入金確認メールに対して連絡がないときの対応と未然に防ぐ方法

未入金が発生した場合は、買い手に対して入金確認メールを送付します。しかし、入金確認メールに対して連絡や具体的な進展が見られない場合には、督促連絡や督促状の送付などの対応が必要です。 ただし、入金が確認できないからといって、事実確認をせずに督促連絡をするのは避けなければいけません。 本記事では、入金確認メールに対して連絡がないときの対応を詳しく解説します。入金漏れを未然に防ぐ方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1.未入金が発生する理由

取引先から代金が支払われない「未入金」の発生は、売り手と買い手のいずれかのミスに起因しています。

ここでは、取引における未入金が発生する理由を解説します。

1-1.売り手のミス

売り手のミスで未入金が発生する具体的なケース例は以下のとおりです。

• 請求書の送付漏れ
• 請求書の宛先ミス
• 支払期限の記載ミス

製品やサービスを納品しても、請求書が届かなければ、買い手は請求対応を行えません。請求書の送付漏れだけでなく、宛先ミスで正しく郵送されていなかったり、締め日までに届いておらず、取引先が対応できなかったりするケースもあります。

また「当月末日のところを翌月末日までと記載してしまった」といった支払期限の記載ミスがあると、売り手が認識している期日までに入金がされないという事態を招きます。

売り手のミスによって未入金が発生した場合に、取引先へ督促連絡をしてしまうと、相手に良くない印象を与えてしまう恐れがあるため注意が必要です。

未入金が発覚した場合は、督促前に自社によるミスがないかを十分に確認することが大切です。

1-2.買い手のミス

未入金が発生する理由には、買い手によるミスも考えられます。具体例は以下のとおりです。

• 請求書の紛失
• 支払い忘れ
• 支払い遅延
• 支払期限の把握ミス
• 資金不足
• 支払う意思がない

未入金が発生したからといって、すべての買い手が「資金不足で支払えない」「支払う意思がない」というわけではありません。請求書の紛失や支払い忘れ、承認プロセスの遅れによる遅延などがほとんどです。

ただし、なかには資金不足によって代金を支払えない・支払う意思がないといった理由もあります。そのため、未入金が発生した場合は、取引先と慎重に話し合い、早急な解決に向けた対応をとることが重要です。

2.未入金発生時の取引先への対応ステップ

ここでは、未入金発生時の取引先への対応を4ステップで紹介します。

2-1.未入金の事実確認をする

先述したとおり、未入金は買い手側だけでなく、売り手側にも原因がある可能性があります。そのため、未入金が発覚した場合は、はじめに自社にミスがないかどうか確認することが大切です。

確認すべきポイントは以下のとおりです。

• 請求書の送付状況の確認
• 請求内容の確認
• 入金状況の再確認
• 特別な事情がないかの確認

請求書が正しく作成され、送付されているかを把握したうえで、あらためて入金状況を確認します。特に、繁忙期は自社の請求書漏れやミスが起こりやすいため、入念にチェックしましょう。

また「営業担当者が取引先と支払条件の変更に合意している」といった特別な事情があることも考えられます。買い手から入金遅れに関する連絡を受けている場合もあるため、督促前にしっかりと確認しておくことが大切です。

2-2.電話やメールで督促連絡をする

自社のミスが原因ではないと確認できてから、買い手に電話やメールで督促連絡を行います。督促連絡をする際は、以下の点に注意しましょう。

• まずは取引に関する感謝を述べる
• 請求書が届いているかを確認する
• 入金状況を確認したい旨を伝える

未入金だからといって、高圧的な対応をとるのは避けるべきです。請求書が届いているかどうかを確認したうえで「入金の確認できておりませんが、ご状況はいかがでしょうか」「行き違いでご対応済みでしたら、申し訳ございません」など、柔和な表現で伝えることが大切です。

未入金時の請求書対応について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

関連記事：請求書を送ったのに未入金のまま！再発行すべき？正しい対処方法を解説

2-3.催促状や督促状を送る

未入金にもかかわらず、買い手と連絡がとれない、もしくはとっても入金がない場合は、書面にて催促状や督促状を送ります。

催促状と督促状は、どちらも入金を促すための書面です。特に、督促状は支払いを強く促す文書であり「支払われない場合は法的措置をとる」という意味合いを持ちます。

そのため、まずは催促状を送り、それでも入金がない場合に督促状を送付するのが一般的です。督促状を内容証明で送ることで、送付した事実の証拠を残し、かつ支払いの時効が6カ月間延長されます。

