確認してから送信しましょう。

配慮した言葉や表現で書く

「請求書送付をお忘れですか？」「請求書の到着が遅れています」などの、直接的すぎる言葉遣いや表現は、相手に不快な印象を与える可能性があります。強い文体にならないように「ご面倒をおかけします」や「お忙しいところ恐れ入ります」といったクッション言葉をうまく使い、配慮した表現を心がけましょう。

「◯月分の請求書ですが、本日10時現在、弊社にて確認ができておりません。お手数をおかけしますが、一度ご確認いただけますと幸いです」などマイルドな表現で前置きをし、「本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます」のようにお詫びも入れるのがポイントです。

簡潔でわかりやすい件名にする

件名では「◯月分請求書 送付確認のお願い」など、開封する前に要件がわかることが重要です。

【重要】【至急】などを件名の最初に入れて「【至急】◯月分請求書 送付確認のお願い」のようにすると、急ぎの要件だと伝わりやすくなりますが、人によっては不快感を与える恐れもあります。

しかし請求書の担当者がわからない場合であれば、【重要】【至急】を入れると確認してもらえる可能性が上がります。自社と送付先の関係性を考慮して、適切に判断しましょう。

期日と入金が遅れるリスクを明確に伝える

「いつまでに届かないと支払いが遅くなるのか」「何日に届くと何日の支払いになるのか」のように、締日と入金遅延のリスクを簡潔に、明確に伝えるのがポイントです。

具体的には「請求書の到着が◯月◯日を過ぎると、お支払いが翌月になってしまいます。未発送の場合は本日中にご確認いただき、まずは◯月◯日までにメールで送付の上、◯月◯日までにご郵送いただきたく存じます」と伝えるのがよいでしょう。