納品書兼請求書とは？作成するメリットや方法、注意点などわかりやすく解説！

納品書兼請求書を作成する際は、いくつか注意するべき点があります。ここからは、具体的な注意点とそれぞれの詳細を解説します。

取引年月日を確認する

納品書兼請求書の取引年月日は、納品日を記載することが一般的です。しかし、出荷日や到着予定日を記載する場合もあります。

そのため、どの日付を取引年月日に記載する基準とするか、取引相手と認識を合致させておくことが大切です。特に、相手が新規の取引先である場合は、取引年月日をいつにするか確認しておきましょう。

送付先を確認する

法人を相手にする場合に注意したい点として、送付先の選定が挙げられます。法人は、納品先と請求先が異なることが珍しくありません。

基本的には、経理担当部門のある本社に送付することが一般的です。しかし、取引先によっては、納品先に送付したり、納品先とは違う営業所や支店に送付したりする場合もあります。トラブルを避けるためにも、送付先について明確な指示を出してもらいましょう。

担当者不在時は指示を待つ

納品書兼請求書は、基本的に商品を納入する際に渡します。しかし、納品先に担当者が不在の場合は、納品することを避けて相手からの指示を待ちましょう。担当者が不在の状態かつ独断で納品をしてしまうと、トラブルに発展しかねないためです。

また、納品物に添えて届けるように指示された場合は、プライバシーを守るための配慮を心掛けましょう。たとえば、封筒に入れて他人から見られないようにするなどです。

納品物と一緒に送付する

納品書兼請求書は、納品物と一緒に送付しましょう。なぜなら、取引先が納品物の内容と請求情報を同時に確認できるからです。

送付するタイミングを誤ることは、マナー違反とされるため注意しましょう。なお、トラブルが原因で送付が早くなったり遅くなったりする際は、その旨を取引先に連絡することも大切です。

紙ではなく電子化も検討する

納品書兼請求書を作成する際は、電子化も検討しましょう。納品書兼請求書は、納品書や請求書と同様に電子化が許可されています。

電子化すると、効率的な管理や送付が可能になり、業務の効率化が図れます。また、テンプレートや帳票作成システムも多くあり、自身の目的に合った物を選びやすいです。

不必要な内容を記載しない

納品書兼請求書は取引に関する重要な書類であるため。お礼の一文を添える程度なら問題ありませんが、基本的には必要な内容のみを記載してください。
たとえば、自社の宣伝やイラストなどが含まれていると、不信感を与える恐れがあります。納品や請求に関する連絡事項がある場合も、納品書兼請求書とは別に改めて伝達すべきです。