新幹線の領収書の発行方法は？再発行やもらい忘れた時の対処対応も解説

出張をはじめ、業務上で新幹線を利用する機会は少なくありません。新幹線は支払い金額が高くなりやすいため、スムーズに経費精算を行うためには領収書の発行・保管が不可欠です。 しかし、新幹線の利用頻度が高くない場合、発行方法や発行し忘れた際の対処法に悩んでしまう方もいるでしょう。 本記事では、新幹線の領収書の発行方法を詳しく解説します。再発行やもらい忘れたときの対処方法、発行時の注意点も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.新幹線の領収書は経費精算に必要？

経費精算上、新幹線の領収書は必要となるケースがほとんどです。新幹線の領収書が求められる理由は、以下が挙げられます。

• 企業が経費の消費税分を控除（仕入税額控除）するため
• 税務調査が入った場合、経費である証明が必要なため
• 社員の不正防止を図るため

インボイス制度において、公共交通機関の運賃には「公共交通機関利用の特例」があります。一回の支払いが3万円未満の場合、乗車日や区間、運賃等を記載した社内帳簿があれば、領収書がなくても税務上認められるという特例です。

ただし、新幹線は一回の金額が高額になりやすいため、領収書を発行・保存しておくのが安心です。法令に遵守した経費精算を行うため、多くの企業が新幹線の領収書の提出を求めています。

2.【購入ケース別】新幹線の領収書発行方法

新幹線の領収書の発行方法は、駅窓口や自動券売機などのケースごとで異なります。本章では、新幹線の領収書の発行方法を購入ケース別で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

2-1.駅窓口（みどりの窓口）で購入

新幹線の乗車券を駅窓口（みどりの窓口）で購入する際は、駅係員に「領収書をください」と伝えましょう。領収書は、乗車券購入時に自動的に発行されるわけではありません。必ず領収書が必要な旨を伝えましょう。

なお、領収書の宛名欄が空いていることも多いため、特定の記載が必要な場合はその旨を伝える必要があります。支払い金額が5万円を超える場合は、収入印紙が貼付されているかも確認しましょう。

2-2.自動券売機で購入

新幹線の乗車券を自動券売機で購入する際は、手続き終了時に表示される「領収書ボタン」を押して領収書を発行します。

ただし、自動券売機で発行される領収書には宛名の記載がありません。社内規定等で記載が必要な場合は、みどりの窓口で領収書の宛名記載を依頼しましょう。

2-3.インターネットで購入

インターネットで購入する場合は、乗車券の受取方によって領収書の発行方法が異なります。それぞれ詳しくみていきましょう。

2-3.1.JR東日本【えきねっと】で発行する場合

JR東日本のチケットレスサービスを利用する場合は、以下の手順で領収書を発行します。

• 予約サイトのマイページにログイン
• 予約履歴から「領収書発行」を選択
• 領収書データをPDFでダウンロード
• ダウンロードしたPDFを印刷

なお、インターネットで予約し、当日に発券機で発券する場合は「領収書ボタン」を押して発行しましょう。

2-3.2.JR東海・JR西日本で発行する場合

JR東海・JR西日本には、チケットレスで新幹線に乗車できる「エクスプレス予約」や「スマートEX」といったサービスがあります。上記のサービスを利用すると、乗車時に改札機から「ご利用票」が発行されます。

ご利用票は、クレジットカードの利用明細のようなものです。領収書ではありませんが、多くの場合、経費精算が可能です。ただし、企業の社内規定によって扱い方が異なるため、事前に確認しておきましょう。

ご利用票ではなく領収書が必要な場合は、予約サイトのマイページから該当の予約を選択し、データを取得しましょう。なお、一部のサービスでは領収書の表示回数に制限があります。表示した際に忘れずに印刷するか、もしくはデータを保存しておくと安心です。

