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経費精算に領収書は必要？紛失した場合の対処法や電子化のメリット
経費精算業務において、領収書の扱い方に悩んでいる経理担当者も多いのではないでしょうか。経費精算では領収書が必要となるため、チェックが必須です。この記事では、経費精算における領収書で確認すべき要素、紛失した場合の対応方法などを詳しく解説します。領収書の扱い方で悩んでいる場合は、ぜひ参考にしてください。
経費精算に領収書は必要？紛失した場合の対処法や電子化のメリット
経費精算において領収書が必要な理由
経費精算では領収書が必要です。ここでは、なぜ経費精算において領収書が必要なのか、その理由を解説します。
支払いの事実を証明するため
確実に支払ったという事実を証明するために、領収書は欠かせません。領収書には日付や宛名、金額などが記載されているため、支払いがあったことを客観的な事実として証明することが可能です。しかし、領収書がなければ、本当に事業に必要な費用だったのか、支払った金額などを把握することができません。
領収書によって支払いの事実が確認できることで、経費の二重払いや過払いなどを防ぐことにつながります。そのため、領収書は経費精算において不可欠であるといえるでしょう。
不正を未然に防ぐため
領収書の提出を従業員に義務付けることにより、不正防止にもつながります。領収書の提出を義務化していない場合、実際の経費よりも水増しして高い金額を請求されたり、そもそも事業に必要のないプライベートの費用まで請求されたりと、差額を手に入れる目的による不正が起こってしまう可能性があります。
領収書の提出を義務付けていれば、実際に支払った金額や用途を確認できるため、不正請求を防げるでしょう。
経費精算における領収書のチェックポイント
経費精算で提出される領収書を確認する際には、5つのチェックポイントを意識しましょう。
題・日付・宛名
まずは、書類の上部に「領収書」の記載があるかどうかを必ず確認しましょう。代金を支払った年月日が記載されているかもチェックポイントです。この際、和暦・西暦どちらでも構いませんが、令和の「R」など略してあるものは認められません。宛名が正確に記載されているかなども確認しておきましょう。
金額
取引した金額が正確に記載されているかも確認したいポイントです。支払われた金額が、税込金額で記載されているか、消費税額が記載されているかなどもチェックします。この際、金額の末尾に「－」や「也」などが入っているかどうかも確認しておくとよいでしょう。これにより、金額の水増しなどの偽装ができなくなります。
但し書き
但し書きとは、提供したサービスや商品の名前、支払われた金額の用途が記載されたものです。どのような用途で金額が支払われたのかを確認するためにも、但し書きのチェックは欠かせません。たとえば、「宿泊代として」「飲食代として」など、具体的な内容が記載されていることを確認しましょう。
収入印紙
支払金額は5万円以上の場合には、収入印紙が必要になります。収入印紙がないからといって領収書が無効になることはありません。しかし、より有効性の高いものは収入印紙が貼られている領収書です。また、貼り忘れは発行側にペナルティが発生するため、気づいたら指摘するとよいでしょう。
金額に応じて収入印紙が貼られているか、消印が押されているかなどを確認しましょう。クレジットカード払いの場合、収入印紙は不要です。
発行者情報
領収書の発行者情報が記載されているかもチェックポイントです。支払先の会社名や店舗名が記載されているかどうか、しっかりと確認しましょう。この際、会社名だけでなく住所や連絡先などの記載があるかも確認する必要があります。会社名や住所、連絡先などが記載されていることは、有効な領収書の条件です。
経費精算において領収書を紛失した場合の対処法
従業員が領収書を紛失してしまうケースもあるでしょう。ここでは、領収書を紛失した際の対処法を解説します。
レシートで代用する
領収書がない場合でも、レシートがあるなら領収書代わりとして使うこともできます。レシートは領収書と同じように、証憑書類として認められているため経費精算でも活用可能です。レシートで代用する際には、以下の項目が記載されているかどうかを確認しましょう。
・日付
・金額
・但し書き
・宛名
・発行者情報
レシートの場合、宛名が記載されていないケースもあるでしょう。経費精算であれば宛名がなくても可能となっていますが、残りの4項目は必ず記載されていなければいけません。
再発行を依頼する
領収書を紛失した場合には、支払い先に再発行を依頼する方法もあります。紛失したことに気付いた時点で、速やかに依頼しましょう。ただし、企業によっては再発行に対応していないケースもあります。領収書の不正利用防止のために、再発行は不可と事前に決められているケースもあるため、必ずしも再発行してもらえるとは限りません。
