債権管理システムとは？主な機能やメリット・導入時の選び方を解説！

債権管理システムとは、債権に関する情報をまとめて管理できるツールです。債権情報や入金情報の一元化だけでなく、自動消込や他システムとの連携機能によって、業務効率化を図れます。 本記事では、債権管理システムの概要のほか、主な機能やタイプ、導入するメリットを詳しく解説します。選び方も紹介するので、債権管理の効率化を目指している方やシステム導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

1.債権管理システムとは

債権管理システムとは、取引先ごとの債権データや支払・入金の状況などをまとめて管理できるツールです。自社の債権状況を適切に管理することで、資金回収を効率化し、健全な経営状況をサポートします。

主にExcelを用いた従来の債権管理では、手入力や目視確認が必須であり、二重債権や入金消込作業の煩雑化といった課題が生じがちです。手作業のプロセスが多いと、人為的ミスが発生するリスクも高まります。

近年は適切な管理体制を構築し、業務の効率化や健全な経営体制を維持するために、債権管理システムを導入する企業が増えています。

支払い請求の流れや方法については以下の記事でも解説していますので、参考にしてください。

関連記事：債権者が支払いを請求するには？具体的な流れや法的措置など詳しく解説！

2.債権管理システムの主な機能

債権管理システムの主な機能は、以下のとおりです。

• 債権の管理
• 自動消込
• 未入金の通知・リマインド
• 取引先への督促

債権管理システムには、債権状況をまとめて管理できる機能が備わっています。取引先ごとの契約内容や勘定科目といった情報を管理、可視化することで、ひと目で債権状況を把握できます。

また、多くの債権管理システムには自動消込機能が搭載されており、消込のほか、売掛金や入金の突き合わせといった作業の自動化が可能です。

リマインダー機能が備わったシステムであれば、支払期限切れの債権に対する通知を受け取れます。なかには、取引先への督促メールを作成・送信し、未回収債権への迅速な対応が可能なシステムもあります。

手作業で煩雑化しやすい消込作業について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

関連記事：消込とは？仕訳例やよくあるトラブル・正しく行うためのポイントを解説

3.債権管理システムのタイプ

ひと言で「債権管理システム」といっても、搭載される機能によって、それぞれ種類が異なります。ここでは、債権管理システムの4つのタイプを紹介します。

3-1.入金消込に特化したタイプ

その名のとおり「消込作業の効率化を図ること」に焦点を当てた債権管理システムです。銀行口座の入金情報の取得や、請求情報との突き合わせなどを自動化できます。

「入金消込に関わる作業を効率化したい」「消込作業による経理担当者の負担軽減を図りたい」と考える企業に適しています。

3-2.請求書発行と統合されているタイプ

債権管理と請求書発行が統合されているタイプもあります。請求書の作成から発行までのプロセスに加えて、消込・回収状況の把握、督促対応までを自動化できます。比較的シンプルな債権管理を求める中小企業や個人事業主向けのタイプです。

3-3.販売管理と統合されているタイプ

販売プロセスを効率化したい場合は、販売管理と債権管理が統合されているタイプの債権管理システムがおすすめです。受注・売上・請求・回収などの一連の販売プロセスを一元管理でき、営業部門と経理部門といった複数の部署間との連携をスムーズに行えます。

3-4.債務管理と統合されているタイプ

債権・債務の両方を同時に管理できるシステムです。債権は資金を貸している側が持つ「返してもらう権利」、債務は借りた人が負う「返さなければならない義務」のことです。

売掛金（債権）と買掛金（債務）を一元管理することで、自社の資金の流れを正確に把握でき、キャッシュフローの安定化を図れます。

4.債権管理システムを導入するメリット

ここでは、債権管理システムを導入するメリットを紹介します。

4-1.消込の自動化・ミスの防止

債権管理システムを導入する大きなメリットは、消込の自動化によって人為的ミスの防止を図れることです。Excelを用いた従来の債権管理は手作業が多く、入力ミスや確認漏れといったミスが生じがちです。

しかし、システムを活用して消込を自動化できれば、手作業や目視確認を削減し、ミスを未然に防げます。確認作業や再入力といった手間がなくなることで、業務負担軽減にもつながります。

