請求書の発行方法とは？事前に確認が必要なものや基本の注意点を解説

請求書の発行に際しては、ビジネスマナーを心得ておく必要があります。請求書発行に関わる主なビジネスマナーは以下のとおりです。

取引の形態を元に発行のタイミングを見極める

取引の形態には、継続取引型、受注請負型の2種類があります。

継続取引型の取引とは、毎月のように取引が行われる形式で、請求書の発行作業も毎月決まったタイミングで行います。継続取引型の取引になる場合、受注請負型とは、注文があれば都度納品を行う形式です。請求書は基本的に、納品の際に取引先へ渡します。

継続取引型の取引における請求書は、毎月決まったタイミングで発行します。締め日と、請求書の発行日の確認が必要です。

用紙は原則A4サイズにする

請求書はA4サイズの用紙で作成することが一般的です。パソコンで原稿用紙を作成するにも便利なサイズです。

郵送するときは3つ折りにして封筒に入れると良いでしょう。封筒へ入れる際は、開けるときに書き出しが先に見えるようにして折ります。

丁寧に押印する

請求書に押印する際は、かすれや欠けのないよう丁寧に押印する必要があります。また支払トラブルを防ぐには、署名の最後に少しかかるように押印することがコツです。書類の信頼性を高めるため、文字から離れた押印を認めてくれない会社もあります。注意しましょう。

郵送の際は送付状を同封する

請求書を郵送する際、請求書だけを封筒に入れて送付するのはマナー違反です。請求書を送る相手は、自社を利用してくださったお客様ということになりますから、時候の挨拶や感謝などを伝える送付状を請求書に添えると良いでしょう。

メールで送付する場合は事前に確認する

請求書をメールで送る場合、自社のみで完結して送ればいいわけではありません。受け取る側の取引先の承諾を得ておきましょう。原本の存在を絶対としている企業もあります。

取引先に確認した際、承諾を口頭で得ていても、関係者や担当者にその旨が正しく伝わっていないことも考えられます。認識のすれ違いを防ぐため、今後請求書はデータ化してメールで送付を行うこと、原本の郵送は取りやめることなどを明記した書面の作成を推奨します。