領収書の正しい貼り方！貼る順番や領収書の保管方法などを解説

領収書やレシートは、税務上の証拠として一定期間保管する必要があります。適切に保管・管理するには、ファイリングの方法を工夫することが重要です。 本記事では、領収書の貼り方やまとめる際の注意点、保管期間について解説します。領収書を正確かつ効率的に管理する方法を知りたい方は、本記事を参考にしてください。

1.領収書の貼り方・まとめ方

領収書は保管期間が法律で定められており、自己判断による処分は認められていません。そのまま保管すると紛失や破損のリスクがあるため、適切な方法でファイリングすることが重要です。

本章では、領収書の貼り方・まとめ方を順序立てて紹介します。

1-1.1.領収書を日付順に並べる

まずは、手元の領収書を日付順に並べます。複数の取引先がある場合は、取引先ごとに分けた上で日付順に並べるとよいでしょう。

日付順になっていないと、膨大な量の中から過去の領収書を探す際に、手間と時間がかかって不便です。日付順に並べることで、後日必要になった領収書を比較的スムーズに見つけられます。

1-2.2.台紙の右上に日付を記入する

領収書を日付順に並べたら、貼り付ける台紙の右上に、領収書に記載された日付を記入しましょう。保管方法によっては、台紙をファイルに入れたまま探せるなど、必要な領収書を見つけやすいメリットがあります。

台紙にはA4サイズの用紙を使用するのが一般的ですが、大きさに決まりはありません。台紙が小さすぎると、領収書が収まらない可能性があるため注意しましょう。

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1-3.3.領収書の上部のみ貼り付ける

領収書の四辺すべてを台紙に貼り付けると手間がかかるため、上部のみで問題ありません。糊やテープを使用して、丁寧に貼り付けましょう。

効率良く管理するには、台紙の大きさをそろえておくことも重要です。ノートやルーズリーフを台紙に利用しても問題ありませんが、紛失リスクを軽減するために、用紙の種類も極力統一しましょう。

1-4.4.ファイルにしまう

領収書を貼り付けた台紙は、毎月締め日を迎えた後にまとめてファイリングするとスムーズです。

ファイリングの方法は使用するファイルの種類によって異なり、パンチで穴を開けてバインダーに綴じる、ファイルケースに入れる、紐で縛るなどの方法があります。一時保管していたファイルから台紙を取り出し、保管用のファイルに収納しましょう。

なお、領収書は、決算書の決算日に合わせて月別にファイリングするのが望ましいといえます。わかりやすいように「○○年○月分」と記載した厚紙を先頭に入れておくとよいでしょう。

1-5.5.日付順に重ねてファイリングする

ファイリングの際は、台紙を日付順に重ねることを徹底しましょう。日付順にしておくと、後日必要な領収書を探すときにスムーズです。

また、1冊ずつ開いて確認する手間を省くために、バインダーやファイルの背面には保管書類の年月日や通し番号を記入しておきましょう。

2.領収書をまとめる際の注意点

領収書をまとめる際の注意点や、押さえておくべきポイントは以下のとおりです。

• 重ねずに貼り付ける
• 感熱紙は文字が消えやすい
• 一部を折る場合は金額が見えるようにする
• 貼る順番や向きを統一する
• 貼りすぎない・貼らなさすぎない

各項目について、詳しく見ていきましょう。

2-1.重ねずに貼り付ける

領収書を台紙に貼り付ける際は、重ねないことが基本です。重ねて貼ると、記載内容を確認する際に領収書をめくる手間が生じて、作業効率の低下につながる可能性があります。一目で把握できるように、貼り方を工夫しましょう。

また、金額が細かく記載された領収書が複数枚ある場合も、注意が必要です。重ねて貼り付けることに法的な問題はありませんが、内容を確認しにくいと業務に支障をきたす恐れがあります。

過去の領収書を見つけやすくするためにも、重ねず貼り付けることを意識しましょう。

2-2.感熱紙は文字が消えやすい

感熱紙とは、熱を感知して起こる化学反応によって色が変わる紙のことです。感熱紙は熱や紫外線に弱く、時間の経過とともに印字が掠れたり消えたりして、内容を読み取りにくくなる可能性があります。

感熱紙を使用したレシートなどを保管する際は、直射日光が当たらない場所に保管する、印字部分を内側に折り曲げるなどの対策が必要です。万一に備えて、コピーをとっておくのも有効です。

2-3.一部を折る場合は金額が見えるようにする

領収書・レシートの大きさや長さから、用意した台紙に収まらない場合は、一部を折って保管しても問題ありません。そのまま保管すると、破損のリスクが高まるため注意が必要です。

折り曲げる際は、後日確認しやすいように、金額が記載されている部分が見える折り方をしましょう。

2-4.貼る順番や向きを統一する

領収書の貼る順番や向きを統一することも重要です。乱雑にファイリングすると、まとまりがなく確認しにくい状態になります。貼り付け方法にルールを設けることで、領収書の整理や管理がしやすくなるでしょう。

日付順に右から左へ貼り付ける、上から下へと貼り付けるなど、決めたルールを社内で共有・統一することが重要です。

2-5.貼りすぎない・貼らなすぎない

領収書を貼り付ける際は、貼りすぎないように注意が必要です。台紙がもったいないからと多くの領収書を貼り付けると、後日確認する際に手間がかかります。見やすさや探しやすさを優先し、貼り付ける枚数を調整しましょう。

また、領収書の貼り付け枚数が過度に少ない状態も望ましくありません。1枚の台紙につき領収書1枚といった貼り方をすると、台紙の枚数が増えて管理しにくくなります。ファイルの数を最小限に抑えて省スペースで保管するためにも、貼り方に注意しましょう。

3.領収書の保管方法と期間

領収書やレシートは、金銭の授受があった事実を証明するための書類で、法人税法においては証憑書類として扱われます。また、法人はすべての支出を法人費用として処理する際、領収書を法人税や消費税の計算に使用します。

領収書の保管期間は法人が原則7年、個人事業主が原則5年と定められているため、自己判断で処分しないように注意しましょう。

なお、領収書はデータ化して保存しても問題ありません。紙の領収書は、スキャナの使用やスマートフォン・デジタルカメラによる撮影などが、スキャナ保存の方法として認められています。電子帳簿保存法に則って、適切に保存しましょう。

領収書の保管・管理方法については、以下の記事でも解説していますので参考にしてください。

関連記事：領収書の保管・管理方法は？手間と時間を削減するおすすめの方法を法人・個人事業主向けに紹介

紙の領収書をスキャンして電子データ化する方法については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。税務署への届け出が必要なケースや、要件違反・不正があったときの罰則なども紹介していますのでご一読ください。

関連記事：領収書をスキャンして電子データ保存するには？方法や要件を詳しく解説

4.領収書を正確かつ効率的に保管するなら「バクラク経費精算」

領収書やレシートは証憑書類の一つで、税務上の証拠として一定期間保管しなければならないことが法律で定められています。法人税や消費税の計算に使用する書類でもあるため、わかりやすく保管することが重要です。

日付順に並べてファイリングする、台紙に貼る順番や向きを統一するなどの点に注意しながら、正しく整理・保管しましょう。

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