未入金をやんわりと伝える催促メールの例文を注意点とともに解説

未入金が発覚した場合は、代金の支払いを促すために、催促メールを送る必要があります。未入金の理由を問わず、催促メールを送る際は丁寧な言葉遣いや相手に配慮した姿勢を示すことが大切です。 本記事では、未入金をやんわりと伝える催促メールを例文付きで紹介します。やんわりと伝える方が良い理由やメールの記載内容、注意点も解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.未入金催促メールをする際、やんわりと伝えた方がいい理由

未入金だからといって、催促メールで高圧的な文書を送るのは避けるべきです。入金がない理由を考慮せずに高圧的な対応をとってしまうと、関係悪化や今後の取引に悪影響を与えてしまう可能性があります。

ここでは、未入金催促メールを送る際に、やんわりと伝えた方がよい理由を解説します。

1-1.入金がない理由を考慮するため

入金がないからといって、すべてが買い手の故意やミスによるものではありません。自社の請求書の送付漏れや記載ミス、取引先の入金忘れなど、未入金の理由はさまざまです。

トラブルや行き違いで入金が遅延している可能性もあります。未入金が発覚した場合でも慌てず、事実関係を確認したうえで、適切に対応しましょう。

1-2.信頼関係を保つため

信頼関係を保つためにも、未入金催促メールをする際は、やんわりとした表現で伝えることが大切です。未入金の事実を明確に伝えることは大切ですが、高圧的な対応をとると、会社同士の関係悪化を招く可能性があるため注意しましょう。

取引先の状況に配慮した姿勢を示すことで、関係悪化を防ぎ、かつ将来的なビジネスチャンスを失うリスクも抑えられます。

1-3.取引先に悪気はない可能性が高いため

未入金の理由はさまざまですが、多くの場合、取引先に悪意はありません。業務が漏れていたり、社内の承認プロセスが遅れたことで支払いが遅延したりなどの理由で、期日までに入金ができていないというケースがほとんどです。

未入金催促メールを送る際は、相手の状況をイメージしたうえで、やんわりとした伝え方を心がけましょう。

2.未入金時の催促メールに記載する項目

ここでは、未入金時の催促メールに記載する5つの項目を紹介します。

2-1.件名

未入金時の催促メールには、ひと目で内容がわかるような件名を記載します。ただし「催促状」「代金督促の件」といった高圧的な表現は避けましょう。

「〇〇代金について」「代金に関するご確認のお願い」など、柔らかいニュアンスで伝えるのがポイントです。

2-2.宛名

未入金時の催促メールには、宛名も記載します。表現に関する注意点はありませんが、会社名や部署名、氏名に誤りがないよう注意してください。

2-3.挨拶

冒頭で未入金や催促の内容を記載するのではなく、まずは挨拶の一文を添えましょう。「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。」というような、通常のビジネスメールで記載するような挨拶で問題ありません。

2-4.本文

本文には「どの取引に関する請求書をいつ送付したが、〇月〇日の支払期限を過ぎても入金が確認できていない」旨を簡潔に記載します。

本文にも「催促」や「督促」といった言葉は使わず「入金が確認できておりませんが、ご状況はいかがでしょうか」といった柔和な表現を用いましょう。

2-5.結び

本文を記載したら、最後に結びの言葉を記載します。「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」のほか「行き違いがありましたら申し訳ございません。」といったお詫びの言葉も添えておくのがよいでしょう。

3.【取引先】入金催促メールの例文

ここでは、実際に入金催促メールを作成する際に役立つ例文を紹介します。

なお、未入金の場合の請求書の扱いについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

関連記事：請求書を送ったのに未入金のまま！再発行すべき？正しい対処方法を解説

3-1.初回の入金催促メール

初回の入金催促メールの例文は以下のとおりです。

件名：〇月分ご請求書（No.XXX）ご確認のお願い 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇（役職） 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の〇〇でございます。 早速ですが、下記のご請求につきまして、〇〇月〇〇日時点でのご入金が確認できておらず、ご確認のお願いで連絡いたしました。 【請求書番号】XXX 【金額】〇〇,〇〇〇円（税込） 【支払期日】20XX年〇月〇日 【振込先】〇〇銀行 △△支店 普通 口座番号□□□□□□□ 誠に恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。請求書を確認できない場合は、再度お送りいたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。 なお、行き違いでご入金いただいておりましたら、申し訳ございません。 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

初回の未入金催促メールでは、あくまでも「支払い状況を確認いただきたい」旨を伝え、相手への配慮を示すのがポイントです。

3-2.2回目の入金催促メール

2回目の催促メールでは、以下のように、より明確な内容を記載します。

件名：【再送】〇月分ご請求書（No.XXX）ご確認のお願い 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇（役職） 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の〇〇でございます。 下記のご請求につきまして、〇〇月〇〇日を期日としてご案内しておりましたが、〇〇月〇〇日時点でのご入金が確認できておりません。ご確認をいただけますでしょうか。 【請求書番号】XXX 【金額】〇〇,〇〇〇円（税込） 【支払期日】20XX年〇月〇日 【振込先】〇〇銀行 △△支店 普通 口座番号□□□□□□□ お支払いについて何かご事情がございましたら、お気兼ねなくご相談ください。 なお、すでにご対応いただいておりましたら、本メールはご放念くださいませ。 ご不明点などございましたら、お気軽にお申し付けください。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