2-3.3.インターネットで購入した切符を窓口や発券機で受け取る場合

インターネットで購入した切符を、窓口や発券機で受け取る場合は、以下の方法で領収書を発行します。

• 予約した乗車券を窓口で受け取る場合：係員に「領収書をください」と伝える
• 予約した乗車券を発券機で受け取る場合：発券機の「領収書ボタン」を押す

領収書が必要な場合は、忘れずに発行し保管しておきましょう。

2-4.金券ショップで購入

新幹線の乗車券を金券ショップで購入する場合は、会計時に領収書を発行してほしい旨を伝えます。ただし、金券ショップでは領収書を発行してもらえないケースもあります。

領収書が発行できない場合は、必ずレシートを受け取り、保管しておきましょう。以下の情報がすべて記載されているレシートであれば、基本的に経費精算に使用できます。

• 日付
• 金額
• 取引内容
• 発行元氏名・住所

なお、購入金額が5万円を超える場合は収入印紙が必要です。金券ショップでは追加金額の支払いを求められる場合が多いため、注意してください。

2-5.旅行代理店で購入

旅行代理店で購入する場合も、みどりの窓口と同様、会計時に「領収書をください」と伝えましょう。社名が記載された正式な領収書を発行してもらえます。

3.出張先でICカードを利用したときの領収書発行方法

近年、発券しなくても、ICカードにて電車・新幹線の利用が可能です。出張先でICカードを利用した際の領収書を発行したい方もいるでしょう。

上記のような場合は、以下いずれかの方法で領収書を発行します。

• 改札を出る前に駅員に領収書を発行してもらう
• ICカードアプリなどの会員ページから領収書データを取得する
• 券売機や精算機で過去の利用履歴を発行する

券売機や精算機で発行できる利用履歴は領収書ではないものの、利用料金が一回数百円の電車賃の場合は「経費精算に利用できる」とする企業が多いです。

Suica®やPASMO®を利用した経費精算の流れを詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：Suica®やPASMO®を利用した経費精算の流れ！注意点や効率化の方法も解説

4.新幹線の領収書を再発行する方法

新幹線の領収書を紛失してしまった場合、乗車券の予約・購入方法によっては再発行が可能です。本章では、新幹線の領収書を再発行する方法を紹介します。

以下の記事では、経費精算に必要なレシートや領収書の再発行について詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

関連記事：レシートや領収書の再発行は基本的にできない！紛失した場合の対応や代替手段

4-1.窓口で購入した場合

新幹線の乗車券を窓口で購入したあと、領収書を紛失してしまった場合は、基本的に再発行ができません。領収書は発行元に「控え」が残らないため、同じものを再発行するのは困難です。領収書はしっかり手元に保管しておくことが大切です。

4-2.インターネットで購入した場合

新幹線の乗車券をインターネットで購入している場合は、利用履歴を提示することで、領収書を再発行してもらえる可能性があります。たとえば、履歴を証明できるものとして以下が挙げられます。

• 乗車券の現物
• クレジットカードの利用明細
• 予約サイトの購入履歴

上記を手元に用意し、窓口で領収書を再発行してほしい旨を伝えましょう。

5.新幹線の領収書をもらい忘れたときの対処方法

新幹線の領収書を発行し忘れた場合でも、正しい方法を用いることで、後から発行してもらえる可能性があります。本章では、新幹線の領収書をもらい忘れたときの対処方法をケース別に紹介します。

5-1.乗車する前に気づいた場合

新幹線に乗車する前に領収書のもらい忘れに気づいた場合は、乗車券を購入した窓口に戻りましょう。「領収書を発行してほしい」と依頼することで、発行してもらえます。

ただし、乗車券を券売機で購入・受け取っていた場合は、同じ機械での発行ができません。上記のような場合は、窓口に出向き「券売機で購入した乗車券の領収書を発行してほしい」と伝えてください。

確実ではないものの、購入履歴を確認できれば、窓口で対応してもらえる可能性があります。

なお、インターネット上で購入した乗車券は窓口で対応できません。予約サイトの会員ページから領収書データを取得しましょう。

5-2.乗車中に気づいた場合

乗車中に領収書の発行し忘れに気づいた場合、車内では発行できません。目的の駅に到着したら、改札を出る前に駅係員に相談しましょう。JRの同じエリア内の駅であれば、新幹線の乗車後でも領収書を発行してもらえます。

ただし、乗車駅と降車駅のエリアが違う場合は、領収書の発行は困難です。たとえば、新大阪駅（JR西日本）から乗車し、東京駅（JR東日本）で降車すると、管轄する会社が異なるため、即時の対応は難しいでしょう。

領収書を発行してもらえない場合は、乗車券を持ち帰りましょう。駅係員に事情を説明して、乗車券に「無効印」を押してもらうことで持ち帰れます。

乗車券には日時や利用区間が記されているため、経費精算に使用できる場合があります。また、出張を終えて乗車駅に戻ってきた際に、窓口で乗車券を提示することで、領収書の発行が可能です。

