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見積書をメールで送付するときの書き方とビジネスマナーにおけるポイント（文例付き）
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-03-10
- この記事の3つのポイント
- 見積書は紙での郵送以外に、メールにファイルで添付し送付しても有効である
- 見積書は改ざんできないように、作成後にPDF形式に変換してから送付する
- 見積書の返信がない場合は、正常に送信されたかを確認の上、相手先には丁寧な確認メールを送る
見積書とは、商品やサービスを提供する事業者が、契約前の段階で発行する書類のことです。見積書は、郵送ではなくメールで送付しても有効なのでしょうか。
本記事では、見積書をメールで送付するときの書き方や注意点、例文を解説します。また見積書を送ったものの、相手から返事がない場合の対処法についても紹介します。
見積書をメールで送付するときの書き方とビジネスマナーにおけるポイント（文例付き）
見積書はメールで送付しても有効？
見積書をメールで送付することは、法的に問題ありません。実際、現代のビジネス環境では、見積書をメールに添付して送付することが一般的です。
メールでの見積書送付は即時性が高く、取引先にすぐに情報を届けられます。商談のスピードが上がり、ビジネスチャンスを逃さずに済むでしょう。
また紙の使用量を減らすことで、環境への配慮にもつながります。
見積書をメールで送付するときのポイントと注意点
見積書をメールで送付するときには、いくつか注意点があります。
改ざんできないようにPDF形式で送付する
改ざん防止の観点から、見積書はPDF形式で送付することが推奨されます。
PDFは編集が困難なファイル形式であり、適切な設定を行えば内容の変更や追記を防ぐことが可能です。
PDFにすることにより、取引の透明性と信頼性が高まるでしょう。また、PDFはほとんどのデバイスで閲覧可能なため、受信者側の利便性も確保できます。
内容が一目でわかる件名にする
メールの件名は、内容が一目でわかるように設定することが重要です。
たとえば「○○案件の見積書送付」のように具体的な案件名を含めると、受信者は即座にメールの重要性を認識できます。
多くの企業では日々大量のメールが飛び交うため、明確な件名設定は見落としを防ぐ効果があります。
商品やサービスを再度アピールする
見積書送付のメールは、商品やサービスを再度アピールする好機です。
ただし、長文は避け、ポイントを絞って簡潔に特徴や魅力を伝えることが大切です。この段階で効果的なアピールを行うことで、契約成立の可能性を高めることが期待できます。
見積書をメールで送付するときの文例
具体的な見積書のメール文例を、見ていきましょう。
文例1
件名
【〇〇商事様】ウェブサイトリニューアル案件の見積書 |
本文
〇〇商事 ご担当者様 お世話になっております。××デザイン株式会社の△△です。 先日ご依頼いただきましたウェブサイトリニューアル案件につきまして、見積書を作成いたしましたので、添付ファイルにてお送りいたします。 添付ファイル【◇◇◇ _2025.01.01.pdf】 お見積金額：￥〇〇〇 ※御見積の有効期限は◯年◯月◯日までとなります。 当社の強みである最新のデザイントレンドを採り入れつつ、御社の企業理念を効果的に表現するプランをご提案しております。 特に、レスポンシブデザインの採用により、さまざまなデバイスでの最適な表示を実現し、ユーザー体験の向上を図っております。 ご不明な点やご質問などございましたら、△△までお気軽にご連絡ください。 Tel：〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇 mail：△△＠〇〇.com ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 |
文例2
件名
【見積書送付】〇〇工業様 新製品開発用機械設備一式 |
本文
〇〇工業株式会社 製造部 □□様 いつもお世話になっております。××機械株式会社の△△です。 このたびは、新製品開発用の機械設備一式についてご相談いただき、誠にありがとうございます。 ご要望に基づいた見積書を作成いたしましたので、添付のPDFファイルをご確認ください。 今回ご提案の設備は、最新のIoT技術を搭載し、生産効率の大幅な向上が見込めます。また、ランニングコストの削減にも繋がる省エネ設計です。 詳細につきましては、来週予定しております御社訪問の際に、より具体的にご説明させていただければと存じます。 添付ファイル【◇◇◇ _2025.01.01.pdf】 お見積金額：￥〇〇〇 ご不明な点がございましたら、お手数ですが△△までお問い合わせください。 Tel：〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇 mail：△△＠〇〇.com |
見積書を送付するメールの書き方と具体例について詳しく知りたい方は、関連記事をご参照ください。
返信がない場合は確認のメールを送る
見積書を送付後、返信がない場合は、まず以下の点を確認することが重要です。
- 送信先のメールアドレスが間違っていないか
- 返信メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
- メールが正常に送信されたかどうか
- 相手先の担当者の状況（不在や多忙など）
確認メールは、丁寧かつ柔軟なトーンで作成し、相手の都合を尊重する姿勢を示すことが大切です。押し付けがましくならないよう、慎重に文面を作成しなくてはなりません。
確認メールの文例を見ていきましょう。
件名
| 【確認依頼】先日送付の見積書について |
本文
○○株式会社 ご担当者様 〇月〇日に、見積書をお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。 万が一お手元に届いていない場合は再送いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、お送りした見積書には期限がございます。〇月〇日までにご返答いただけますでしょうか。 誠に勝手ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
見積書の作成から送付、管理まで行える「バクラク請求書発行」
見積書は、受注者側に商品やサービスの内容・価格・納期などの条件を提示する大切な書類です。見積書はメールで送付しても有効ですが、改ざんできないようにPDF形式にするようにしましょう。
見積書の返信がない場合は、丁寧な確認メールを送ると好印象です。
商品やサービスによっては、複数の取引先に大量の見積書を送らなくてはならないケースもあるでしょう。手作業だと大変ですが、システムを導入すれば効率的に見積書を作成・送付できます。
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