領収書なしでも経費精算は可能？紛失や発行されない場合の対処法

経費精算には領収書が必要です。具体的な理由とそれぞれの詳細について解説します。

支払いの事実や経費としての適切性を証明するため

確実に支払ったという事実を証明するために、領収書は欠かせません。領収書には日付や宛名、金額などが記載されているため、支払いがあったことを客観的な事実として証明することが可能です。しかし、領収書がなければ、本当に事業に必要な費用だったのか、支払った金額などを把握することができません。領収書によって支払いの事実が確認できることで、経費の二重払いや過払いなどを防ぐことにつながります。

また企業には、事業活動をするうえで必要となったコストが、経費として適切であることを証明する義務があります。企業が納める法人税などの税金は、売上から経費を差し引いた額である事業所得から算出されるためです。経費として適切であることを証明するうえでも、領収書は重要です。領収書は、企業に関わる出金を記録しているため、証憑書類として税申告の際にも用いられます。

税務調査に対応するため

税務調査に対応するためにも、領収書は必要です。領収書は経費を使った理由の説明や取引の事実を証明する際に、高い証拠力を発揮します。しかし、領収書がないと経費を払ったことを証明できず、不正な経費の計上であるとして脱税扱いされる可能性もあります。なお、帳簿書類保存の義務により領収書は7年間保管しなければなりません。

消費税額控除の適用条件に含まれるため

消費税法では、仕入税額控除の適用を受けるために領収書の保存が義務付けられています。仕入税額控除とは、消費税の課税売上を基準として仕入に課された消費税を差し引き、最終的な消費税の納税額を算出することです。

原則として、仕入の費用として扱われるには領収書が必要です。そのため、領収書がないと仕入の費用として認められず、仕入額控除が受けられないため損をしてしまいます。

不正を未然に防ぐため

領収書の提出を従業員に義務付けることにより、不正防止にもつながります。領収書の提出を義務化していない場合、実際の経費よりも水増しして高い金額を請求されたり、そもそも事業に必要のないプライベートの費用まで請求されたりと、差額を手に入れる目的による不正が起こってしまう可能性があります。

領収書の提出を義務付けていれば、実際に支払った金額や用途を確認できるため、不正請求を防げるでしょう。