経費精算でありがちなミス10選とミス防止に有効な5つの対策

経費精算は従業員が個人で申請を上げるケースが多く、上司による承認も必要なため、手続き中にミスが起こりやすくなっています。まずは、よくある10個のミスを見ていきましょう。

（1）必要な領収書を貼付し忘れる

経費精算にあたっては、金額や支払い目的を示す証拠書類の添付が必要です。しかし、従業員が申請時に領収書等を貼付し忘れることがよくあります。

このミスがあると、貼付忘れによる申請の差し戻しや領収書の回収など、従業員・経理担当者ともに負担が増えてしまうでしょう。

（2）交通費申請で定期区間を含めてしまう

通勤手当などで自宅からオフィスまでの定期券代を支給している従業員の場合、定期券に含まれる区間分の運賃は経費から除いて申請しなければなりません。

従業員がこのことを十分に認識せず、定期券の区間も含めて申請していると、差し戻しや費用再計算の手間が余計にかかってしまいます。

（3）交際費申請で相手先を記入し忘れる

経費計上できるのは企業の事業運営にかかわる費用のみです。交際費で計上できるのは、取引先や得意先との接待時の飲食代や、手土産代などが該当します。

支払った費用が事業運営に関係していることを示すため、交際費申請では相手先の企業名や氏名、参加人数などを記入する必要があります。これらの項目を記載し忘れると、上の項目と同様に差し戻しや再確認の手間が生じるでしょう。

（4）費用科目を誤って記入してしまう

従業員が経費精算を申請するときには、申請する費用ごとに正しい費用科目を設定しなければなりません。

しかし、費用科目は細かく分けられているために把握しきれていない従業員も多く、費用科目を誤ったまま申請を上げてしまうことがあります。誤って振り分けられていると、申請の差し戻しや科目設定の訂正に手間がかかってしまいます。

（5）誤った合計金額を記入してしまう

申請内容においては、添付した領収書等の合計額と申請額の合計が一致していなければなりません。

2つの合計額が一致しない場合、領収書の貼り忘れや過少もしくは過大な申請である可能性があります。こうしたミスが頻発すると、申請が来るたびに金額を細かくチェックする必要が生じ、経理担当者の手間が増えてしまいます。

（6）必要項目を埋めずに申請してしまう

申請時は、上の5つの項目以外にも記載しなければならない項目が設定されています。社内規定で記載項目を周知していても、従業員が十分に理解していないと、必要項目の記載漏れが起こりやすくなるでしょう。

必要項目の記載漏れが一つでもあると、経理担当者によるチェックや差し戻しの手間が生じ、経理業務が増大してしまいます。

（7）承認者のチェック漏れがある

経費申請の業務フローは企業によって異なるものの、ほとんどの場合、あらかじめ定められた承認者の承認を経て、経理担当者のチェックへと進みます。

承認者が経費申請のルールを理解していれば、経理担当者に上がる前にミスを発見でき、全体の業務負担を軽減できるはずです。

しかし、承認者の経費精算に関する理解が甘いケースではチェック機能が十分に機能せず、結局経理担当者の負担が増えてしまいます。

（8）承認者の承認忘れで申請期限を過ぎてしまう

社内規定において「経費は発生した日から1ヵ月以内に精算すること」など、一定の申請期限を設けているケースも多いでしょう。申請期限を過ぎた場合には、期限を超過した理由を示すなど新たな手間が発生します。

申請者本人は決められた期限前に申請していても、承認者の承認が遅れて期限を過ぎてしまうパターンもあるでしょう。特に年度末にこうしたミスがあると、会計上の問題が発生するなど、経理担当者の手間が余計にかかるため注意が必要です。

（9）経理担当者が領収書を紛失してしまう

申請者による書類の貼り付けがしっかりおこなわれておらず、書類が処理される間に領収書等が剥がれてしまい、経理担当者が紛失してしまうというミスも起こり得ます。

証拠書類がなくなってしまうと精算自体が難しくなるケースもあるため、紛失しないよう細心の注意が必要です。

（10）経理担当者が入力内容を誤ってしまう

経理担当者は全社員からの申請をチェックし、会計システムなどに情報を転記しなければなりません。申請内容に不備がなかったとしても、転記時に入力内容を誤るというのはありがちなミスです。

入力ミスを見逃していると決算時に金額が合わず、原因を突き止めるのに時間と手間を要するおそれがあります。