場合によっては「いつ頃に入金いただけそうか」といった、入金予定日について問い合わせる文章を記載しても問題ありません。

「柔軟な対応も可能」「何かあれば気軽にご相談ください」など、相手に寄り添った文章を添えるのがポイントです。

3-3.3回目の入金催促メール

3回目の入金催促メールでは、具体的な入金期日や今後の対応方針を明記します。メールの例文は以下のとおりです。

件名：【最終通知】〇月分ご請求書（No.XXX）ご確認のお願い 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇（役職） 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の〇〇でございます。 〇月分ご請求書（No.XXX）につきまして、再度ご連絡させていただきます。 【請求書番号】XXX 【金額】〇〇,〇〇〇円（税込） 【支払期日】20XX年〇月〇日 【振込先】〇〇銀行 △△支店 普通 口座番号□□□□□□□ これまで2度、お支払いのお願いを申し上げておりますが、現時点でご入金が確認できておりません。誠に恐れ入りますが、〇月〇日までにお支払いいただけない場合は、やむを得ず正式な督促状を送付させていただきます。 お支払い状況についてご相談がございましたらご一報ください。 何卒、よろしくお願い申し上げます。

3回目のメールは、一般的に最後の催促と位置づけられます。3回目の催促メールに対して未対応の場合には、督促状の送付や法的措置などをとる旨を伝える必要があります。

ただし、最後の催促メールであっても、強い言葉や高圧的な表現を使用するのは避けましょう。最終的な支払期日を明示したうえで「ご相談があればご一報ください」の文言を添えるなど、寄り添った姿勢は崩さないよう意識することが大切です。

4.入金催促メールを作成・送信するときの注意点

ここでは、入金催促メールを作成・送信するときの注意点を紹介します。

4-1.丁寧な文章を心がける

入金催促メールを作成する際は、丁寧な文章を心がけるのがポイントです。未入金の原因が買い手側にあったとしても、相手を責めるような言葉や威圧的と捉えられる表現は避けましょう。

丁寧なメール文を作成するには、クッション言葉の使用が有効です。クッション言葉とは、強い印象や角が立つ表現を和らげるために本題の前に添える言葉です。

「お手数をおかけしますが」「誠に恐縮ですが」などの言葉を添えるだけで、丁寧かつ相手への配慮を示せます。

4-2.請求情報をリマインドする

入金催促メールには、請求情報をリマインドするのが親切です。メールに以下の内容を記載しておくことで、相手は前回のメールを探す必要なく、スムーズに入金対応を行えます。

• 請求書番号
• 請求書発行日
• 請求金額
• 支払期限
• 振込先 など

請求情報のリマインドには「再度請求情報を送ってください」といったやり取りを削減できるという利点もあります。

以前の請求書添付メールを転送したり、請求書を再添付したりする対応でも問題ありません。

4-3.行き違いに配慮する

入金催促メールを送る際は、行き違いに配慮することも大切です。行き違いで催促連絡をすると、相手が「支払っているのに催促された」と不愉快に感じてしまう可能性があります。

自社の確認後に入金される場合もあるため、メール作成時には「行き違いがございましたらご容赦ください」などの文言を添えておきましょう。

5.入金催促メールをしても支払われない場合の対処法

入金催促メールを送っても支払われない場合は、督促状の送付や法的措置も検討する必要があります。

督促状とは、支払いを強く促すための文書です。内容証明郵便で送付すれば、差出人や送付日、文書の内容などの記録が残り、訴訟へ移行した場合の証拠としても提出できます。

督促状を送っても入金されない場合は、法的措置も視野に入れるのも一つの手です。法的措置には、以下のような手段が挙げられます。

• 支払督促
• 民事調停
• 即決和解
• 少額訴訟
• 通常訴訟

支払督促とは、簡易裁判所を通じて、文書で支払いを促す手段です。相手方より2週間以内に異議が出なければ、強制執行が可能です。相手方との話し合いや和解を目指す場合は、民事調停や即決和解という手段を検討してもよいでしょう。

文書での督促や話し合いで解決しない場合は、少額訴訟や通常訴訟も検討してください。

関連記事：督促状とは？催促状や催告書との違いや書き方を例文とともに解説

6.入金催促の負担を軽減するなら「バクラク債権管理」

未入金が発覚した場合は、支払いを促す催促メールを送る必要があります。未入金の原因は、自社のミスや相手の確認漏れなどさまざまですが、いずれの理由であっても、高圧的な態度をとるのは避けましょう。

相手の事情を考慮せず威圧的な言葉で責めてしまうと、トラブルや関係悪化を招く恐れがあります。相手への敬意を忘れず「入金状況はいかがでしょうか」「入金が確認できていないため、ご確認いただけますと幸いです」など、柔和な表現を用いることが大切です。

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