こちらの記事では、督促状の書き方や例文、似た文書との違いを詳しく解説しています。気になる方は、ぜひご覧ください。

関連記事：督促状とは？催促状や催告書との違いや書き方を例文とともに解説

2-4.法的手段を検討する

督促状を送っても代金を回収できない場合は、法的手段を検討するのも一つの手です。未入金における法的手段には、以下のようなものがあります。

• 支払督促
• 民事調停
• 即決和解
• 少額訴訟

支払督促とは、簡易裁判所を通じて支払いを促す手段です。簡易裁判所に申し立てを行い、文書にて支払いの督促を行います。

そのほか、裁判所で調停委員を介し、相手との話し合いで解決を目指す「民事調停」や、請求額が60万円以下の場合に行える少額訴訟などがあります。訴訟を起こす前に、簡易裁判所に申し立て「即決和解」で和解を成立させる方法でもよいでしょう。

上記でも解決しない場合は、弁護士に相談して通常訴訟や強制執行も視野に入れる必要があります。

3.未入金を未然に防ぐ方法

未入金を防ぐためには、与信や入金、債権などの徹底した管理が欠かせません。ここでは、未入金を未然に防ぐ3つの方法を紹介します。

3-1.取引する際の与信管理を徹底する

未入金リスクを防ぐ方法として有効なのが、取引先となる企業の与信管理を徹底することです。「与信」とは、取引相手に信用を与え、後払い（掛け売り）や融資などを可能にすることで、企業間の取引を円滑にする仕組みを指します。

具体的には、以下のような方法で与信管理を行います。

• 取引先との直接対話
• 登記情報や財務諸表の確認
• オンラインでの評判調査
• 専門機関による信用調査

上記を組み合わせたうえで「どのような企業と取引を行うのか」「後払いの上限額をいくらで設定するのか」というルールを明確にしましょう。

なお、企業の業績や経営状況は常に変動するため、定期的に与信管理を行うことが重要です。都度調査を行い、後払い上限額の見直しを行うことで、未入金リスクを最小限に抑えられます。

3-2.入金管理を適正化する

未回収を防ぐためには、入金管理の適正化を図ることも欠かせません。売掛金元帳や売掛金年齢表、専用システムなどを活用し「どの取引先に」「いくらの売掛金が」「いつ発生したのか」を可視化することが重要です。

また、業務フローや管理体制を見直し、請求書の送付漏れやミスを防ぐのも有効です。マニュアル作成や請求書のダブルチェック、社内での情報共有などを徹底することで、入金管理の適正化を図れます。

特に、社内での情報共有ができていれば、万が一ミスが生じた場合でも、早期発覚・対応が可能です。

未入金や回収予定などを可視化することで、資金の流れを把握しやすく、資金繰りの安定化も図りやすくなります。

3-3.債権管理システムを導入する

未回収リスクの軽減には、債権管理システムの活用が有効です。債権管理システムとは、債権管理の一連のプロセスを一元化できるシステムです。入金確認や入金消込、滞留債権の可視化、督促対応のサポートなど、さまざまな機能が備わっています。

督促対応のサポートが備わったシステムであれば、未入金発生時のアラートやリマインドのほか、督促メールの自動送付なども可能です。

システムによっては、会計システムや既存システムとの連携が可能であり、経理・請求業務全体の効率化を図れるでしょう。手作業を自動化することで、人為的ミスの軽減にもつながります。

4.入金管理や督促を効率化するなら「バクラク債権管理」

入金確認メールに対する連絡がない場合は、事実確認を行ったうえで、督促連絡や督促状の送付などを行う必要があります。未入金を放置すると、自社の資金繰りにも悪影響を及ぼす可能性があるため、迅速かつ適切な対応をとりましょう。

未入金発生時には、確認作業や督促連絡、場合によっては訴訟など、時間と手間がかかります。従業員の作業負担も増加してしまうため、企業は根本的な入金漏れ防止策を検討することが重要です。

入金管理や督促対応の効率化を実現したいなら「バクラク債権管理」の活用がおすすめです。「バクラク債権管理」は自動リマインドメールや未入金債権への督促メールにも対応でき、督促に関する社内外コミュニケーションを半自動化します。

債権情報をひと目で確認でき、入金管理の適正化を図れます。柔軟に設定したルールに基づき、入金・消込のタイミングで仕訳を自動作成できる点も魅力です。

入金管理や督促を効率化したい場合は、ぜひ「バクラク債権管理」の導入をご検討ください。