見積書に書くべき項目とは｜記入のポイントや注意点など解説

見積書には、記入する項目と書き方があります。タイトルや発行日、納期や有効期限などを解説します。

タイトル

文書のタイトルについては特に決まりはありません。一般的には「見積書」「お見積書」「御見積書」などと書きます。発注書や納品書など、ほかの文書と明確に区別できるタイトルを付けましょう。また、見積書だと一目でわかるよう、大きめのフォントで作成することもポイントです。

発行日

見積書には発行日の記入も必要です。書類を管理する手間や負担の軽減のために、発行日を記入しましょう。これにより、取引先とのコミュニケーションが最低限で済みます。

商品・サービスの納期

納期について知りたい顧客は多いため、必要に応じて商品・サービスの納期も記入しましょう。「発注から〇〇日以内」のように記入することが一般的です。在庫切れや工場の稼働状況などによって納期が未定の場合は、その旨を書いておくとトラブルを未然に防げます。

見積書の有効期限

見積書の有効期限も必要に応じて記入します。有効期限は、主に物価や為替レートなどの価格変動による損害を防ぐために記入します。商品・サービスにもよるので一概にはいえませんが、見積書の作成日後2週間から6か月程度に設定することが一般的です。

見積書の通し番号

ビジネスにおいては多くの見積書を作成します。そのため、見積書に通し番号を記入しておくと、管理や整理がしやすくなります。見積書作成ソフトなどを使用する場合は、自動的に通し番号を発行できるため手間がかかりません。

宛名

見積書には宛名が必要です。宛名とは、先方の住所や会社名、部署などです。場合によっては担当者の名前も記入しますが、多くは会社同士の取引の場合には部署名までの記入です。

差出人の名前

見積書には差出人の名前も記入します。宛名と同様に、自社の住所や会社名、部署などを記入しましょう。担当者の名前まで記入するケースもありますが、基本的には部署までです。差出人について記入する場合は、担当者の電話番号を記入しましょう。

見積もりの金額

商品やサービス個々の金額だけでなく、合計額も記入します。見積書の中でも重要な項目となります。項目ごとの金額と合計額が合うように、しっかりと確認しましょう。

小計・消費税・合計

見積書には各項目の合計額を記入しますが、小計や消費税の記入も必要です。特に消費税は忘れずに記入しましょう。小計金額に消費税をプラスしたものが合計額となります。

備考欄

備考欄には特にルールがありません。基本的には、伝達事項を自由に記入するための項目です。補足説明が必要だったり特別な条件が合ったりする場合は、備考欄に記入しましょう。