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経費精算システムと会計システムの違いとは？連携方法・メリットも解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-10-17
- この記事の3つのポイント
- 経費精算システムと会計システムの違いは、用途と使用する担当者が異なる点
- 連携方法はシリーズ連携、API連携、CSV連携の3種類
- 連携のメリットは業務効率化
経費精算システムと会計システムは、使用する目的と担当者が異なります。2つのシステムは、業務効率化できるのがメリットです。
この記事では、経費精算システムと会計システムの違いを解説します。また、連携方法やメリット・デメリットも紹介するので、システム導入を検討している方は参考にしてください。
経費精算システムと会計システムの違いとは？連携方法・メリットも解説
経費精算システムと会計システムの違い
経費精算システムと会計システムは同じ経理業務に関わるシステムですが、大きな違いがあります。
経費精算システムとは、経費の申請や承認、会計処理をまとめて管理できるシステムのことです。経理担当者だけでなく各従業員が利用します。
主な用途は経費の申請･承認です。経費の入力は基本的に各従業員がおこないます。従業員が経費精算システム上に経費のデータを入力・申請し、経理担当者がシステム上で経費の承認・却下をおこないます。
一方で、会計管理システムは、会計管理を効率化するシステムです。
主な用途は会社の売上や仕入れ、経費などのお金の動きを記録し、管理することです。専門的な内容なので、ソフトへの入力業務などは各従業員ではなく、経理担当者がおこないます。
このように、経費精算システムは経費精算に特化したシステムで各従業員が利用するのに対し、会計システムはお金の管理をする用途として利用され、経理担当者が活用するといった違いがあります。
経費精算システムの特徴
経費精算システムには、経費精算機能、交通費精算機能、旅費計算機能をはじめとし、さまざまな機能があるのが特徴です。
| 経費精算システムの機能 | 内容 |
| 経費精算機能 | ・経費精算のための機能 ・経費の自動集計のほか、領収証やレシートの画像認識を基に自動入力が可能 |
| 交通費精算機能 | ・交通費の経費を計上できる機能 ・交通系ICカードと連携が可能 |
| 旅費計算機能 | ・出張先の経費（ホテル代など）を計上する機能 |
ほかにも、会計システムとの連携機能やクレジットカードとのサービス連携機能などがあります。
経費精算システムのメリットは、申請・承認作業の手間と時間が削減できる、経理の業務効率化が可能になる、経費計上の不正防止に繋がる、などが挙げられます。
デメリットとしては、システム導入時のコストがかかる、経費計上の規定や手続き方法などの変更が必要となる、システム化できない業務もある、などがあります。
経費精算システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
会計システムの特徴
会計システムには、財務会計機能、管理会計機能、支払管理機能の3つがあるのが特徴です。
| 会計システムの機能 | 内容 |
| 財務会計機能 | ・会社の資金繰りや予算など、財務状況や経営状況を管理する機能 ・外部への情報提供に備えるために使用される |
| 管理会計機能 | ・自社が健全な経営状態を保つための、さまざまな情報を管理する機能 ・経営分析機能やレポート出力機能がある |
| 支払管理機能 | ・売掛金や買掛金を管理できる機能 ・取引内容を入力すれば、取引先や部署ごとの支払状況が自動で分析できる |
会計システムのメリットは、複雑な会計も運用可能で、経理業務が効率化できることです。自動仕訳機能もあるため、ヒューマンエラーも防げます。各帳簿や財務諸表を電子データとして保存できるのも大きなメリットです。
デメリットとしては、会計ソフトに慣れるまで時間がかかることと、コストがかかることが挙げられます。会計システムには「インストール型」「クラウド型」「システム連携型」の3種類があります。
インストール型の場合はソフト購入費用が、クラウド型の場合はソフト利用料金がかかるので、注意が必要です。
経費精算システムと会計システムを連携させるメリット
経費精算システムと会計システムを連携するメリットは、業務効率化ができることと、ヒューマンエラーを減らせることです。
経費精算システムと会計システムを連携すれば、経費精算システムで入力した経費が、自動的に会計ソフトの仕訳データに反映されます。経費の勘定科目を確認し、会計ソフトに手入力する必要はありません。
経費精算システムと会計システムの連携方法
経費精算システムと会計システムは、すべてが連携できるわけではありません。導入するシステムによっては、連携できるものとできないものがあるので注意しましょう。
現在すでにどちらかのシステムを使用しているなら、今のシステムに連携できるシステムを検討するのがおすすめです。
経費精算システムと会計システムの連携方法は以下の3種類です。
| 連携方法 | 特徴 |
| シリーズ連携 | 同じシリーズで連携可能 |
| API連携 | 異なるソフト間でも連携可能 |
| CSV連携 | 連携用のCSVファイルを作成すれば、あらゆる会計システムと連携可能 |
経費精算システムと会計システムを連携する際の注意点
ここからは、経費精算システムと会計システムを連携する際の注意点を解説します。システムを連携する前に、注意するべき点を理解し対策方法を検討しておきましょう。
導入・運用費用が発生する
経費精算システムと会計システムの2つのシステムを導入して運用するため、それぞれの月額料金がコストとしてかかります。
しかしながら、単純に導入・運用費用だけに注目すべきではありません。業務効率化により業務にかかる時間と人的コストを削減できることの方が、メリットが大きいこともあるためです。
社内での業務フロー構築や運用の人的コストが発生する
従業員、管理者、経理担当者がスムーズにシステムを使いこなせるようになるには、社内での運用フローを検討し、全従業員に浸透させていくことが必要です。導入にあたっては、システムの初期設定や担当者への研修も必要なため、慣れるまで時間もかかります。
状況によっては、外部の導入サポートの利用も検討するとよいでしょう。
勘定科目の事前設定が必要な場合がある
会計システムによっては、あらかじめ勘定科目を設定しておく必要があります。勘定科目の事前設定が必要なのは、基本的に導入時だけです。
業務が忙しいなどの理由で勘定科目の事前設定まで手が回らないのであれば、事前設定が不要なシステムを選ぶのがおすすめです。あらかじめ確認しておくとよいでしょう。
まとめ
経費精算システムと会計システムは、用途や使用する担当者が異なります。経費精算システムは各従業員が利用し、経費精算に特化した機能があるのに対し、会計システムはお金の管理をする用途として利用され、経理担当者が活用します。
2つのシステムを連携すると業務効率化が期待できるので、自社の状況に合わせたシステムを選びましょう。
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