振込業務を効率化するには？請求書受領からの流れ・自動化も解説

請求書の振込業務には多くのプロセスがあり、手作業で進めた場合、書類の取りまとめや上長の承認を得るまでに手間と時間を要します。また、記載に誤り・漏れなどの人的ミスが発生しやすい点も、課題の一つといえるでしょう。

本記事では、請求書の受領から振込までの流れや、振込業務を効率化する方法について詳しく解説します。振込までの業務でよくある課題も紹介しますので、参考にしてください。

請求書の受領から振込までの基本的な流れ

請求書の受領から振込までの基本的な流れは、以下のとおりです。

• 請求書の受領（郵送・電子メール・ダウンロードなど）
• 請求書の内容を確認
• 支払依頼書の作成・提出
• 取引内容の記帳
• 承認後に支払い
• 支払完了分の消込処理
• 請求書の保管・保存

ステップ1〜2は取引先とやり取りをする購買部門や発注部門が担当するのが一般的です。ステップ3以降は経理部門が中心となりますが、企業規模や組織体制によっては財務部門が振込実行を担当する場合や、経理部門が全工程を担う場合もあります。

取引内容を把握している発注部門（購買部門または現場部門）にて確認します。

記載内容が正しければ、発注部門にて請求情報をリスト化した支払依頼書を作成し、経理担当者へ提出しましょう。なお、支払依頼書の作成はすべての企業で行われているわけではなく、ワークフローシステムで申請・承認を行うケースもあるため、自社の運用フローを事前に確認する必要があります。

支払依頼を受けた経理担当者は、支払内容を再度確認し、問題がなければ取引内容を帳簿へ記帳しましょう。承認後は、企業体制に応じて経理部門または財務部門が振込処理を実行します。

支払い後は、経理部門にて支払完了分の消込処理を行い、請求書の原本または電子データを適切に保管・保存しましょう。

振込までの業務でよくある課題

請求書の受領から振込までにはいくつかのプロセスがあり、煩雑な業務を伴います。振込までの業務でよくある3つの課題について、詳しく見ていきましょう。

請求書の取りまとめに手間がかかる

請求書の形式は、郵送で届く紙のものやメールに添付されるPDFファイル、専用のWebサイト・システムを経由してダウンロードするものなどさまざまです。請求書の形式が取引先ごとに異なると、取りまとめに手間を要して業務効率の低下を招く恐れがあります。

特に紙の請求書は管理が煩雑で、紛失リスクを伴うため注意が必要です。取引先から各部署に届いた請求書を経理部門へ集約するまでにも、手間と時間がかかり、生産性の低下が懸念されるでしょう。

手作業による人的ミスが発生しやすい

請求書の受領から振込までには、購買部門の担当者と経理担当者による手作業がいくつもあります。支払依頼書や帳簿の記載内容に、人的ミスによる誤り・漏れが発覚すると、取引先とのトラブルや信用問題につながりかねません。

責任重大な業務として担当者に精神的負担がかかるほか、属人化が進むと、内部統制上のリスクが高まる可能性もあります。ミスをなくすために複数人のダブルチェックを導入する方法もありますが、人件費がかさむなど、別の課題が生じやすい点も課題です。

承認を得るまでに時間がかかる

振込の承認を得るまでに時間がかかることも、課題として挙げられます。特に、紙の支払依頼書を用いる場合、手書きによる記入や押印を必要とするため、書類を作成するだけで多大な手間と時間を要するでしょう。

承認者がテレワークや出張でオフィスに不在の場合、承認プロセスが停滞して支払いまでの期間が長引く恐れもあります。支払い遅延によるトラブルが生じないように、徹底した期日管理が求められます。

振込業務を効率化する方法

受領から振込までのプロセスが複雑で課題が多い振込業務は、ペーパーレス化の推進や業務プロセスの自動化、業務代行サービスの利用によって効率化が可能です。本章では、それぞれの方法について詳しく解説します。

ペーパーレス化を推進する

環境保護の観点やテレワークの普及により、近年はペーパーレス化を推進する企業が増加傾向にあります。紙の請求書でやり取りをしている場合は、電子化への対応の可否を取引先に確認してみましょう。

紙代・郵便料金などのコスト削減や、保管スペースを減らせるといったメリットを伝えると効果的です。難色を示された場合は、受領した紙の請求書を自社で電子化するのも一つの方法です。

紙の請求書を電子データ化する方法については、以下の記事で解説していますので併せてご覧ください。

関連記事：請求書をラクに読み取りできる仕組みは？AI-OCRやスキャンのデータ化を解説

業務プロセスを自動化する

請求書の受領から振込までの業務プロセスをデータ化し、一連の流れとして自動化する方法も効果的です。専用のシステムを導入すれば一元管理ができるほか、振込データの出力機能を搭載したシステムの場合、業務のさらなる効率化を図れます。

また、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応したシステムが多く、担当者の負担軽減につながる点もメリットです。

業務代行サービスの利用を検討する

振込業務を効率化する方法として、業務代行サービスを利用するのも一つの選択肢です。

請求書の受領代行サービスの場合、一般的には紙の請求書の受領・開封やデータ取り込み・入力、フォルダ整理といった一連の業務を代行できます。

オプションで紙の請求書のファイリング・保管を依頼できるサービスもあり、経理担当者の大幅な負担軽減が可能です。

請求書受領サービスについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。サービスの種類やメリット・デメリット、選び方などを詳しく解説しています。

関連記事：請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方

請求書の受領から振込・保管までを効率化するなら「バクラク請求書受取」

請求書の受領後は、内容確認や支払依頼書の作成・提出、取引内容の記帳など、多くの業務が発生します。手作業は振込の承認までに時間がかかるほか、書類の取りまとめに手間が生じ、人的ミスも発生しやすいため注意が必要です。

振込業務を効率化するには、電子化の推進や業務プロセスの自動化、業務代行サービスの利用を検討するとよいでしょう。

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