また、ミスを防止して取引先に間違った督促をしてしまうリスクを軽減できれば、より安定した関係構築も可能になるでしょう。

4-2.債権管理・回収の効率アップ

債権管理システムを導入すると、債権管理や未入金回収の効率アップが期待できます。たとえば、営業担当者が自身で取引先の支払・入金状況を把握できるようになることで、経理担当者に問い合わせなくても、未入金の回収に対応できます。

また「取引先ごとに入金日が異なる」「入金が分割で管理が煩雑化しやすい」といった課題も、債権管理システムで解消可能です。情報把握や消込、督促対応が容易になり、債権回収の効率化を図れます。

4-3.社内の情報共有の強化

社内の情報共有の強化を図れる点も、債権管理システムを導入するメリットの一つです。

Excelや紙ベースの債権管理では、社内の情報共有は困難です。また、一般的な会計システムでは、売掛金・前受金・未収金などの入金情報を区別することが難しく、取引先単位での把握やリアルタイムな対応が行えないケースがあります。

しかし、債権管理システムを活用すれば、システム上で最新かつ正確な情報を把握でき、社内への情報共有を容易に行えます。

債権情報を各部署に迅速に共有することで、入金遅延や未回収、倒産などのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

5.債権管理システムを選ぶポイント

債権管理システムのメリットを実感するためには、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。ここでは、債権管理システムを選ぶポイントを3つ紹介します。

5-1.必要な機能が揃っているか

債権管理システムの導入を検討する際は、事前に解決したい課題を整理したうえで、必要な機能が揃っているシステムを選ぶことが重要です。

たとえば、請求情報の突き合わせや消込といった作業負担の軽減を目的としている場合は、入金消込に特化したタイプを選ぶのがよいでしょう。一方、請求処理の効率化や販売管理・債務管理の一元化を図りたいなら、それぞれに対応できる機能を備えたシステムが必要です。

5-2.他システムとの連携は可能か

債権管理システムを導入する際は、他システムとの連携が可能かどうかも確認すべきです。ネットバンキング等の外部システムや、すでに社内で利用しているシステムと連携できれば、業務負担の軽減や入力ミスの防止などを実現しやすくなります。

たとえば、会計管理システムと連携して仕訳データを一括出力する機能や、販売管理システムから取得した請求書データをもとに入金消込を自動化できるシステムもあります。

特に広範囲の業務改善を目指す企業は、他システムとの連携について確認しておくのがおすすめです。

5-3.操作性がよく利用しやすい管理画面か

債権管理システムは「導入したら終わり」ではありません。現場レベルで適切に運用することで、はじめて業務改善の効果が期待できるようになります。

そのため、債権管理システムを選ぶ際は、操作性がよく利用しやすい管理画面かどうかも確認すべきポイントです。実際にシステムを利用する部署や担当者のスキルに合わせて、使いやすいものを選ぶ必要があります。

また、サポート体制が充実している債権管理システムを選ぶことで、運用後に不明点やトラブルが生じた場合でも、迅速に対応してもらえるため安心です。

5-4.イレギュラーな入金でも対応できるか

イレギュラーな入金に対応できるか否かも、債権管理システムを選ぶ際に確認しておきたいポイントの一つです。

債権管理においては、入金額のミスや複数請求に対する一括入金など、イレギュラーが起こるケースが多くあります。たとえば、学習機能を備えたシステムであれば、一度発生したエラー情報を学習し、次回以降、適切な処理が可能です。

6.バクラク債権管理で業務負担を大幅に軽減できる

債権管理システムとは、債権に関する情報を一元管理できるツールです。煩雑になりやすい消込や突き合わせなどの作業を自動化できるだけでなく、業務効率の向上や人為的ミスのリスク防止などを図れます。

多くの債権管理システムがリリースされているものの、自社に合ったものを選ばなければ、期待したメリットや効果を実感できません。債権管理システムを導入する際は、自社の課題を明確にしたうえで、必要な機能が備わったシステムを選ぶことが重要です。

「バクラク債権管理」なら、AIを活用した消込機能で作業を自動化できます。振込依頼人名の表記ゆれや新規取引先からの入金に対しても、AIが請求候補を自動で推薦してくれるため、請求情報の検索工数の大幅な削減が可能です。

取引先へのリマインドや未入金督促の半自動化によって、回収効率アップを期待できる点も魅力です。売上仕訳や入金仕訳も柔軟に作成できるため、会計業務をスムーズに行えます。

債権管理に関する業務負担を軽減し、効率化を実現したいなら、ぜひ「バクラク債権管理」の導入をご検討ください。