レシートや領収書の再発行は基本的にできない！紛失した場合の対応や代替手段

最初に、レシートや領収書を失くしてしまった際にとるべき6つの対処法をご紹介します。

経理担当として経費精算の処理をしている際に、レシートや領収書を紛失したと従業員から申告されるケースは珍しくありません。もし従業員がレシートや領収書を紛失してしまった場合には、以下のいずれかの方法で対処しましょう。

なお、領収書やレシートの再発行については、こちらの記事も参考にしてください。

領収書の再発行を依頼された時に「二重発行」のリスクを避ける書き方と対応策

お店に再発行を依頼する

領収書を紛失した際は、領収書の再発行を依頼してみましょう。しかし、領収書の再発行を承諾するかどうかは、事業者の判断に委ねられます。なぜなら、領収書の再発行に法的な義務はないためです。

基本的に、領収書の再発行は拒否される傾向にあります。理由は、経費の水増しに繋がりかねなかったり、脱税の加担を疑われたりする可能性があるからです。

なかには、悪用を防ぐための手順を施した上で再発行に応じてくれる会社もあります。そのため、再発行の依頼が失礼に当たる相手でなければ、まずは再発行の可否について聞いてみましょう。ただし収入印紙が必要な領収書の再発行は、先方に負担をかける可能性があります。

なお、公共交通機関の領収書は、乗車券やクレジットカードの利用票を提示することで、発行してもらえることがあります。

領収書（レシート）で代用する 

領収書がない場合はレシートでも、レシートがない場合は領収書でも、どちらでも証憑としての役割を果たすため、十分代用できます。

しかし、レシートには宛名がないため、税務調査が入った際に、該当する支払いが事業の経費支払いのために行われたのか証明が難しい場合もあるため注意が必要です。特に、高額の場合はレシートより領収書の方が、信頼感があるとされています。

また、感熱紙のレシートは時間が経つと文字が消えやすいため、風通しの良い冷暗所に保管するなど、変色・退色してしまわないよう保管方法に気を付けましょう。

利用明細や購入証明書で代用する 

クレジットカードの利用明細や購入証明書なども、領収書の代わりになります。

支払いにクレジットカードを利用していれば、利用明細の記録そのものが領収書として機能します。なぜなら、クレジットカードの利用明細は、第三者による公式記録として税務調査にも対応しているからです。

また、一部の事業者は、購入証明書や支払証明書の発行に対応しています。購入証明書や支払証明書は、領収書と同じく支払いの証明としての機能を持ちます。

そのため、購入証明書や支払証明書は領収書を紛失した場合に、領収書の代替として使用可能です。しかし、購入証明書や支払証明書を発行する際は、一定の費用が発生することが一般的です。

通帳記録や振込明細で代用する 

通帳記録やATMの振込証明書、インターネット通販の購入確認メールなども、証憑として有効です。通帳記録や振込明細は支払者が改ざんできないため、支払いを証明できるものとして認められます。

なお、決済の記録やメールでのやり取りの履歴なども残しておくと、より支払いの証明に有効です。1つだけでは証憑にならなくても、振込明細書+メールのやり取りなど複数の履歴を組み合わせることで支払いの証明になります。

領収書やレシートを紛失してしまった際には、通帳記録や振込明細を探した上で、決済の記録やメールでのやり取りも確認してみましょう。

出金伝票で支払の裏付けを証明する

出金伝票を活用することで、領収書やレシートの紛失に対応できる可能性があります。

出金伝票とは、現金を支払った際に起こす書類（冠婚葬祭のご祝儀、香典など領収書が出ない場合）です。出金伝票を領収書の代わりとするためには、以下の項目を書きましょう。

• 支払先
• 日付
• 領収書の但し書きに相当する内容
• 金額
• 領収書を紛失した旨

ただし、出金伝票は宛名がなく、自分で書いているため、領収書やレシートよりは信頼性は劣ります。複数の証憑で支払いを裏付けるために有効的なので、決済の記録やメールでのやり取りの履歴などを確認してみましょう。