請求漏れや支払い拒否の対策方法は？原因や具体的な対応について解説

請求漏れや支払い拒否が発生した場合の対応について、悩む方は多いでしょう。請求漏れや支払い拒否は放置せず、早期解決を図ることが重要です。 本記事では、請求漏れ・支払い拒否が起こる原因や具体的な対応について解説します。請求漏れの再発防止策も紹介しますので、今後の実務にお役立てください。

1.請求漏れ・支払い拒否の影響やリスク

請求漏れや支払い拒否の発生は、代金が未回収であることを意味します。請求漏れや支払い拒否が自社にどのような影響をもたらすか、詳しく見ていきましょう。

1-1.企業の信用低下

請求漏れや支払い拒否の発生によって資金繰りの悪化を招き、取引先や金融機関からの信用低下を招く可能性があります。

代表的な例は、未回収の代金があることで事業用の資金が不足し、他の支払いが滞って取引先に迷惑をかけるケースです。

また、金融機関に融資を申し込む際は審査があり、企業の経営状態や財務状況を見られます。代金の回収状況に問題がある場合、資金管理が不十分とみなされて信用を失う可能性があります。

1-2.キャッシュフローの低下

キャッシュフローの低下も、請求漏れや支払い拒否がもたらす影響の一つです。

未回収の代金が発生すると事業用の資金が減少し、企業活動の継続が難しくなります。売上はあっても事業用の資金を確保できなければ、帳簿上は黒字でも倒産に至る可能性があるため注意が必要です。

2.請求漏れが起こる原因

請求漏れが起こる原因の多くは、請求書を発行する側のミスによるものです。代表的な4つの原因について、対策とともに詳しく見ていきましょう。

2-1.請求書の作成し忘れ

締め日の前後など、経理担当者の繁忙期に請求業務が重なると、請求書を作成し忘れることがあります。商品やサービスの納品から請求までに日数が空いた場合も、請求漏れが発生しやすいため留意しましょう。

2-2.請求書の郵送忘れ

郵送でやり取りをする場合、作成した請求書を投函し忘れて請求が漏れるケースもあります。封筒への封入漏れを防ぐためにも、封をする前に内容物を確認し、リマインド機能などを活用して確実に投函しましょう。

2-3.請求書の添付忘れ

請求書をメールで送る場合、PDFファイルの添付忘れが生じることがあります。場合によっては、メールの送付自体を失念することもあるでしょう。

リマインド機能の活用で送り忘れを防ぐことや、送信前の確認を徹底することが重要です。

2-4.請求書の宛先間違い

郵送とメールのいずれでも起こるのが、請求書の宛先間違いによる請求漏れです。

作成した請求書を確実に届けるには、住所やメールアドレスだけでなく、部署名や担当者名に誤りがないかも確認する必要があります。

3.請求漏れの再発防止対策

請求書に関して忘れや間違いがないように注意しても、請求漏れが生じることはあるでしょう。本章では、請求漏れを防ぐための具体的な対策を4つ紹介します。

請求書の不備や送付漏れが起きた場合の対処法について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：請求書の不備や送付漏れはどう対処する？再発行時のお詫びメール例文や改善策も紹介

3-1.請求書にナンバリングする

同一取引の請求書や見積書、納品書に固有の番号を付与して、取引と請求を一括管理する方法があります。取引番号を統一することでデータ管理がしやすくなり、請求漏れを防止できます。

取引先から取引に関する問い合わせがあった際、迅速に対応できる点もメリットといえるでしょう。

3-2.チェックリストを作成しダブルチェックを実施する

請求書発行業務には、請求書の作成や印刷、発送など複数の工程があります。各プロセスで必要な作業を洗い出し、チェックリストを作成することで請求漏れを防ぎやすくなるでしょう。

チェックリストを基に複数人でダブルチェックを実施すると、請求漏れ以外のミス削減も期待できます。

また、業務の進捗状況を客観的に把握しやすくなり、属人化の防止にもつながるメリットもあります。担当者の急な欠勤や退職に影響されることなく、スムーズに業務を進められるでしょう。

3-3.スケジュール管理を徹底し業務フローを構築する

請求業務は月末に集中しやすく、経理担当者に負担がかかるケースも少なくありません。請求書発行業務の各プロセスについてスケジュールを設定し、管理を徹底することで人的ミスの削減が期待できます。

「受領証の受け取り後3日以内に作成する」といった具体的な日数を決めて、適切な業務フローを構築しましょう。

3-4.請求書管理システムを導入する

ヒューマンエラーが原因で請求漏れが発生している場合は、請求書管理システムの導入を検討するのも一つの選択肢です。

請求書管理システムを活用すると、請求書の作成や発行といったあらゆる業務を電子化できます。手作業で行っていた入力・計算作業を自動化して、締め日ごとの請求データを容易に作成できる点が強みです。

以下の記事では、請求書発行システムの導入メリットや選び方について解説していますので、併せてご覧ください。

関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介

4.支払い拒否が起こる原因

支払い拒否は、請求側のミスによって起こるケースばかりではありません。支払い拒否が発生する3つの原因について、詳しく解説します。

4-1.請求書の不備による不信感

請求書の不備や発行忘れがあった場合、気付いた時点で迅速に対応することで、支払いを受けられるケースが大半です。

しかし、不誠実な対応をしたり請求書の不備が続いたりすると、取引先から不信感を抱かれる可能性があります。また、請求書と納品書の内容が異なっていたり、取引先の事情を考慮せず支払い期日を設定していたりといったケースも、支払い拒否につながる要因です。