5-3.改札を出た後に気づいた場合

改札を出た後に気づいた場合の領収書発行について、JR東日本では以下のように定めています。

（前略）領収証の発行をご希望される場合は、お買い上げ頂きましたお客さまご本人がご購入内容の確認ができるもの（ご購入された乗車券やクレジットカードの利用票など）をご持参のうえ、お近くのJR東日本の駅の「みどりの窓口」へお申し出ください。

出典：JR東日本旅客鉄道株式会社「Q過去に購入したきっぷの領収証は発行してもらえますか。」

クレジットカードの履歴や乗車券など、販売日・購入箇所・区間などがわかるものがあれば、領収書を発行してもらえるでしょう。

6.領収書を発行してもらう際の注意点

本章では、領収書を発行してもらう際の注意点を紹介します。注意点を理解しておかないと、経費精算に使用できなくなる可能性があるため、必ず押さえておきましょう。

6-1.宛名は正式名称を記載してもらう

領収書を発行してもらう際は、宛名に正式名称が記載されているか確認することが大切です。たとえば、社内規定で「（株）ではなく株式会社と記載すること」と定められている場合、略称を使用すると経費精算に使用できない恐れがあります。

なお、新幹線に乗車するのは従業員本人であっても、領収書の宛名には会社名を記載するのが適切です。宛名が「上様」になっていないか、正式名称が記載されているかを確認し、万が一間違っている場合は、その場で修正してもらいましょう。

6-2.宛名が空欄でも自身で記載しない

領収書の宛名が空欄でも、自身で記載するのはNGです。正式な領収書であっても、宛名が従業員記載だと、書類の信用度が低下してしまいます。

宛名が空欄でも経費精算に使用できる場合があるため、領収書の記載項目について、事前に社内規定を確認しておきましょう。

以下の記事では、宛名なしの領収書が有効か否かについて詳しく解説しています。法律や税務上の取り扱いにも触れているので、気になる方はぜひご覧ください。

関連記事：宛名なしの領収書は有効？法律や経理上の取り扱いと対処法を解説

6-3.但し書きは記載してもらう

領収書を発行してもらう際は、必ず但し書きを記載してもらいましょう。領収書の但し書きとは、購入したものを記した項目のことです。一般的に「〇〇代として」と記載されます。

また、但し書きはできるだけ内容がわかるように記載してもらうことが重要です。抽象的な文言ではなく「出張旅費として」「出張交通費として」など、具体的に記載してもらうことで、スムーズに経費精算を行えます。

以下の記事では、領収書の但し書きの書き方について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：領収書の但し書きの書き方は？注意点や記入例を紹介

6-4.領収書がない場合に代わりになるものを確認しておく

領収書がない場合に備えて、代わりになるものを確認しておくことも重要です。一般的に、以下のものが領収書の代わりとして利用できます。

• 無効印が押された乗車券
• クレジットカードの利用明細
• ICカードの支払い履歴
• インターネットの予約画面

企業によって扱い方が異なりますが、上記を用意しておけば、経費精算が可能な場合が多いです。

6-5.会社の経費精算ルールを把握しておく

企業によってさまざまなルールが存在し、用意する書類・データの経費精算上の可否が異なります。領収書を忘れるという万が一の事態に備えて、社内規定の確認、経理担当への相談を徹底しましょう。

経費精算規定については、以下の記事で詳しく解説しています。作成のポイントや注意点も紹介していますので、ぜひご一読ください。

関連記事：経費精算規定（ルール）が必要な理由とは？作成のポイントや注意点を解説

7.新幹線を含む交通費精算を効率化するなら「バクラク経費精算」

経費精算には、新幹線の領収書が必要になる場合がほとんどです。出張や社内行事などで新幹線を利用する際は、必ず領収書を発行・保管しておきましょう。新幹線の領収書の発行方法は、乗車券の購入ケースごとで異なりますが、それぞれ難しい対応はありません。

一方、新幹線を含む交通費の経費精算は、手間がかかります。そこで、経費精算を効率化したい方には「バクラク経費精算」がおすすめです。

「バクラク経費精算」を利用することで、申請・承認フローを一本化でき、工数やミスの大幅な削減が可能です。ご利用の交通系ICカードの乗降履歴を取得し、経費精算時に利用できます。

また、スマホアプリから複数枚の領収書を自動で読み取り、一括でアップロードが完了します。高精度のAI-OCRにより、軽減税率の自動読み取りも可能です。

新幹線や在来線など、交通費精算の効率化を実現したい企業様は、ぜひ「バクラク経費精算」の導入をご検討ください。