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めんどくさい経費精算をなんとかしたい！立場別の状況と解決策とは
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-11-07
経理担当者にとって、経費精算はめんどくさいものかもしれません。しかし、経理担当者だけではなく、申請者や、申請の承認をする上長や管理職も、経費精算をめんどくさいと感じている場合があります。この記事では、経費精算がめんどくさい理由を立場別に解説します。状況を改善する方法や、めんどくさくても経費精算しないといけない理由も解説するので、参考にしてください。
めんどくさい経費精算をなんとかしたい！立場別の状況と解決策とは
【経理部門】経費精算がめんどくさい理由
経理部門の立場から、経費精算がめんどくさい理由を解説します。業務の煩雑さと従業員に対する気苦労が、めんどくささを感じさせる原因となります。
煩雑な作業が多い
以下のような煩雑な作業が、経費精算をめんどくさくさせます。
- 申請書の内容を確認する
- 小口現金を管理する
- 正しい仕訳方法を判断する際に時間がかかる
- 仕訳帳と会計ソフトの両方に記録する手間がかかる
内容確認や従業員への注意喚起でストレスがたまる
内容確認や注意喚起の際に従業員から煙たがられることも、経費精算が面倒と感じられる理由の1つです。領収書が添付されていなかったり、記載内容に誤りがあったりする状態で申請されると、経理担当者は業務として申請者に詳細を確認しなければなりません。
不正を見逃さないように神経を使う
不正を厳しくチェックする過程でも、めんどくさいと感じる場合があります。経理担当者には、不正防止に対する重大な責任があります。仮に不正を見逃すと、経理担当者自身が疑惑の目にさらされるかもしれません。
税率の確認に手間がかかる
軽減税率と標準税率の確認に生じる手間も、めんどくさいものです。勘定科目が同じでも適用税率が同じとは限りません。また、添付されている領収書が間違った税率で計算されている場合もあります。経理担当者は、細心の注意を払って税率の確認にあたります。
【申請者】経費精算がめんどくさい理由
申請者にとって、経費精算がめんどくさい理由を解説します。立て替えた費用を支払ってもらいたくても、めんどくさいと感じることもあるでしょう。
申請書作成がややこしい
申請書作成のややこしさが原因で、めんどくさいと感じる場合があります。例えば、交通費を申請する際には、日時や移動経路などの情報を調べて正確に記さなくてはいけません。特に申請をためこんでしまったとき、個々の内容を正確に思い出せないと作業がより困難になります。
承認を依頼するタイミングが難しい
申請書を上長や管理職に承認してもらう過程でも、めんどくさいと感じる場合があります。申請者は上長や管理職が職場に戻るタイミングを見計らって、承認を依頼するためです。セキュリティ上の理由から、申請書を机上に放置できません。そのため、承認を得るだけでも手間がかかります。
経費申請のたびに会社に立ち寄るのがつらい
経費精算のために会社に立ち寄る必要性も、めんどくさいと感じさせます。特に、主にテレワークで働く人や頻繁に出張する人にとっては、経費精算のためだけに出社を求められることが大きな負担となるでしょう。
【承認者】経費精算がめんどくさい理由
承認者の立場から、経費精算がめんどくさい理由を解説します。ここでの承認者とは、申請者の上長や管理職を指します。
月末に承認作業が集中して時間を奪われる
月末に承認作業が集中して業務時間が削られると、承認者は経費精算をめんどくさいと感じます。月末に承認作業が集中する理由は、前述のように煩雑で手間がかかる経費精算を、申請者が後回しにしがちなためです。
記入漏れ・ミスの確認がわずらわしい
記入漏れやミスを確認して指摘する工程も、承認者にとってはめんどくさいものです。記入項目が多いほど確認する時間が増えます。しかも、書類は1つだけではなく、管轄する部下の申請内容を全て見なくてはいけません。
承認作業のたびに会社に立ち寄るのがつらい
申請者同様に、承認者も承認作業のたびに会社に立ち寄る必要があります。多くの部下の申請を処理しなければならないため、業務効率を考えるとめんどうでも着手せずにはいられません。
経費精算のめんどくさいを解消する方法
経費精算のめんどくさいを解消する方法を解説します。従業員が負担に感じている内容を突き止め、改善を試みましょう。
経費精算システムやソフトを導入する
経費精算システムやソフトを導入すると、めんどくさいを解消できます。詳細は後述しますが、経費精算システムやソフトには数々のメリットがあり、フローやルールがわかりやすくなると、申請が楽になります。
小口現金の取り扱いを減らす
小口現金の精算はめんどくさいため、徐々に電子マネーなどに切り替えていきましょう。小口現金での精算が多い場合、経理担当者が確認する手間や時間が増えます。また、小口現金を取り扱う過程で、ミスが発生する可能性もあります。ミスが発生すると修正が必要になるため、無駄な作業が多くなるでしょう。システムで電子マネーなどの利用履歴を取得できると、人的ミスの防止につながります。
正しい経費精算を行うことの重要性を社内周知する