未払いのまま支払い期日を迎えた場合はメールで催促するのが一般的ですが、文面を慎重に考える必要があります。催促メールの文例を確認したい方は、以下の記事をご参照ください。

関連記事：請求書を催促するメールの書き方と文例を紹介！請求書が未着の場合や未払いへの対処法も

4-2.取引先による請求書の紛失

取引先が請求書を紛失し、支払いが滞っている可能性もあります。紛失に気付いた時点で再発行を依頼するのがマナーですが、失くしたことに気付かないまま、意図せず支払い漏れが生じている可能性もあるでしょう。

請求書の再発行について、正しい対処方法やポイントを知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：請求書の再発行が必要なケースとは？正しい対処方法やポイントを解説

4-3.取引先の資金繰り悪化

取引先に支払いの意思はあるものの、資金繰りの悪化でやむなく拒否しているケースも考えられます。

取引先が支払い期日の先延ばしを申し出ることもありますが、要望を安易に受け入れると自社のキャッシュフローに影響する恐れがあります。法的手段をとることも視野に入れつつ、慎重に対応することが重要です。

5.請求書が届かなくても支払う義務がある

請求書が未着でも、取引の事実が明らかな場合は支払い義務が生じます。請求書は取引内容や金額、支払い期日などに認識の相違がないことを確認するための書類であり、発行するのが通例ですが、義務ではありません。

売買契約の場合は、取引が成立した時点で支払い義務が生じます。請求漏れが原因の場合も、取引先は代金を支払わなければなりません。

6.未払い債権の時効は5年間

未払い債権は、5年で時効を迎えることが民法第166条で定められています。支払い期日の翌日から5年が経過すると、未回収の代金を遡って請求できなくなるため注意が必要です。

ただし「時効の完成猶予」または「時効の更新」が認められた場合、債権は5年で消滅しません。時効の完成猶予とは、未払い債権に一定の完成猶予事由があれば時効が一定期間先延ばしになる制度です。

時効の更新は、一定の更新事由がある場合に時効の進行がリセットされ、1日目から再度カウントが始まります。更新事由として認められるのは、裁判上の請求・強制執行・取引先による債務の承認の3つです。

7.支払い拒否されたときの対応方法

取引先に支払い拒否をされた場合は、慎重に行動することが重要です。具体的にどのような対応が必要か、4つの方法を詳しく見ていきましょう。

7-1.請求漏れの場合は原因究明を行い、早急に連絡・依頼する

請求漏れの事実が判明した場合は、原因究明を行い、取引先へ速やかに連絡する必要があります。原因がわかったら、取引先への謝罪とともに丁寧な説明をし、請求書を作成・送付します。

請求書が未着でも取引先が支払いを済ませている可能性を考慮し、入金の有無も忘れず確認することが重要です。入金済み代金の支払いを催促するのは取引先との関係悪化につながりかねないため、慎重に行動しましょう。

7-2.取引先の資金繰り悪化が理由の場合は話し合いも有効

取引先の資金繰りの悪化が理由で支払い拒否が発生している場合、話し合いが早期の解決につながるケースもあります。ただし、支払い期日・方法を再設定する際は、自社のキャッシュフローへの影響も考慮することが重要です。

継続的に取引をしている相手が支払い拒否を続ける場合は、商品やサービスの提供を当面取りやめることも検討しましょう。

7-3.督促状を送る

話し合いによる解決が難しい場合は、督促状を作成し、書面で支払いを催促します。督促状に支払いを強制する法的な効力はないものの、時効の完成猶予事由に該当することから、時効の進行を6カ月間止められます。

また「支払いに応じない場合は法的手段を検討します」といった文言を使用することで、支払いの履行を促す効果も期待できるでしょう。

督促状の書き方については、以下の記事で解説していますのでご覧ください。

関連記事：督促状とは？催促状や催告書との違いや書き方を例文とともに解説

7-4.催告書を送付し法的手段を検討する

督促状を送っても支払い拒否が続く場合は、債務の履行を促す最終通告として催告書を送付します。催告書は、支払期限までに支払いがなければ法的措置をとる旨を明記し、支払いを強く促す書類です。

支払期限を過ぎても支払われない場合は、法的手段を検討しましょう。支払い拒否のケースでは、支払い督促の申し立てを行い、裁判所から金銭の支払いを銘じてもらうのが一般的です。

ただし、法的手段をとるには弁護士への依頼が必要で、費用が発生します。最終手段として慎重に検討しましょう。

8.支払い拒否の対応はバクラク債権で自動化

請求漏れや支払い拒否は、企業の信用低下やキャッシュフローの悪化を招く可能性があります。請求漏れを防ぐには、書類のナンバリングやチェックリストの作成、請求書管理システムの導入といった対策が効果的です。

売買契約の場合は取引成立の時点で支払業務が生じており、支払い期日から5年以内であれば、取引先は支払いに応じなければなりません。支払い拒否を続ける取引先への対応にお悩みの方は、バクラク債権の導入がおすすめです。

バクラク債権には取引先へのリマインド機能が搭載されており、未入金の督促を半自動化で行えます。複数の入金・請求情報を自動でマッチングできるため、経理担当者の負担軽減につながるでしょう。

以下のページから詳しいサービス資料を無料でダウンロードいただけますので、バクラク債権の導入を検討中の方はご覧ください。