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納品書と領収書の経費計上での役割とは?領収書の代用例や発行する際の注意点

企業で取り扱う書類は多く、それぞれの役割をしっかり把握して適切に処理する必要があります。とりわけ納品書や領収書は、取引に欠かせない書類です。不備がないよう注意してこれらの書類を発行・受領しなければ、業務に支障が出る恐れがあります。本記事では、納品書と領収書について、その役割や取り扱いの注意点などを解説します。

納品書と領収書の経費計上での役割とは?領収書の代用例や発行する際の注意点

納品書と領収書の違いとは

取引に欠かせないそれぞれの書類の違いを、発行される頃合いと役割に関して解説します。

納品書は商品を納品する際に発行する書類

納品書は、商品の納品を示す書類であり、発注された商品の納品状況を示す証明として用いられるものです。

納品と名がついていますが、納品書は物品を納品したときにだけ使うものではありません。無形の商品やサービスについても、納品書は契約内容の完遂を通知する役割を果たします。

なお、取引によっては、請求書が納品書の役割を兼ねる場合もあります。それぞれの書類における違いは、発行される頃合いと役割です。納品書は商品を納品する頃合いで発行され、注文された商品が正しく納品された旨を証明するために使われます。

また、経費計上する際は、納品書と併せて領収書が必要になります。以下に、納品書に盛り込むべき項目をまとめました。

  • 取引相手の情報
  • 納品書の発行日
  • 取引された商品の詳細(種類、数、単価、金額など)

参考:納品書とは?必須項目や書き方、請求書との違いなどわかりやすく解説

領収書は代金を受け取った際に発行される書類

代金の受け渡しが行われ、完了したことを示す証拠書類が領収書です。領収書には、同じ内容の請求書を2度送る二重請求や、情報の改ざんなど経理の不正を防ぐ役割があります。領収書がなければ、支払が済んでいることを客観的に示すことは困難です。

「支払った」「支払っていない」の行き違いが生じた際、支払う側の過払いが生じる可能性があります。領収書は税額の算定にも関係する書類です。正しい書き方ができるよう、ルールを十分に把握する必要があります。

領収書が発行される頃合いは、商品やサービスの納品時ではなく、代金の入金を確認できたときです。入金確認後に相手側からの希望があれば、代金を受け取った側は領収書を発行しなければなりません。そして、領収書の発行は、取引の完了を意味します。

なお、繰り返しになりますが、経費計上の際は納品書に加えて領収書が必要です。以下に、領収書に盛り込むべき項目をまとめました。

  • 発行日
  • 宛先
  • 但し書き(取引の詳細)
  • 取引で支払われた金額
  • 領収書の発行者に関する情報(社名や所在地など)

税法上、領収書は証憑書類として最大10年間の保管が必要とされています。確定申告が終わった後も保管しておきましょう。

領収書の書き方・発行・保存のルール|インボイス・電子帳簿保存法への対応も解説

納品書は領収書として代用できる?

経費計上の際は基本的に、納品書だけではなく領収書も必要になります。納品書は、商品を納品した旨を示す書類であるためです。商品の単価や金額ならば、納品書と照らし合わせれば確認可能です。しかし、納品書のみでは支払の有無や帳簿に記載された内容の根拠にはならないため、経費計上の際は領収書の提示が求められます。

納品書には発行の義務がありません。また、領収書の代わりにならない点からも、無形商品・商材では発行されないケースが多く見られます。ただし、注文内容と相違がないか確認したいときには納品書が役立ちます。取引でのトラブルを防ぐためには、納品書を活用した方がよいでしょう。

納品書兼領収書の場合は?

前払いで商品やサービスを納品する場合は、納品書兼領収書が発行される場合があります。納品書兼領収書は、領収書として認められます。商品やサービスの納品時に、すでに代金の支払が確認できていれば納品書兼領収書を発行可能です。

納品書には法的な形式がありません。ただし、納品書兼領収書には支払った金額に加え、「領収済み」のように支払が済んでいる旨も明記されている必要があります。内容に漏れがあると証明書として認められない可能性があるため、納品書兼領収書の発行時や受取時には十分注意してください。

まとめ

納品書は商品を納品するとき、領収書は代金を受け取ったときに発行される書類です。それぞれの書類の発行時・受取時には、記載すべき項目が盛り込まれているか確認しましょう。なお、経費計上の際は、基本的に納品書に加えて領収書が必要です。

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