経費精算をめんどくさいと感じる理由の1つとして、重要性を十分に理解していないことが挙げられます。経費精算のマニュアルや注意点をまとめ、全従業員に周知しましょう。1度の説明だけでは、内容や重要性について正しく理解されない可能性もあるため、何度も繰り返し周知することが大切です。繰り返しの指導にもかかわらずルールを守る意識が低い場合は、やむを得ずペナルティを設けることも検討してください。
経理部門の人員を増やしてもらう
計画的に経理部門の人員を増やすと、1人ひとりの役割が整理されます。業務負担が緩和されて職場環境が良化すると、めんどくさい気持ちを抑えられるでしょう。
経理業務をアウトソーシングする
経理業務をアウトソーシングすると、めんどくさい業務から解放されるとともに、業務効率や精度が向上する可能性があります。ただし、コストの増加や、社内にノウハウが蓄積されない点などには注意が必要です。
経費精算をシステム化するメリット
経費精算をシステム化するメリットを、経理部門と、申請者と申請の承認をする上長や管理職の立場に分けて解説します。
経費精算システムとは？導入するメリット・デメリットや選び方を解説
経理部門側のメリット
経費精算をシステム化すると、経理部門は以下の理由でメリットを得られます。
- 従業員と対面してコミュニケーションせずに済むため
- 仕訳を自動化できるため
- ミスや不正を防げるため
- データ保存が楽になるため
- コスト削減できるため
経費精算システムを使うと、申請未提出者への催促や書類不備の確認・差し戻しなどの作業が簡単に行えます。申請書の内容に応じて自動的にシステムが仕訳したり、会計ソフトに反映したりできると、経理業務が効率化します。自動化で人の手を省けると、ミスや不正も防ぐことが可能です。
また、システムを導入することで、申請書や領収書などが電子化されると、保管場所や管理の手間だけではなく、用紙代や印刷代も削減できます。
申請者・承認者側のメリット
経費精算のシステム化は、申請者と、申請の承認をする上長や管理職にもメリットをもたらします。メリットの主な理由は、以下のとおりです。
- 申請書作成を自動化できるため
- 記入漏れ・ミスの確認が楽になるため
- 外出先から経費申請・承認できるため
読み取り機能が搭載された経費精算システムなら、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで、手間なく申請書を作成できます。自動化できる部分が多いと、記入漏れやミスが発生しにくくなり、承認者は容易に内容を確認できます。
さらに、クラウド型の経費精算システムであれば、出先でも経費精算システムにアクセスして、申請や承認が可能です。
めんどくさい気持ちを緩和させる経費精算システムの選び方
経費精算に対するめんどくさい気持ちを緩和させる、経費精算システムの選び方を解説します。
経費精算システムとは？導入するメリット・デメリットや選び方を解説
自社の課題や既存システムに合わせて選ぶ
経費精算システムを導入する際は、自社の課題を整理して、課題解決につながるシステムを導入しましょう。既存システムとデータ連携できるか、連携作業はスムーズに進みそうかなどの確認も重要です。勤怠管理や労務管理などの既存システムと連携できると、経費精算以外の業務の効率化も見込めます。
サポート体制で選ぶ
稼働後も手厚くサポートしてくれるサービスを選ぶことが重要です。稼働後のトラブル対応は、導入するサービスによって大きく対応が異なります。サポートは導入段階のみか、運用開始後もサポートを受けられるか、サポートの内容はどのようなものかを確認しておきましょう。マニュアルしかない、窓口がメールのみ、といった状況だと運用後に不安があります。
操作しやすさで選ぶ
経費精算システムを選ぶ際は、無料トライアルを活用して操作しやすさを確認してください。操作方法が複雑では、システムが使用されないかもしれません。実際に従業員に触れてもらってから導入するシステムを決めると、現場に合うものを導入可能です。
法制度への対応状況で選ぶ
電子帳簿保存法に対応しているか、国税庁が公認するJIIMAの認証を受けているかを確認しましょう。電子帳簿保存法に関する専門知識が十分ではなくても、適切なシステムを利用すると、法令に準拠した経費精算処理が可能になります。
めんどうでも経費精算しないといけない理由
経費精算の重要性を理解したうえで、立場を問わず適切に取り組みましょう。めんどうでも経費精算しないといけない理由を解説します。
未精算を避けるため
未精算を避けるには、適切な経費精算が重要です。未精算があると、税務調査で指摘されやすく、融資審査の際に不利になる可能性があります。法的には、従業員には時効が成立するまで未精算分を請求可能です。後々の混乱を避けるためにも、期限内に精算を完了させましょう。
正確な経費発生のタイミングをつかむため
経費精算が遅ければ、自社のお金の流れがわかりにくくなります。予算管理に影響が出ると、自社にとって重要な決断を正しく行えない可能性があるため、注意が必要です。
経理処理や決算をスムーズにするため
経費精算が遅れて処理が追いつかなくなると、決算に間に合わない恐れがあります。経費精算が遅くなって年度をまたいで申請された場合、費用を計上し直さなければなりません。決算だけでなく、会社の経営指標にも影響が出る恐れがあるため、経費精算は迅速に行うことが大切です。
まとめ
めんどくさいと感じる人が多い経費精算は、企業経営において重要なものです。めんどくさい気持ちを緩和させるために、経費精算システムの導入を検討しましょう。
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