出金伝票
領収書の再発行ができず、レシートもない場合は出金伝票を記録するという方法もあります。出金伝票には、以下の項目を必ず記載しましょう。
・日付
・支払い先
・支払いの目的や内容
・金額
出金伝票を発行することで、経費として認められる可能性があります。ただし、認めてもらえない場合もあるため注意しましょう。
経費精算において領収書が発行されない場合の対処法
そもそも、バスや電車などの交通機関を利用する場合や、取引先へのご祝儀など、領収書が発行されないケースもあります。この場合は、出金伝票やクレジットカードの利用明細などで代用することが可能です。
慶弔関係の場合には、ご祝儀袋のコピーや香典返しの挨拶状などを保管しておくと、支払いがあったことを証明することができます。また、交通費の場合はバスや電車での移動経路なども、記録しておくとよいでしょう。
経費精算において領収書を電子化するメリット
経費精算において領収書を電子化することで、3つのメリットが得られます。ここでは、各メリットを解説します。
管理コストの削減になる
領収書を紙ではなく電子化して保存することで、管理コストの削減につながります。領収書は保存義務があるため、定められた期間は保管しておかなければいけません。紙で管理していると、保管スペースが必要になるため管理コストが高くなりがちです。
電子化することで紙の領収書を保存しておく必要がなくなり、保管スペースにも余裕が生まれるでしょう。管理コストを削減できるだけでなく、領収書の紛失防止にもつながります。
データによる検索が可能になる
領収書を電子化していくことで、検索性が高くなるため必要な書類をすぐに見つけ出すことができます。従来は、保管している書類を確認して見つけ出す必要があったため、時間も手間もかかっていました。
電子化しておけば、期間や内容などのさまざまな検索条件を設定して検索できるため、それぞれの領収書を確認しながら必要な書類を探すという手間がかかりません。そのため、経理業務の効率化が期待できます。
業務効率化につながる
経費計算においては、申請から承認までさまざまな業務を行う必要があり、経理担当者の負担が大きくなりがちでした。
しかし、電子化対応できるシステムを導入すれば、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードしたり、モバイル端末から承認できたりします。申請者・承認者双方の負担軽減につながるため、経費業務全体の効率化が図れるでしょう。結果的に、生産性の向上にもつながります。
領収書を電子化するなら、電子帳簿保存法への理解が必要
領収書を電子化する際には、電子帳簿保存法について理解することが重要です。電子帳簿保存法では保存要件が定められているため、確認しておきましょう。保存要件はどのような形で領収書を授受したかによって異なります。紙で授受した領収書をデータ化して保存する際にはスキャナ保存要件、データで授受した領収書を保存する場合には、電子取引制度の保存要件を満たさなければいけません。それぞれの保存要件や制度の詳細については、国税庁の「電子帳簿保存法特設サイト」に記載されています。領収書の電子化を進める前に、確認しておくとよいでしょう。
領収書の電子化なら「バクラク経費精算」がおすすめ
バクラク経費精算は面倒な経費精算を効率化するサービスです。改正電子帳簿保存法に対応しており、申請・承認時にスキャナ保存要件を満たしているかなどを自動で判定する機能も搭載しています。そのため、領収書の電子化に不慣れな場合でも安心です。
そのほかにも、領収書の使いまわし自動判定などのミスを防止する機能や、領収書をスマートフォンのアプリで自動読み取り、一括アップロードできる機能などもあるため、経費精算の負担軽減を実現できるでしょう。インボイス機能にも対応しており、制度に対応しながら簡単かつ正確な経費精算が可能です。
まとめ
経費精算には領収書が必要です。領収書の提出を義務付けることで、二重払いや過払いなどのミス防止、従業員の不正防止につながります。紙の領収書の管理はコストや手間がかかるため、電子化によって効率化を図るとよいでしょう。電子化の際には、電子帳簿保存法に対応する必要があります。
バクラク経費精算は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。スキャナ保存要件を満たしているか、使いまわしがないかなどを自動で判定できるため、申請者のミスや経理担当者のミスを防止することが可能です。経費申請全体の効率化が図れるため、経費精算でお悩みならお気軽にお問い合わせください。
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